Czasami optymalizacja produktywności może dotyczyć bardzo podstawowej czynności jaką jest poprawne definiowanie zadań. Zauważyłem że dla wielu osób temat planowania pracy i rozbijania złożonych Przedsięwzięć na części składowe stanowi nie lada wyzwanie. W dzisiejszym artykule opisuję zasady w jaki sposób poprawnie definiować zadania. Pokazuję również typowe błędy popełniane przy opisywaniu zadań.
Poprawie zdefiniowanie Zadania może mieć ogromny wpływ na to jak owo Zadanie zostanie zrealizowane. Jeżeli nie przykładasz się do definiowania wykonywanych zadań, ich realizacja zwykle trwa dłużej, częściej się rozpraszasz, a takie “rozmyte” zadania są częściej odwlekane. Poprawnie definiując zadania do wykonania zyskujesz dużo lepsze rozumienie tego co jest do zrobienia, realniej oceniasz swoje możliwości czasowe (dzięki czemu nie bierzesz na siebie zbyt dużej liczby zadań) oraz łatwiej jest Ci się zabrać za wykonanie zadania, gdyż wszystko jest jasne i zrozumiałe.
Zanim przejdziemy do meritum dzisiejszego artykułu, zacznijmy od powtórki kilku podstaw.
=> W drodze do wyznaczanego Celu realizujesz wiele Przedsięwzięć.
=> Każde Przedsięwzięcie to zbiór zadań niezbędnych do wyprodukowania założonego efektu (rezultatu końcowego Przedsięwzięcia).
=> Przedsięwzięcie możesz dekomponować na mniejsze części składowe – Zadania, aby jego realizacja stała się prostsza i możliwa na przestrzeni wielu dni. Proces dekompozycji krok po kroku opisałem w artykule „Planowanie przedsięwzięć nie jest trudne!”
Dla przykładu: Aby zrealizować Cel “Zdobyć 15 nowych Klientów do końca roku” realizujesz szereg Przedsięwzięć, m.in:
- Regularny przegląd lejka sprzedaży
- Działania relacyjne z ważnymi Klientami
- Ofertowanie dla Klienta X
- Ofertowanie dla Klienta Y
- Przeprowadzenie prezentacji produktu dla Klienta Z
Każde z tych Przedsięwzięć składa się z Zadań, np. “Przeprowadzenie prezentacji produktu dla Klienta Z” mogłoby wyglądać tak:
Przykład poprawnie zdekomponowanego Przedsięwzięcia na Zadania
Niestety, kiedy przyglądam się w jaki sposób są rozbijane Przedsięwzięcia na Zadania (o ile ktoś w ogóle znajduje czas na dekompozycję pracy), widzę raczej taką sytuację:
Przykład niepoprawnie zdekomponowanego Przedsięwzięcia na Zadania
Powyższe rozbicie jest oczywiście lepsze, niż zupełny brak dekompozycji, posiada jednak następujące wady:
- Nie można określić całkowitego czasu potrzebnego do zrealizowania Przedsięwzięcia
- Traci się czas, gdyż należy zastanawiać się ponownie co chodziło w trakcie dekompozycji
- Niektóre ważne detale mogą zostać pominięte w trakcie realizacji
- Zadanie nie wskazuje jednoznacznie na osobę odpowiedzialną, ani oczekiwany rezultat zadania
Jeżeli przyjrzysz się w jaki sposób zdekomponowałem Przedsięwzięcie w pierwszym przykładzie, z pewnością zauważysz pewien schemat, który warto zapamiętać i stosować podczas dekompozycji. Schemat ten można zapisać równaniem:
Zadanie = Czasownik + Rezultat Zadania + Czas + Termin + Właściciel
Czasownik – zadanie związane jest z konkretną czynnością, którą należy podjąć aby uzyskać zamierzony rezultat. Konkretne zdefiniowanie tej czynności pozwoli Ci przystąpić do wykonywania zadania bezpośrednio po odczytaniu jego treści bez zastanawiania się jak zacząć.
