Kiedy rozmawiam z zapracowanymi liderami na temat urlopu pojawia się wiele emocji. Wielu z nich nie wyobraża sobie długiego urlopu, tydzień odpoczynku to często maksimum ich możliwości. Ale jeszcze częściej wraca temat właściwie spędzonego urlopu. „Co z tego, że pójdę na urlop, jak i tak firma nie da mi zapomnieć o sobie: będą dzwonić, smsować i emailować. A nawet jeśli nie, to ja sam będę myślał o sprawach firmowych” zwykli mawiać.

Przeszkodą w ich udanym urlopie jest “zabranie pracy ze sobą”. Mimo że fizycznie zostawiają komputer, współpracowników, kontrahentów, biuro i wszystko co z pracą związane, to niestety zabierają ze sobą pracę w swojej głowie. W efekcie nie wypoczywają, bo cały czas rozmyślają o sprawach zawodowych. Wreszcie mają czas pomyśleć, w jaki sposób rozwiązać długo odkładane problemy, albo gnębią ich sprawy jeszcze niezałatwione, o których sobie przypominają.

Jeżeli też masz podobnie, czytaj dalej. Taki wypoczynek nie ma sensu. Nie zregenerujesz się, nie będziesz obecny, nie będziesz zadowolony po powrocie. Ale można zupełnie inaczej, trzeba tylko podejść do urlopu bardziej świadomie. Poniżej znajdziesz opis, który krok po kroku pozwoli Ci tak spędzić czas urlopu, abyś nie myślał o pracy w jego trakcie.

Przygotowanie przed urlopem

Dobrze spędzony urlop bez myślenia o pracy zaczyna się dużo wcześniej – wtedy, kiedy poczynisz odpowiednie przygotowania.

Zarezerwuj czas w kalendarzu – jak najwcześniej się da, zaplanuj w kalendarzu kiedy udasz się na urlop. Od niedawana planuję dni urlopowe na początku roku i widzę ogromną różnicę w stosunku do tego jak podchodziłem do urlopu kiedyś, decydując się na urlop np. miesiąc przed. Jeżeli podejmiesz decyzję odpowiednio wcześnie, wtedy wiesz że urlop po prostu musi się wydarzyć. Czekasz na niego, tak ustawiasz swoje zadania i zobowiązania, aby ten czas urlopowy przebiegał niezakłócony. Jeśli to możliwe zarezerwuj bilety lub wycieczkę, będziesz miał dodatkowy powód dla którego nie warto przełożyć zaplanowanego urlopu.

Znajdź zastępstwo – koniecznie porozum się z kimś z Twojego zespołu, kto będzie Cię mógł zastąpić w trakcie nieobecności. Wtedy Twoi współpracownicy nie będą Cię niepokoić telefonami i smsami, bo będą mieli osobę do której będą mogli się zwrócić w trakcie Twojej nieobecności.

Powiadom współpracowników – odpowiednio wcześnie powiadom swoich współpracowników i kontrahentów o planach urlopowych. Niech Twój urlop nie będzie dla nich zaskoczeniem. O urlopie warto mówić już nawet miesiąc przed.

Zrób listę zadań, które musisz ukończyć przed wyjazdem – na 1-2 tygodnie przed urlopem zrób listę zadań, które muszą się wydarzyć przed. Wstaw te zadania do kalendarza, abyś wiedział co musisz wykonać każdego dnia. Nie zostawiaj większości zadań na ostatni dzień przed urlopem. Najlepiej rozplanuj tak, aby dzień przed urlopem skupić się tylko na drobiazgach.

Zarezerwuj dzień w kalendarzu dzień po – załóż rezerwację w kalendarzu na pierwszy dzień po urlopie. To będzie dzień rozruchu, uaktualniania się, nie ma sensu byś na ten dzień planował swoje obciążenie na 100%.

