W kwietniu na blogu Office 365 został opublikowany wpis Mika Tholfsena, principal product managera OneNote, który zapowiada ogromną zmianę związaną z OneNote.
W dzisiejszym wpisie porządkuję sytuację, wyjaśniam co to za zmiana i jak możesz się do niej przygotować.
To co wiemy
W tym roku premierę będzie miał pakiet Microsoft Office 2019. Niestety od tej wersji OneNote nie będzie już częścią pakietu Office. Jednocześnie Microsoft ogłosił, że zawiesza rozwój aplikacji OneNote Windows Desktop, czyli aplikacji, która była dostępna pod nazwą OneNote 2016 i była dostępna w ramach pakietu Office oraz jako samodzielna aplikacja do pobrania za darmo ze strony OneNote.
Co w zamian?
Od tego momentu jedyną rozwijaną aplikacją dla komputerów z systemem Windows będzie OneNote for Windows 10 do pobrania z Microsoft Store.
Co to dokładnie oznacza i jakie wiążą się z tym konsekwencje?
Aby dokładnie wytłumaczyć wprowadzoną zmianę, należy cofnąć się do historii OneNote i wytłumaczyć sytuację, w której znajdował się OneNote przed obwieszczeniem tej decyzji.
Dotychczas dla systemu Windows dostępne były dwie aplikacje OneNote:
- OneNote Windows Dektop – czyli OneNote 2016 (będący najnowszą wersją poprzednich OneNote 2013, OneNote 2010, OneNote 2007). Jest to najbardziej zaawanasowany klient OneNote, zawierający najwięcej funkcjonalności.
- OneNote – uboższa wersja OneNote wprowadzona wraz w Windows 8, zawierająca podstawowe funkcjonalności “dużej” aplikacji OneNote Windows Desktop, posiadająca trochę inny, lżejszy interface. Najważniejszą różnicą poza funkcjonalnościami było to, że aplikacja OneNote pozwalała na korzystanie z notesów jedynie w chmurze. Jeżeli ktoś chciał przechowywać notes lokalnie, bez synchronizacji do chmury musiał korzystać z OneNote 2016. Od monentu wydania Windows 10, ta aplikacja nazywa się OneNote for Windows 10.
Porównanie aplikacji (aczkolwiek dość pobieżne) znajduje się w artykule “What’s the difference between OneNote and OneNote 2016?”.
Od jakiegoś czasu, grupa produktowa Office rozwijała intensywnie tę mniejszą aplikację dodając do niej funkcjonalności dostępne w OneNote 2016 oraz tworząc nowe. Niektóre z tych nowych funkcjonalności były również dodawane do OneNote 2016 dzięki czemu obydwie aplikacje zyskiwały nowe możliwości.
Obwieszczając decyzję o zawieszeniu rozwoju aplikacji OneNote Windows Dekstop (OneNote 2016), Microsoft zdecydował, że do aplikacji OneNote 2016 nie będą już dodawane żadne nowe funkcjonalności. Rozwijana będzie jedynie aplikacja OneNote, nazywana obecnie OneNote for Windows 10.
Co to oznacza dla użytkownika?
Czy to znaczy, że wraz z premierą Office 2019 aplikacja OneNote 2016 przestanie działać?
Oczywiście nie. Każdy kto ją posiada będzie mógł używać jej nadal. Aplikacja będzie wspierana do października 2020 co znaczy że do tego czasu Microsoft będzie wypuszczał poprawki błędów (bug fixes) oraz aktualizacje zabezpieczeń (security updates). W ramach rozszerzonego wsparcia dla firm takie wsparcie będzie dostępne do października 2025.
Należy się jednak spodziewać, że z czasem OneNote 2016 stanie się uboższą aplikacją, która nie będzie oferować najnowszych funkcjonalności, które powstaną w ramach rozwoju OneNote. Bardzo prawdopodobne jest również, że z czasem niemożliwe stanie się podpięcie OneNote 2016 do notesów przechowywanych w chmurze, podobnie jak to jest obecnie z OneNote 2010.
Bardzo ważną zmianą, która wiąże się z tą decyzją jest docelowo wyeliminowanie notesów składowanych jedynie lokalnie. Oczywiście pozostanie możliwość synchronizacji notesu na dysk, aby można było go odczytać, gdy nie ma dostępu do Internetu, jednak niemożliwe będzie tworzenie lokalnych notesów, które nie będą synchronizowane do chmury.
Obecnie bardzo dużym ograniczeniem OneNote for Windows 10 jest również brak exportu stworzonych notatek do innych formatów (Word, PDF, pakiet OneNote).
