Podejmowanie decyzji, a szczególnie trudnych decyzji nie jest proste. Twój mózg podlega różnym procesom, które zaburzają perspektywę i zakrzywiają obraz rzeczywistości. Emocje sprawiają, że czasem trudno w ogóle zastanowić się jaki mamy wybór. Dlatego też, jeżeli wykonujesz pracę umysłową, warto wyposażyć się w techniki, które pomagają podejmować decyzje z jak najmniejszym zaburzeniem obrazu sytuacji.

W dzisiejszym wpisie przybliżam jedną z takich metod, które pozwolą Ci podejmować lepsze decyzje. Jest ona dość prosta i możliwa do zastosowania przez każdego pracownika wiedzy.

Metoda podejmowania lepszych decyzji

Krok 1: Zdobądź czas

[UWAGA – Spoiler (ale mały)]

Był taki serial „Żona idealna” (Good Wife) w którym wzięta prawnik Alicia Florrick postanawia w pewnym momencie swojej kariery zaistnieć w polityce.

Jej strateg, Eli Gold zaraz na początku jej przygody z polityką uczy ją bardzo ważnej sentencji, którą bohaterka ma się nauczyć na pamięć i stosować w nadarzających się sytuacjach podejmowania trudnych i niejednoznacznych decyzji.

Jest to o tyle trudne, że Alicia jest osobą, która zwykła podejmować decyzje bardzo szybko, reagując na zmieniające się uwarunkowania wynikające z sytuacji zastanej na sali sądowej.

W trakcie treningu Eli nauczył Alicię następującego zachowania:

Jeżeli masz wątpliwości nie mów nie, powiedz:

„Dziękuję za radę, rozważę wszystkie opcje i wrócę do Ciebie w ciągu 48 godzin”

(w org: If you’re in doubt you don’t say no, you say „Thank you for your advice, all options are open to me, I plan to decide in the next 48 hours.” za http://www.imdb.com/title/tt4523502/quotes)

Tak więc zapamiętaj następujące zdanie i stosuj je wtedy, kiedy będziesz potrzebować zdobyć czas na rozważenie możliwych alternatyw:

Dziękuję, rozważę wszystkie opcje i wrócę do Ciebie w ciągu 48 godzin.

Zasugerowana odpowiedź przynosi następujące korzyści:

• Zyskujesz czas na analizę
• Nabywasz niezbędnego dystansu, dzięki czemu podejmujesz lepsze decyzje oparte o logiczną analizę sytuacji
• Nie sugerujesz swoich preferencji (jak zauważył Eli, czasem brak zdecydowanego „Tak”, może zostać odebrane jako „Nie”)
• Czas jest na tyle krótki, że nie wpadniesz w odwlekanie, ani tzw. „analyze to paralyze” – paraliż decyzyjny spowodowany nadmierną analizą sytuacji
• Pozostawiasz sobie otwarte opcje – jakąkolwiek decyzję podejmiesz, nie będziesz musiał korygować raz udzielonej odpowiedzi

Krok 2: Stwórz listę alternatyw

Zrób listę alternatyw – pomiędzy czym wybierasz. Czasem to będą 2 warianty, czyli decyzja typu TAK/NIE lub RUSZAMY/NIE RUSZAMY. Czasem alternatyw będzie więcej. Jeżeli widzisz zbyt wiele alternatyw ogranicz wybór do 5 najbardziej prawdopodobnych.

Krok 3: Przeprowadź analizę każdego wariantu

Dla każdego wariantu przygotuj teraz kartkę papieru.

Podziel każdą kartkę na 4 części.

Przeanalizuj wariant pierwszy. Wypełnij górne ćwiartki:

• W lewej górnej ćwiartce wypisz wszystkie korzyści i pozytywne zmiany, które przyniesie wybranie tego wariantu.
• W prawej górnej ćwiartce wypisz wszystkie negatywne skutki które przyniesie wybranie tego wariantu.

UWAGA: W górnych ćwiartkach skupisz się na skutkach, które wydarzą się na pewno (lub z prawdopodobieństwem bliskim 100%)

Teraz czas na dolne ćwiartki:

• W dolnej lewej ćwiartce wypisz wszystkie szanse które być może się pojawią po wybraniu analizowanego wariantu.
• W dolnej prawej ćwiartce wypisz wszystkie zagrożenia które być może się zmaterializują po wybraniu rozważanego wariantu.