Rezultat zadania – każde zadanie winno prowadzić do jasno określonego rezultatu. W tej części określasz czym dokładnie zakończy się dane zadanie. Jeżeli zadanie dotyczy telefonu do kogoś – zapisujesz co chcesz ustalić podczas rozmowy lub jakie decyzje podjąć. Jeśli zadanie dotyczy pracy koncepcyjnej, w tym miejscu nazywasz konkretny efekt tej pracy.
Czas – tu określasz ile czasu potrzebujesz, aby zrealizować dane zadanie. Przyjmij średni czas niezbędny do wytworzenia założonego rezultatu, zakładając że wykonasz zadanie „za jednym podejściem”, bez żadnych przerwań. Nie dodawaj buforów. Dzięki takiemu założeniu, będziesz dekomponować zadania trwające maksymalnie jeden dzień roboczy.
Termin – jeżeli zadanie ma zostać ukończone do konkretnego dnia, zapisz to w nazwie zadania. Łatwiej będzie Ci podjąć decyzję o priorytecie tego zadania względem innych, a także zwiększysz szansę na ukończenie zadania w terminie
Właściciel – zasada jest prosta: każde zadanie musi mieć jasno zdefiniowaną osobę, która za nie odpowiada. Jedno zadanie – jeden właściciel. Nawet jeśli zadanie realizuje kilka osób, wyznacz jedną osobę, która będzie rozliczania z ukończenia tego zadania.
I to właściwie wszystko. Możesz się zastanawiać, czy to naprawdę potrzebne by tak dokładnie rozpisywać zadania do wykonania? Zaręczam Cię, że jeżeli zaczniesz w taki sposób postępować, sam szybko zauważysz różnicę na etapie realizacji. Będzie Ci łatwiej wziąć się za realizację zadania, a także sama realizacja zajmie mniej czasu. Po prostu kiedy wiesz co dokładnie jest do zrobienia, praca przebiega o wiele sprawniej.
W temacie definiowania zadań, zwykle pojawiają się pytania dodatkowe. Poniżej przytaczam odpowiedzi na te pojawiające się najczęściej:
W jakie formie używać czasownika, np: “napisz”, “napiszę” czy “napisać”?
Nie ma tu jednej obowiązującej zasady. Zastanów się która forma działa na Ciebie bardziej motywująco i tej używaj. Niektórzy wolą pisać do siebie polecenia, inni wolą pisać własne zobowiązanie, jeszcze inni wolą formę bezokolicznika.
Jak „duże” zadania definiować?
Dobrą praktyką którą polecam jest definiowanie zadań maksymalnie czterogodzinnych, a najlepiej takich, których wykonanie zajmuje od 25 min do 2 godzin.
Co zrobić, jeśli nie wiem ile czasu potrzebuję na wykonanie zadania?
Przyjmij jakieś założenie bazując na doświadczeniu i zdrowym rozsądku (ewentualnie zapytaj kogoś, kto już realizował podobne zadanie). Jeżeli zadanie wykonujesz pierwszy raz i nawet się pomylisz, będziesz posiadać punkt odniesienia. Po zakończeniu zadania porównasz ile szacowałeś, a ile trwało w rzeczywistości i wyciągniesz naukę na przyszłość.
Co zrobić jeśli zadanie może zająć albo godzinę, albo trzy i będę to wiedzieć dopiero po rozpoczęciu realizacji?
Przyjmij czas, ile realizacja takiego zadania zajmuje najczęściej.
Czy takie rozpisywanie nie niepotrzebną stratą czasu?
Jeżeli zależy Ci na płynnym i sprawnym realizowaniu zadań, niezbędne jest znajdowanie czasu na definiowanie pracy, a nie tylko jej wykonywanie. Praca umysłowa ma to do siebie, że najpierw trzeba ją zdefiniować a następnie przystąpić do realizacji. Parafrazując znane przysłowie: “Jak sobie zdefiniujesz, tak sprawnie zrealizujesz”
Pytanie: Co sądzisz o zaproponowanych zasadach definiowania zadań?
