Jeden z Czytelników napisał niedawno do mnie z prośbą o sugestie co mógłby zmienić w sposobie organizacji swoich zadań.

„W temacie zarządzania czasem chętnie przeczytałbym na blogu o godzeniu kilku celów. Z pozoru radzę sobie dobrze, prowadzę listy zadań na każdy miesiąc/tydzień i dzień. Jednak jestem studentem oraz staram się rozwijać swoje projekty. Niestety ze względu na ciągle następujące po sobie kolokwia/sesje/poprawki ciągle muszę przerywać pracę nad swoimi projektami aby skupić się na nauce. A powrót po czasie do zadań porzuconych wcześniej nie jest prosty. Czy ma Pan sugestię co mógłbym robić inaczej?”

Czytelnik pyta, zatem z przyjemnością odpowiadam. Zaznaczam jednak, że nie znam dokładnie sytuacji Czytelnika, więc moje rekomendacje mogą być obarczone błędem nieprawidłowych założeń, które muszę poczynić aby udzielić odpowiedzi na tak zadane pytanie. Sytuacja opisana powyżej jest dosyć uniwersalna i myślę, że inni Czytelnicy również będą mogli skorzystać z udzielonej odpowiedzi.

Etap 1 – Zwiększ kontrolę

Zacznij używać System Zarządzania Zadaniami (SZZ) – Czytelnik prowadzi już listy zadań, niestety nie mamy informacji w jaki sposób. Warto wdrożyć prosty System Zarządzania Zadaniami, który pozwoli zarządzać tymi listami oraz planami. Jeżeli nie używałeś dotychczas takiego systemu polecam przetestować jeden z następujących: Wunderlist, Todoist, Nozbe. Wprowadzenie SZZ pozwoli Ci śledzić postęp oraz posiadać w jednym miejscu informację o tym co jeszcze jest do zrobienia w każdym z rozpoczętych przedsięwzięć. Dodatkowo SZZ pomoże w planowaniu zadań i pozwoli nie brać na siebie zbyt dużo w danym okresie czasu.

Prowadź notatki w wersji elektronicznej – każde realizowane przedsięwzięcie wymaga prowadzenia notatek zawierających historię realizacji, podjęte decyzje, główne ustalenia w trakcie realizacji oraz materiałów wspierających tę realizację, takich jak dokumentacje, artykuły, zdjęcia, rysunki, etc. Zacznij używać OneNote lub Evernote i trzymaj w tym narzędziu wszystkie niezbędne zapiski. Dzięki wersji elektronicznej będziesz mieć je zawsze przy sobie, będą łatwo przeszukiwalne. Przy powrocie do realizacji przerwanego projektu szybko odświeżysz co się w nim działo i na czym je zakończyłeś.

Wprowadź przegląd tygodniowy – będę powtarzał to do znudzenia, bo nawyk przeglądu tygodniowego i działanie w rytmie tygodniowym jest fundamentalny dla tego by osiągać założone cele. Systematycznie, raz w tygodniu, przeglądaj wszystkie aktywne przedsięwzięcia i zaplanuj najważniejsze zadania na nadchodzący tydzień. Pozwoli Ci to spokojnie realizować najważniejsze projekty a także realnie oceniać własne możliwości.

Zrealizowanie powyższych rekomendacji pozwoli Ci zwiększyć kontrolę nad tym czym się zajmujesz. Jest to niezbędne do tego, aby myśleć o dalszej optymalizacji swojej skuteczności i wydajności.

Etap 2 – Przejmij dowodzenie

Spisz swoje aspiracje i motywacje – w notatkach do projektów zapisz co stanie się możliwe po zrealizowaniu projektu oraz główne motywacje dla których w ogóle rozpocząłeś dany projekt. Czytelnik nie podał dokładnie z jakich powodów “powrót po czasie do zadań porzuconych wcześniej nie jest prosty”, jednak można się domyślać że chodzi o dwa powody. Powód pierwszy – nie wiem co i na jakim etapie zakończyłem – to rozwiążą rekomendacje z etapu pierwszego. Powód drugi – brak motywacji do “wgryzienia się” ponownie w przerwany projekt. Odświeżenie aspiracji i motywacji zwiększy szansę na odzyskanie właściwej motywacji do działania.

Wyznacz granice dla sprawowanych ról – Z powyżej opisanej sytuacji wynika, że Czytelnik stara się łączyć 2 odrębne role: Studenta oraz Realizatora Projektów (być może zawodowych). Sugerowałbym zarządzać tymi rolami oddzielnie. Oddzielnie wyznaczać dla nich cele, oddzielnie planować kolejność realizacji projektów. A przede wszystkim odpowiedzieć sobie ile czasu tygodniowo chcę spędzać w każdej z tych ról oraz na jakich zasadach mogą się one przenikać. Przykładowo można wyznaczyć następujące granice: „W roli Studenta będę spędzać minimum 20 godzin tygodniowo. W roli Realizatora Projektów będę spędzać minimum 10 godzin tygodniowo bez wyjątku. Pozostały czas rozdzielę w zależności od sytuacji na studiach. Rola Studenta jest priorytetowa i nie może zostać zaniedbana z powodu Realizowanych Projektów. Jednak aby osiągnąć założone cele, nawet w gorącym okresie studiów znajdę 10 godzin na zadania Projektowe.”

Uporządkuj swoje cele – spisz w jednym miejscu wszystkie cele które chcesz zrealizować w danym roku. Posłuchaj wywiadu ze mną w podcastcie Mariusza Chrapko, gdzie rozmawiamy o tym jak wyznaczać cele by nie polec przy ich realizacji. Uporządkowanie celów pokaże Ci czy nie bierzesz na siebie zbyt dużo. Pozwoli również wybrać, które cele są najważniejsze i na których warto się skupiać.

Zmniejsz liczbę aktywnych zobowiązań – zastanów się czy wszystkie aktywne przedsięwzięcia które realizujesz są niezbędne? Być może ciężko Ci wrócić do ich realizacji bo jest ich zwyczajnie zbyt dużo? A może niektóre są już nieaktualne i warto zrezygnować z ich kontynuowania?

Wprowadź planowanie kwartalne – w sytuacji gdy jest duża zmienność projektów oraz często przełączasz się między nimi, warto wprowadzić planowanie kwartalne. Raz na kwartał przejrzyj listę celów, uaktualnij ich stan realizacji, wyciągnij wnioski z dotychczasowych zadań, a następnie zaplanuj nadchodzące 12 tygodni. Przed Tobą kolejny kwartał. Które z aktywnych przedsięwzięć zdecydujesz się doprowadzić do końca? Planowanie 12 tygodniowe ma to do siebie, że jest bardzo “wymierne”. To nie jest już abstrakcyjny rok, tylko bardzo konkretne 12 tygodni, czyli 84 dni. Na tyle dużo, aby zrobić coś sensownego, ale na tyle mało aby zrozumieć, że nie zrobisz wszystkiego i będziesz musiał wybrać to co najważniejsze.

Realizacja rekomendacji z tego etapu pozwoli Ci koncentrować się na projektach, które są dla Ciebie najważniejsze. Dodatkowo zaczniesz realnie oceniać swoje możliwości i realizować taką ilość projektów jednocześnie, aby uniknąć przeciążenia i przemęczenia.

Pytanie: Na jakie inne pytanie chciałbyś znaleźć odpowiedź w jednym z następnych artykułów? Możesz napisać w komentarzu lub wysłać mi wiadomość prywatną.