Przesiadka na aplikację OneNote for Windows 10 wiąże się to również z nauczeniem się aplikacji od nowa. Jej interfejs jest inny, niż ten znany z OneNote 2016 (oraz poprzednich). Niby głowne założenia są podobne, jednak odnajdywanie kolejnych funkcji na początku zajmuje czas. Polecam zapoznać się z artykułem “Why You Should Switch From OneNote 2016 to OneNote for Windows 10”, aby przyjrzeć się głównym różnicom.
Z drugiej strony patrząc nowa aplikacja ma dużo lepszy silnik synchronizacyjny, większą wydajność przy dużych notesach, lepszą obsługę pisma i rysika, a także nowe funkcje zasilane chmurą, np. Researcher lub rozwiązywanie równań matematycznych.
To czego nie wiemy
Największą obecnie niewiadomą jest brak dokładnej informacji, które funkcjonalności zostaną przeniesione z “dużego” OneNote do OneNote for Windows 10. Mimo, że Microsoft w oficjalnym komunikacie podaje, że “przez ostatnie lata ponad 100 funkcji zostało przeniesione do nowej aplikacji” oraz “Obecnie OneNote for Windows 10 jest najbogatszą w funkcje wersją OneNote” to jednak jest to moim zdaniem komunikat mocno na wyrost.
W OneNote for Windows 10 nadal brakuje wielu funkcjonalności, które znacząco ułatwiały życie (m.in: skróty klawiszowe, szablony, integracje, opcje wyglądu interfesju, export do innych formatów). Z mojej perspektywy OneNote 2016 daje użytkownikowi dużo większą kontrolę nad konfiguracją OneNote do własnych potrzeb.
Na stronie prowadzonej przez Juliana Knighta możesz zobaczyć czego jeszcze brakuje w OneNote for Windows 10 w porównaniu do OneNote 2016.
W wpisie zapowiadającym decyzję zawieszenia rozwoju OneNote 2016 pojawiła się zapowiedź przeniesienia następujących funkcjonalności:
- Znaczniki (usprawnione w stosunku do OneNote 2016 poprzez synchronizację ich pomiędzy notesami)
- Usprawnione zamieszczanie plików
- Usprawnione funkcje dla wykorzystania OneNote w edukacji
To co rekomenduję
Jest raczej mała szansa, że Microsoft wycofa się ze swojej decyzji. W tej sytuacji warto zacząć przygotowywać się do zmiany. Zacznij od zainstalowania aplikacji OneNote for Windows 10, aby się z nią zapoznać i oswoić. Na początek zacznij synchronizować jeden ze swoich notesów. To pozwoli Ci lepiej poznać funkcje OfW10 w praktyce.
Zapoznaj się również z artykułem „OneNote for Windows 10 replacing OneNote 2016 Roadmap”, w którym opisany jest dokładniej proces przejścia z OneNote 2016 do OneNote for Windows 10
Polecam również zgłaszać informację zwrotną na temat uwag do nowej wersji OneNote oraz pożądanych funkcjonalności na stonie:
https://onenote.uservoice.com/
Szczególnie polecam zgłoszenie swoich uwag w wątku „OneNote for Desktop in Office 2019”.
Jeżeli w OneNote zbudowałeś Kokpit Produktywności Osobistej wg mojego przepisu, rekomenduję na razie kontynuować używanie OneNote 2016. Dopóki nie zostanie wypuszczony mechanizm znaczników w OneNote for Windows 10, część funkcjonalności tam opisanych nie będzie możliwa do wprowadzenia.
Pytanie: Co sądzisz o wprowadzonej przez Microsoft zmianie? Jaki może mieć wpływ na Twój sposób pracy z OneNote?
Cześć, niestety uważam, że dla posiadaczy OneNote 2016 to zła zmiana. O ile rozumiem, że kiedyś OneNote dla Windows 10 może dogonić możliwościami wersję 2016, oraz że trend jest taki, żeby wszystko przenieść do chmury (a jej miejsce darmowe jest zawsze ograniczone, co wymusi na nas akceptację opłacania abonamentu, zamiast jednorazowego zakupu), to problem jest jeszcze jeden. Osobiście mam pakiet Office 2016 dla firm i notesy OneNote mam tylko lokalnie. W poszczególnych notesach mam cały proces obsługi Klientów, a w nich również dane tychże. Wśród tych notatek jest mnóstwo informacji wrażliwych (danych finansowych, nr PESEL, nr kont, nr Ksiąg Wieczystych).
Przeniesienie tych notesów w chmurę – nawet taką jak OneDrive (MS obiecuje, że danych w swoich usługach nie wykorzystuje do profilowania reklam), wiąże się jednak z ryzykiem. Pytanie co z tym zrobić, bo osobiście czuję powiedzmy niepokój, związany ze swoją odpowiedzialnością, za kliknięcie w “Synchronizuj do tej lokalizacji” (OneDrive).