UWAGA: W dolnych ćwiartkach analizujesz hipotetyczne konsekwencje swojego wyboru. Jeżeli chcesz możesz od razu w nawiasie określić prawdopodobieństwo wystąpienia każdej z konsekwencji.

Następie wykonaj podobne analizy dla pozostałych wariantów.

Krok 4: Zrób sobie przerwę

Najlepiej pozostaw temat na noc. Pozwól swojej głowie ochłonąć. Dzięki temu pozwolisz przeprocesować te analizy w nieświadomej części swojego mózgu. Może się zdarzyć, że po odłożeniu analiz na półkę, będą Ci przychodzić nowe, wcześniej niedostrzegane aspekty danej sytuacji. Oczywiście skrzętne je odnotuj dopisując do tych, które już wypisałeś.

Krok 5: Podejmij decyzję

Teraz możesz na spokojnie przejrzeć notatki, które poczyniłeś, zastanowić się jeszcze raz nad możliwymi wariantami i na spokojnie podjąć decyzję. Użyj intuicji (lub jeśli wolisz bardziej biznesowe słownictwo – profesjonalnego sceptycyzmu połączonego z profesjonalnym doświadczeniem) i wybierz tę opcję, która najbardziej Ci odpowiada. Zaznacz swój wybór kolorowym mazakiem i wróć do swoich zajęć. Masz jeszcze chwilę na opracowanie sposobu zakomunikowania swojej decyzji, jeśli potrzebujesz się przygotować.

Krok 6: Zakomunikuj podjętą decyzję

Zgodnie z obietnicą wróć do swoich rozmówców i zakomunikuj jaką decyzję podjąłeś.

Przykład

Dla przykładu rozważmy przykładową decyzję, w której prędzej czy później znajdzie się każdy menedżer:

„Czy powinienem zwolnić członka zespołu, który się stara ale kolejny już raz nie wykonał planu kwartalnego?”

Wariant: Zwolnić

Wariant: Dać ostatnią szansę poprzez doszkolenie i wdrożenie planu poprawy

Wariant: Nie reagować

Przykład jest oczywiście uproszczony i na wyczerpuje wszystkich możliwości. Ma jednak na celu zobrazować Ci w jaki sposób podejść do takiej analizy.

Jak widzisz dużo tu dowolności i miejsca na Twoją własną inwencję. Nie musisz też przejmować się formalizmem języka – wypełniając matrycę możesz używać pełnych bezosobowych zdań albo opisywać własną sytuację. Czasem zapiszesz tylko „hasłowo”.

Tę analizę robisz tylko dla siebie – ma Ci pomóc uporządkować myśli. Nie ma co tracić czasu na robienie tego w sposób perfekcyjny i nadmiernie estetyczny.

Adnotacje

Na koniec chciałem dopowiedzieć kilka praktycznych spostrzeżeń, które pojawiają się podczas stosowania opisanej powyżej metody:

Zaproponowana metoda nie nadaje się do stosowania w sytuacjach awaryjnych, gdy wymagane jest natychmiastowe działanie.

Przy bardziej złożonych problemach decyzyjnych należy wykonać dodatkowe analizy, np.: analizę ryzyka.

W tej metodzie bardzo ważne jest zapisywanie. Mógłbyś oczywiście wykonać analizy każdego wariantu „w myślach”, ale wtedy będziesz obarczony zbyt dużym obciążeniem emocjonalnym, a wykonane analizy nie będą wystarczająco klarowne. Zapisywanie wprowadza do procesu dużo większą przejrzystość, pozwala nabrać większego dystansu i zmniejszyć konsekwencje występujących w procesie decyzyjnym emocji.

Nie przejmuj się narzędziem. Analizę możesz przeprowadzić na kartkach, ale jeśli Ci wygodniej możesz użyć do tego np. OneNote. W skrajnych przypadkach możesz użyć nawet serwetek lub żółtych karteczek. Chodzi o uporządkowanie procesu myślenia.

Pytanie: W jaki sposób Ty podchodzisz do podejmowania trudnych decyzji?