Fundamentalna kwestia to zrozumieć kto jest właścicielem Twojego czasu. Recz wydawałaby się oczywista. Ale czy aby na pewno?

Osoby, które moglibyśmy nazwać wysoko skutecznymi, rozumieją, że niezależnie od okoliczności w których się znalazły pozostają właścicielami swojego czasu. Oczywiście nie wiedzą ile dokładnie tego czasu posiadają, ale to one decydują na co ten czas wykorzystają, w jakie działania się zaangażują. Niezależnie czy są podwładnymi, menedżerami zespołów, wolnymi strzelcami czy właścicielami prężnych biznesów.

Zauważyłem jednak, że wiele osób nie ma takiego rozumienia. Wiele osób ma często przekonanie, że niewiele od nich zależy, że stały się zakładnikami sytuacji w których się znalazły, która powoduje że muszą bardzo dużo pracować, często wykonując zadania w których w ogóle nie widzą sensu.

Poniżej opisuję kilka charakterystycznych sytuacji, w których takie myślenie się może się pojawić.

Pracownik typu “Szef decyduje”

Taki pracownik bardzo często twierdzi, że to przełożony/pracodawca jest właścicielem jego czasu. “Skoro przyszedłem do pracy, to szef decyduje jak wykorzysta mój czas”. Nieprawda! Jeżeli masz szefa, to ten może wydawać Ci polecenia, może kierować Twoją pracą, może sugerować kolejność wykonywania zdań, ale ostatecznie to Ty decydujesz które zadania, kiedy i w jakiej kolejności wykonasz, ponosząc konsekwencje (zarówno pozytywne jak i negatywne) swoich działań. Oznacza to również, że masz pełne prawo poinformować swojego szefa, że masz już za dużo na głowie i czas, abyście wspólnie przeanalizowali Twoje obciążenie zadaniami.

Konsultowałem kiedyś przypadek, gdzie pracownik pełnił 3 różne role na swoim stanowisku. W pewnym momencie organizacja zauważyła, że pracownik “nie dowozi” tego czego się od niego oczekuje. Analizując sytuację, zauważyliśmy że dany pracownik bardzo łatwo przyjmuje do wykonania nowe zadania. Dopiero analiza obciążenia pokazała, że by zrealizować wszystko czego się od niego oczekuje, pracownik powinien przepracować minimum 300 godzin w miesiącu!

Korporacyjny gracz zespołowy

Praca w korporacji, pomimo wielu zalet, niesie ze sobą ryzyko przepracowania wynikające z uczestnictwa w wielu zespołach wirtualnych, matrycowej siatce odpowiedzialności oraz zaproszeń do projektów specjalnych. Dodatkowo w tego typu organizacjach bardzo intensywnie budowany jest etos współpracy w zespole, który może prowadzić do trudności w odmawianiu z obawy przed zawiedzeniem zespołu albo obawy przed zarzutem, że nie przejawia się ducha współpracy w zespole. W takiej sytuacji kluczowe jest zrozumienie, że w organizacji typu korporacja masz wyznaczone cele, które podjąłeś się zrealizować i to z nich będziesz rozliczony, niezależnie od udziału w dodatkowych inicjatywach i zespołach. To do Ciebie należy ocena w co się będziesz angażować, z których inicjatyw się wycofasz oraz na które zapytania nie udzielisz odpowiedzi. Niezależnie od nacisków, zachęt czy powszechnie obowiązującej “kultury organizacyjnej”.

Odpowiedzialny menedżer zespołu

Odpowiedzialność za zespół potrafi uśpić czujność i sprawić, że pozwalasz innym decydować o sposobie wykorzystania swojego czasu. Wielu menedżerów do tego stopnia rozwinęło “politykę otwartych drzwi” (czyli umożliwienie ludziom ze swojego zespołu przychodzenia z każdą sprawą w dowolnym momencie), że nie starcza już czasu na pracę własną i dbanie o realizację powierzonych celów. Zespół bardzo szybko przyzwyczaja się do takiej sytuacji i nader często ją wykorzystuje. Nie chodzi mi o to, by w ogóle odgrodzić się od zespołu, ale o to by pamiętać, że Twój czas nie może być przeznaczony jedynie do dyspozycji zespołu oraz że to Ty decydujesz ile go przeznaczysz na sprawy związane z prowadzeniem swojego zespołu.

Przepracowany wolny strzelec

Pracując “na swoim” bardzo łatwo wpaść w pułapkę, że cały swój czas oddajesz Klientom. Szczególnie, gdy wpadniesz na pomysł by rozliczać się “za godzinę” lub „na dniówki”. Skoro Klient płaci, to przecież może decydować o Twoim czasie. To taka sama pułapka jak w powyższym “Szef decyduje”, tylko jeszcze bardziej groźna, bo na szali często jest Twoja płynność finansowa. Szczególnie gdy pracujesz “na swoim” i pozostajesz wolnym strzelcem, musisz zadbać o to by bardzo świadomie gospodarować swoim czasem. W innym przypadku łatwo wpadniesz w kołowrotek niekończącego się dnia pracy, pracując po kilkanaście godzin dziennie. Szczególnie niebezpieczne jest popadnięcie w pułapkę spełniania oczekiwań Klienta “na wczoraj” oraz angażowania się w świetne pomysły potencjalnych Klientów bez podpisanego kontraktu (np. pisanie ofert, przygotowywanie demonstracji czy robienia bezpłatnych konsultacji). Pamiętaj – Ty decydujesz bez względu na okoliczności.

Właściciel biznesu

Posiadanie i prowadzenie własnej firmy również potrafi wyssać z Ciebie każdą wolną minutę. Szczególnie gdy firma rozrośnie się do 40-50 osób, a Ty nadal masz ciągoty by kontrolować jej każdy aspekt. Jako właściciel masz chęć stałego usprawniania każdego możliwego fragmentu swojego “dziecka”. A na dodatek co chwila pojawia się wiele nowych, ciekawych szans biznesowych. W takiej sytuacji łatwo rozproszyć swój czas na setki działań. Nie pozwól na to! Pomimo wielkich możliwości, zachowaj koncentrację na angażowanie się jedynie w te działania, które są kluczowe dla Twoich bieżących celów. Wszystkie inne deleguj do swojej organizacji. W końcu po to ją zbudowałeś.

Na zakończenie

Możesz się teraz zastanawiać dlaczego o tym piszę?

Moim zdaniem jest to fundamentalna sprawa, o której wiele osób zdaje się dziś zapominać.

Ty decydujesz co zrobisz z każdą swoją minutą, którą życie daje Ci do zagospodarowania. Zainwestujesz w najważniejsze zadanie? Przepuścisz między palcami? Ofiarujesz innym? A może nieświadomie pozwolisz by to inni zdecydowali na co wydasz swój czas? Albo nie podejmując decyzji, sprawisz, że to “życie” podejmie za Ciebie tę decyzję?

Niezależnie od okoliczności, to Ty decydujesz na co spożytkujesz swój najcenniejszy zasób – Twój czas.

Zawsze.

“Zdolności wyboru nie można nikomu zabrać ani nie można jej dobrowolnie oddać – można o niej tylko zapomnieć”  – Greg McKeown “Esencjalista”

Pytanie: Z jakiego powodu nie zawsze możesz decydować o sposobie wykorzystania swojego czasu?