Jak ustalić kolejność realizacji przedsięwzięć – przykład optymalizacji działu sprzedaży

Jeżeli zdarza Ci się, że w głowie kłębi się szereg pomysłów, każdy z nich wydaje się dobry, a Ty kręcisz się w kółko próbując “złapać wszystkie sroki za ogon” albo nie ruszasz z miejsca z powodu paraliżu decyzyjnego, to ten artykuł jest dla Ciebie. Przedstawiam w nim prostą technikę, która pomoże Ci ułożyć sobie wszystko i wybrać te przedsięwzięcia, od których powinieneś zacząć.

Roadmap przedsiewziec w zespole sprzedazy_small W sytuacjach jak opisane powyżej warto rozrysować mapę drogową (roadmap) realizacji przedsięwzięć. Nanosisz na nią wszystkie przedsięwzięcia, których realizacji spodziewasz się w najbliższym czasie i ustalasz kolejność ich wykonania. Przeanalizuj załączony rysunek prezentujący przykładową “Mapę drogową realizacji przedsięwzięć w dziale sprzedaży” (możesz kliknąć w rysunek, aby zobaczyć powiększenie).

Kolejność ustalasz “od lewa do prawa”, czyli z lewej strony umieszczasz przedsięwzięcie pierwsze w kolejności, a na prawym skraju mapy znajdują się przedsięwzięcia, które będą realizowane na samym końcu. Jeżeli przedsięwzięcia wymagają równoległej realizacji, umieszczasz je jedno pod drugim. Uwaga tylko, aby rysunek nie zaczął przypominać listy zadań do wykonania, gdzie wszystkie zadania wymagają realizacji w tym samym czasie! Oczywiście może Ci się tak wydawać, ale po to właśnie robisz mapę, aby zdecydować, co zrobisz w pierwszej kolejności.

Dodatkowo warto podzielić przedsięwzięcia w grupy. W powyższym przykładzie zidentyfikowałem 3 grupy:

  • Optymalizacja sprzedaży
  • Optymalizacja zespołu sprzedaży
  • Zakupy w dziale sprzedaży

Jak pewnie widzisz, po prawej stronie znajdują się jeszcze takie “chmurki” – wpisuję tam stan docelowy efektu, który chcę osiągnąć w danej grupie. Taki słowny opis aspiracji dla danej grupy.

Jak zabrać się za rysowanie takiej mapy? Są różne podejścia. Możesz zacząć do zidentyfikowania dużych grup, a następnie w ich ramach wypisać przedsięwzięcia. Możesz również najpierw zrobić burzę mózgu i wypisać wszystkie przedsięwzięcia, a następnie podzielić je na grupy.

Następnie ustalasz kolejność przedsięwzięć. Wybierz te, które wydają się pierwsze do realizacji, a potem dopisz te kolejne. To trochę jak układanie puzzli. Układasz do momentu, gdy masz rozrysowaną kolejność dla każdej grupy.

W trakcie budowania mapy nie bój się eksperymentować: dodawaj nowe przedsięwzięcia, zmieniaj ich kolejność, eliminuj. Generalnie chodzi o to by mapa była jak najprostsza, nie masz przecież nieograniczonych zasobów! To także sposób na poskromnienie Twojego perfekcjonizmu – odpowiedz sobie czy na pewno wszystkie przedsięwzięcia są niezbędne? Zrób również kilka iteracji pracy nad mapą. Zwykle pierwsze wersje są zbyt optymistyczne i przeładowane. Czasem brakuje na nich również przedsięwzięć, o których na początku nie pomyślałeś.

Ważne, abyś na mapie umieszczał przedsięwzięcia (czyli zbiory zadań do wykonania), a nie same zadania – w przeciwnym wypadku mapa stanie się mało czytelna.

Gdy mapa jest już gotowa, możesz przystąpić do realizacji. Zasada jest taka, że zaczynasz realizować przedsięwzięcia “od lewej”. Nie ma sensu rozpoczynać zadań, które są poprzedzone przez kilka wcześniejszych. Po zakończeniu przedsięwzięcia, zamaluj lub oznacz je jakoś, abyś widział postęp realizacji.

Mam nadzieję, że zaproponowana technika pomoże Ci uporać się z planowaniem kolejności wykonywania przedsięwzięć. Przekonasz się, że takie zadecydowanie o kolejności, bardzo pomaga w skupieniu się na tematach priorytetowych.

Pytanie: Od czego zaczniesz rysowanie mapy? Jakich przedsięwzięć będzie dotyczyć? A może narysujesz i podzielisz się linkiem do mapy w komentarzach?