Nie czyń zobowiązań zawodowych na czas urlopu – nie obiecuj współpracownikom, że zajmiesz się czymś na urlopie. To naprawdę nie ma sensu. Jeżeli szef lub firma nie umie sobie poradzić kilku lub kilkunastu dni bez Ciebie, poważnie zastanów się co Ty tam jeszcze robisz. Pewnie, że wiele osób będzie próbowało wywrzeć na Ciebie presję, abyś zrobił coś na urlopie, ale bądź nieustępliwy. Oferuj propozycje rozwiązań zaistniałego problemu, ale w taki sposób byś na urlopie nic nie musiał robić.

W pierwszym dniu urlopu

Pierwszy dzień urlopu to czas, kiedy będziesz mieć wiele pokus aby myśleć o pracy, aby działać w trybie zawodowym. Możesz sobie jednak trochę ułatwić, odcinając się od pracy.

Wyłącz synchronizację email – przestaw synchronizację emaila na urządzeniach mobilnych na ręczną. Dodatkowo wyloguj się z emaila i ustaw w taki sposób, byś przy ręcznej synchronizacji musiał podać hasło. Hasło zmień na bardzo długie i skomplikowane. W ten sposób, nawet jeśli będziesz chciał sprawdzać pocztę ręcznie, długie i niewygodne hasło skutecznie Cię do tego zniechęci. Możesz również rozważyć całkowite odinstalowanie emaila z telefonu na czas urlopu.

Ustaw autoresponder w poczcie email – który będzie powiadamiał nadawców o Twojej nieobecności. Koniecznie podaj informacje kto Cię zastępuje, kiedy wracasz. Poproś również o uszanowanie Twojego prawa do wypoczynku. Możesz również poprosić o ponowną wiadomość po Twoim powrocie. Mój autoresponder w tym roku wyglądał tak:

Wyloguj się z sieci społecznościowych – jeżeli jesteś obecny w sieciach społecznościowych takich jak Facebook, LinkedIn, Instagram czy Snapchat, koniecznie wyloguj się z nich. Podobnie jak w poczcie, zmień hasło na bardzo długie i skomplikowane. W ten sposób, nawet jeśli będziesz chciał korzystać z social media, konieczność wpisania długiego i niewygodnego hasła skutecznie Cię do tego zniechęci.

Przygotuj kajecik do notowania pomysłów i ważnych spraw – to bardzo ważne. Przygotuj sobie miejsce gdzie będziesz mógł łatwo zapisywać wszystkie sprawy do załatwienia i pomysły, które przyjdą Ci do głowy podczas wypoczywania. Może to być mały notesik, który będziesz mieć zawsze przy sobie. Możesz też odpowiednio skonfigurować notatnik w telefonie. Ważne aby dostęp do tego miejsca był wygodny i szybki, bez konieczności długiego klikania.

Zostaw komputer służbowy w domu – jeżeli wyjeżdżasz, zostaw komputer służbowy w domu. Nie będzie Cię kusiło do zaglądania do niego. Jeżeli nie wyjeżdżasz, schowaj komputer służbowy głęboko do szuflady.

W trakcie urlopu

Aby wypoczywać na urlopie bez myślenia o pracy, musisz oduczyć się o niej myśleć. Wielu zaangażowanych w swoją pracę ludzi ma z tym problem. Tak bardzo lubią swoją pracę, że również w trakcie urlopu starają się o niej myśleć. Podobnie jest z ludźmi przeciążonych swoją pracą. Nie potrafią się odłączyć, bo myśli o sprawach zawodowych nieustannie do nich wracają.

Niestety myślenie o pracy w trakcie urlopu działa na szkodę zarówno Twoją jak i Twojej firmy. Brak resetu, odłączenia się wpływa na jakość Twojego myślenia. Twój umysł potrzebuje regularnych okresów regeneracji, czasu gdy nie myślisz o pracy. Wtedy po zakończeniu wypoczynku jakość Twojej pracy umysłowej znacząco wzrasta.

Warto więc stosować następujące zasady i techniki, aby w pełni wypocząć.