Na dzień dzisiejszy mam dobrze zabezpieczony laptop z szyfrowanym dyskiem, oraz TPM, a kopie zapasowe robię na sprzętowo zabezpieczonego pendrive’a (AES256) z fizyczną klawiaturą.
Może pokusisz się o tekst (wiem, że to nie do końca Twoja specjalizacja, ale może masz Klientów z branży IT), w którym przedstawiłbyś jakieś za i przeciw.
Nie wiem czy dobrze przypuszczam, ale z racji używania i niejako promowania narzędzi MS, może ktoś z polskiej centrali firmy udzieliłby Ci wywiadu na ten temat i tego jak ma się to do RODO/GIODO? Dodatkowo fajnie byłoby zrobić jakąś akcję informacyjną czym różni się usługa OneDrive dla firm (piszą o bezpieczeństwie klasy korporacyjnej) od tej darmowej i tej z Office 365?
Na koniec – dzięki za artykuł, jak zwykle trzymasz poziom, czyta się z przyjemnością.
Cześć Mateusz, przekazałem Twoja prośbę do polskiego oddziału Microsoft. Dam znać jak będę coś wiedział. Jeśli chodzi o chmurę MS, to z tego co wiem spełnia wszystkie wymagania bezpieczeństwa UE. Natomiast rozumiem niepokój związany z wysyłaniem danych wrażliwych.
Temat bezpieczeństwa, zaufania czy prywatność to trochę temat rzeka, żeby przedstawić go w jednym komentarzu. Ale dlatego też bardzo dużo informacji i materiałów zebrane jest na stronach Trust Center: https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter/
I tu faktycznie Microsoft opisuje (i robi!) to wszystko co jest potrzebne, aby dane były bezpieczne. I bardzo wiele firm i instytucji zaufało chmurom Microsoft (tych klientów jest naprawdę miliony). Póki co w dosyć długiej już historii wygląda na to, że nic złego danym przechowywanym na infrastrukturze Microsoft nic się nie stało, nie było wycieków, nie było włamań. To też dlatego, że Microsoft przeznacza ogromne sumy na kwestie związane z bezpieczeństwem.
W tym wszystkim pamiętać jednak trzeba też o tym, że o bezpieczeństwie danych decyduje również sam użytkownik – to jak przechowuje swoje hasła, to jak przenosi te dane (w bezpiecznej sieci czy może przez publiczne WiFi).
Cześć,
wygląda na to, że Microsoft poszedł po rozum do głowy:
https://support.microsoft.com/pl-pl/office/jaka-jest-r%C3%B3%C5%BCnica-mi%C4%99dzy-wersjami-programu-onenote-a624e692-b78b-4c09-b07f-46181958118f.
Jeżeli dobrze rozumiem ten artykuł to należy się spodziewać wsparcia dla One Note w wersji desktopowej jeszcze przez dłuższy czas.
Nie ukrywam, że po uzyskaniu informacji z tego artykułu zaprzestałem z korzystania z One Note. Poszukiwania nowej aplikacji nie dały mi jednak satysfakcjonującego rezultatu (próbowałem: Evernote, Typora, Obsidian). Na moje potrzeby One Note wydaje się jednak być skrojony idealnie.
Rafał, rzeczywiście od daty premiery tego tekstu (6..08.2018) trochę się zmieniło. W międzyczasie Microsoft ogłosił że wydłuża wsparcie dla OneNote Windows Desktop (czyli tego co nazywało się OneNote 2016) do 2025 roku. Podano również, że ta wersja będzie rozwijana jako główny Klient dla Windowsa.
Jednocześnie Microsoft chyłkiem zmniejsza wsparcie dla aplikacji UPW czyli tego na czym jest zbudowana jest aplikacja OneNote for Windows 10.
Z tego co się orientuję obecnie, to obydwie te wersje są łączone do jednej wspólnej aplikacji, która będzie nazywać się OneNote.
Tutaj można zaleźć więcej informacji w temacie aktualnego statusu (na luty 2021) w kwestii rozwoju OneNote:
https://support.microsoft.com/en-us/office/frequently-asked-questions-about-onenote-in-office-2019-and-microsoft-365-6582c7ae-2ec6-408d-8b7a-3ed71a3c2103#:~:text=Microsoft%20is%20continuing%20mainstream%20support,%2C%202025%20for%20extended%20support).
https://www.theverge.com/2019/11/7/20953691/microsoft-onenote-to-do-integration-fluid-framework-future-features-ignite-2019
https://techcommunity.microsoft.com/t5/office-365-blog/your-onenote/ba-p/954922
https://office-watch.com/2019/new-features-promised-for-onenote/
Swego czasu na Twitterze ktoś z grupy produktowej wspominał, że efekty tych zmian będzie widać po ok. 18 miesiącach, czyli w okolicach maja 2021.
Niestety poza komunikacją z Ignite 2019 i wspomnianych wyżej linków nic więcej nie wiadomo.