Marcinie, słusznie na wstępie zauważyłeś,że „optymalizacja produktywności może dotyczyć bardzo podstawowej czynności jaką jest poprawne definiowanie zadań.” Chyba w naturze mamy, aby porywać się na „wielkie zmiany” i tam szukać wspaniałych rozwiązań, nie patrząc jak wiele może wnieść taki drobiazg jak – właściwe zdefiniowanie zadania! Szukamy i sprawdzamy kolejne metody, cudowne sposoby na poprawę produktywności, gdy problem jest w podstawie – właściwym zdefiniowaniu zadania. Ten wzór (Zadanie = Czasownik + Rezultat Zadania + Czas + Termin + Właściciel) powinien być nie tylko „wykuty na blachę”, ale znaleźć się jako jedno z pytań na rozmowie rekrutacyjnej!
Takie zdefiniowanie zdania naprawdę porządkuje działania – inaczej jest bałagan i chaos, który niestety jeszcze funkcjonuje w wielu organizacjach.
Arkadiusz Gos http://www.kan.bo ewangelista
Marcinie, uważam twoje podejście za bardzo dobre, natomiast mi nie bardzo w życiu zawodowym sprawdzało się przypisywanie czasu do zadań na poziomie „atomowym” że tak powiem. W pewnym momencie zaczyna działać magiczna zasada nieoznaczoności Heisenberga i trudno określić czas wykonywania zadań na poziomie minut, jak to „Przekazać informację do opiekuna klienta – 2 min” Nie oznacza to ze trzeba takie zadania pomijać, ale ja w pewnym momencie doszedłem do wniosku, że lepiej sprawdza mi się wyznaczanie pewnych „kontenerów” np 30 minutowych na zadania, które tworzą rodzaj listy sprawdzającej ten kontener (check list’a).
Aby unikać sytuacji, kiedy zadanie 2 minutowe trwa godzinę (bo np nie działa sieć, albo użytkownik ma non stop zajęty telefon, albo brakuje mi informacji od moich współpracowników itd, lub odwrotnie – coś co planowałem na 30 min zrobiłem w 5 min bo skorzystałem z wzorców kolegi.
Lecz pewnie moje kontenery są odpowiednikami twoich „przedsięwzięć”..
Korzystasz z Wunderlista jak widzę. Termin – w aplikacji można go wybrać (kalendarz i godzina), dzięki temu mamy też listy „dzisiaj” i „tydzień”, które fajnie podpowiadają co jest do zrobienia na czas konkretny. Korzystam z tego szczególnie w dwóch przypadkach: zadania powtarzalne (np. przygotowanie cotygodniowego raportu) i zobowiązania terminowe wobec innych (aby dotrzymywać danego słowa).
Bardzo fajny pomysł na rozbijanie zadań. Właśnie zaczynam to robić! Sam łapałem się od dłuższego czasu na tym, że za słabo je rozbijam i potem nie pamiętam o co w nich dokładnie chodziło 🙂
@Tomek – tutaj użyłem przykładu Wunderlista, którego często rekomenduję Klientom jako aplikację na początek. Osobiście obecnie na co dzień używam Wrike. Jeśli chodzi o terminy w Wunderlist (i innych aplikacjach również) to trzeba uwzględnić 2 kwestie – na kiedy zadanie ma być ukończone oraz kiedy będziesz zajmować się zadaniem. Np. „Przygotować ofertę na 10.08.2016” może mieć ustawiony termin w aplikacji 7.08.2016 co znaczy że 7go będziesz nad tym pracować, a ostateczny, maksymalny termin ukończenia to 10.08. W takich przypadkach rekomenduję termin na kiedy wpisywać w treść zadania, a pole termin w aplikacji wykorzystywać do oznaczania kiedy faktycznie chcesz zajmować się zadaniem.