Nie myśl o pracy – Na początek ustalmy jedno. Firma bez Ciebie się nie zawali, Twoja nieobecność nie spowoduje drastycznych szkód w biznesie. Niezależnie czy jesteś szeregowym pracownikiem, menedżerem czy właścicielem tej firmy, pamiętaj że masz prawo (a z punktu widzenia wysokiej produktywności oraz fizjologii – wręcz obowiązek) do odpoczynku. Nawet jeśli pewne sprawy ulegną spowolnieniu, to zyski z Twojego relaksu będą wyższe niż potencjalne straty.

Ważne abyś nauczył się uświadamiać sobie, że właśnie zacząłeś myśleć o pracy. Gdy tylko to zauważysz – przestań o tym myśleć. Znajdź bardziej przyjemne tematy. Jak najszybciej zaangażuj się w coś co spowoduje, że przestaniesz myśleć o sprawach zawodowych: nawiąż z kimś rozmowę, podejmij jakąś angażującą aktywność, zmień myśli na obszary pozazawodowe.

Podobnie jest z wymyślaniem rozwiązań. Często w trakcie odpoczynku możesz złapać się na tym, że zaczynasz wymyślać rozwiązania problemów zawodowych albo generować nowe pomysły biznesowe. Dzieje się tak dlatego, że w momencie gdy jesteś na urlopie, jesteś odcięty od „bieżączki”. Masz wreszcie możliwość pomyślenia i refleksji na tym co robisz. Tylko, że urlop to nie jest czas na refleksje biznesowe! Jeżeli zauważysz, że wpadasz w taki schemat, pomyśl sobie “teraz jestem na urlopie, pomyślę o tym po powrocie”.

Zapisuj pomysły w kajeciku – gdy jednak wpadniesz w tryb myślenia o pracy, może się zdarzyć że wymyśliłeś coś ciekawego, albo przypomniała Ci się bardzo ważna sprawa. Nie chcesz o tym zapomnieć. W takiej sytuacji zapisz te pomysły hasłowo w swoim kajecie na ważne sprawy. Po powrocie będziesz mieć bazę pomysłów, rozwiązań i ważnych spraw do załatwienia. Uwaga! Zapisując w kajecie nie pogłębiaj tych myśli. Bo może się zdarzyć, że nieświadomie zechcesz zapisać dokładnie ten wspaniały pomysł, opisując go w szczegółach, rysując mapę myśli albo wręcz rozpisać cały harmonogram projektu. A korzystając z okazji, że masz chwilę spokoju może się to skończyć tym, że kilka godzin rozmyślasz o pracy. A tego nie chcemy. Zapisz tylko hasłowo o co Ci chodziło i wracaj do urlopowania.

Nie odbieraj telefonu – jeżeli będzie dzwonił ktoś z firmy albo Klient, nie odbieraj. Poczekaj spokojnie aż przestanie dzwonić, wracając do urlopowania.

Nie sprawdzaj maila – Możesz mieć pokusę, aby “sprawdzić tylko co się dzieje, aby nie być zaskoczonym po powrocie” albo “dopilnować czy oby na pewno pracują”. Nie sprawdzaj. Są ciekawsze rzeczy do robienia na urlopie.

Nie podłączaj się do firmowej sieci – podobnie jak z pocztą. Nie wchodź na strony intranetu, nie udzielaj się w firmowych dyskusjach, wyłącz się.

Nie czytaj książek biznesowych ani magazynów branżowych – “na urlopie nadrabiam zaległości w lekturach biznesowych. nie traktuję tego jako pracy”. Nawet jeśli tak myślisz, tym razem sobie odpuść. Zaczniesz czytać i w wielu sytuacjach będziesz wracać do spraw zawodowych. Lepiej weź książki i magazyny, które dotyczą Twoich hobby i pasji, na które zwykle nie masz tyle czasu ile byś chciał.

Nie rozmawiaj o pracy – staraj się unikać rozmów na temat pracy i wykonywanego zawodu. Wiem, że to często dobry sposób na rozpoczęcie dyskusji, ale lepiej poszukać innych. Jeżeli ktoś zapyta Cię o sprawy zawodowe, krótko odpowiedz i płynnie przejdź do innego, równie ciekawego tematu.

Nie dzwoń do firmy ani nie pisz emaili – może się zdarzyć, że przypomni Ci się coś ważnego i będziesz chciał jak najszybciej przekazać to do firmy. O ile nie dotyczy to spraw NAPRAWEDĘ najwyższej wagi, które muszą być załatwione w trakcie Twojego urlopu, zamiast kontaktować się z firmą, zapisz myśl do kajetu i wróć do wypoczywania.

Jeżeli zadzwoni ktoś z “kategorii VIP”, pod koniec dnia możesz napisać SMS z pytaniem o co chodzi. Może to być następująca treść: “Cześć, jestem na urlopie, totalnie odcięty do spraw firmowych. Widziałem, że dzwoniłeś. W czym mogę pomóc?”. Zwykle jednak problem sam się rozwiąże do tego czasu. A jeśli jest poważny na tyle, że będzie wymagać Twojej interwencji to dzwoniący nie odpuści z telefonami, albo sam dużo wcześniej napisze SMSa.

Rób rzeczy, na które nie masz czasu w czesie pracy – urlop to czas na robienie rzeczy na które nie możesz spędzić tyle czasu ile byś na co dzień. Świadomie staraj się robić jak najwięcej takich rzeczy. Postaraj się również zwyczajnie relaksować nie robiąc kompletnie nic lub spędzając czas na aktywnym wysiłku.

Zrelaksuj się – to w końcu urlop. Angażuj się w aktywności, które są dla Ciebie relaksujące. Im bardziej odłączysz się od spraw zawodowych, tym bardziej wypoczniesz.

Po powrocie

Po powrocie staraj się nie wchodzić na najwyższe obroty już pierwszego dnia. Lepiej zorganizuj sobie zadania tak, by stopniowo zwiększać obciążenie. Pierwszego dnia przejrzyj korespondencję przychodzącą, porozmawiaj z szefem i współpracownikami, wykonaj przegląd tygodniowy, zrób kilka zadań. Każdego kolejnego dnia wracaj do swojego rytmu, stopniowo zwiększając obciążenie. Nie rób sobie wyrzutów, że pierwszego dnia nie jesteś w stanie wejść na najwyższe obroty. Twój organizm potrzebuje kilku dni by się rozkręcić.

Mam nadzieję, że stosując te kilka rekomendacji uda Ci się spędzić najbliższy urlop w pełnym oderwaniu od spraw firmowych. Być może będzie to dla Ciebie pierwszy raz, gdy w taki sposób wypoczywasz? Przekonasz się, że wypoczynek bez myślenia o sprawach zawodowych jest możliwy i ładuje akumulatory na maksa.

Być może myślisz sobie “Ale ja lubię swoją pracę i myślenie o niej w trakcie urlopu mi nie przeszkadza”? Znam wiele takich osób. Sprawdź jednak jak to jest, gdy nie będziesz myśleć o pracy. Twój mózg potrzebuje odpoczynku od spraw zawodowych, aby móc wejść na wysokie obroty jak już do pracy wrócisz.

Zachęcam Cię również do korzystania w miarę możliwości z urlopu w dłuższym wymiarze czasu: trzech tygodni i więcej. Zobaczysz jak dużo lepiej wypoczniesz i się zregenerujesz. Po powrocie z takiego urlopu będziesz z większą chęcią wracał do swoich zadań zawodowych, pełen energii i zaangażowania.

Jeżeli chciałbyś jeszcze pogłębić temat przygotowań do urlopu, zachęcam Cię do posłuchania wywiadu, którego udzieliłem w Polskim Radio na ten temat.

Pytanie: Jakie Ty stosujesz sposoby, aby nie myśleć o pracy podczas urlopu?