Jak ustalić kolejność realizacji przedsięwzięć – przykład optymalizacji działu sprzedaży

Jeżeli zdarza Ci się, że w głowie kłębi się szereg pomysłów, każdy z nich wydaje się dobry, a Ty kręcisz się w kółko próbując “złapać wszystkie sroki za ogon” albo nie ruszasz z miejsca z powodu paraliżu decyzyjnego, to ten artykuł jest dla Ciebie. Przedstawiam w nim prostą technikę, która pomoże Ci ułożyć sobie wszystko i wybrać te przedsięwzięcia, od których powinieneś zacząć.

Roadmap przedsiewziec w zespole sprzedazy_small W sytuacjach jak opisane powyżej warto rozrysować mapę drogową (roadmap) realizacji przedsięwzięć. Nanosisz na nią wszystkie przedsięwzięcia, których realizacji spodziewasz się w najbliższym czasie i ustalasz kolejność ich wykonania. Przeanalizuj załączony rysunek prezentujący przykładową “Mapę drogową realizacji przedsięwzięć w dziale sprzedaży” (możesz kliknąć w rysunek, aby zobaczyć powiększenie).

Kolejność ustalasz “od lewa do prawa”, czyli z lewej strony umieszczasz przedsięwzięcie pierwsze w kolejności, a na prawym skraju mapy znajdują się przedsięwzięcia, które będą realizowane na samym końcu. Jeżeli przedsięwzięcia wymagają równoległej realizacji, umieszczasz je jedno pod drugim. Uwaga tylko, aby rysunek nie zaczął przypominać listy zadań do wykonania, gdzie wszystkie zadania wymagają realizacji w tym samym czasie! Oczywiście może Ci się tak wydawać, ale po to właśnie robisz mapę, aby zdecydować, co zrobisz w pierwszej kolejności.

Dodatkowo warto podzielić przedsięwzięcia w grupy. W powyższym przykładzie zidentyfikowałem 3 grupy:

  • Optymalizacja sprzedaży
  • Optymalizacja zespołu sprzedaży
  • Zakupy w dziale sprzedaży

Jak pewnie widzisz, po prawej stronie znajdują się jeszcze takie “chmurki” – wpisuję tam stan docelowy efektu, który chcę osiągnąć w danej grupie. Taki słowny opis aspiracji dla danej grupy.

Jak zabrać się za rysowanie takiej mapy? Są różne podejścia. Możesz zacząć do zidentyfikowania dużych grup, a następnie w ich ramach wypisać przedsięwzięcia. Możesz również najpierw zrobić burzę mózgu i wypisać wszystkie przedsięwzięcia, a następnie podzielić je na grupy.

Następnie ustalasz kolejność przedsięwzięć. Wybierz te, które wydają się pierwsze do realizacji, a potem dopisz te kolejne. To trochę jak układanie puzzli. Układasz do momentu, gdy masz rozrysowaną kolejność dla każdej grupy.

W trakcie budowania mapy nie bój się eksperymentować: dodawaj nowe przedsięwzięcia, zmieniaj ich kolejność, eliminuj. Generalnie chodzi o to by mapa była jak najprostsza, nie masz przecież nieograniczonych zasobów! To także sposób na poskromnienie Twojego perfekcjonizmu – odpowiedz sobie czy na pewno wszystkie przedsięwzięcia są niezbędne? Zrób również kilka iteracji pracy nad mapą. Zwykle pierwsze wersje są zbyt optymistyczne i przeładowane. Czasem brakuje na nich również przedsięwzięć, o których na początku nie pomyślałeś.

Ważne, abyś na mapie umieszczał przedsięwzięcia (czyli zbiory zadań do wykonania), a nie same zadania – w przeciwnym wypadku mapa stanie się mało czytelna.

Gdy mapa jest już gotowa, możesz przystąpić do realizacji. Zasada jest taka, że zaczynasz realizować przedsięwzięcia “od lewej”. Nie ma sensu rozpoczynać zadań, które są poprzedzone przez kilka wcześniejszych. Po zakończeniu przedsięwzięcia, zamaluj lub oznacz je jakoś, abyś widział postęp realizacji.

Mam nadzieję, że zaproponowana technika pomoże Ci uporać się z planowaniem kolejności wykonywania przedsięwzięć. Przekonasz się, że takie zadecydowanie o kolejności, bardzo pomaga w skupieniu się na tematach priorytetowych.

Pytanie: Od czego zaczniesz rysowanie mapy? Jakich przedsięwzięć będzie dotyczyć? A może narysujesz i podzielisz się linkiem do mapy w komentarzach?

3 myśli nt. „Jak ustalić kolejność realizacji przedsięwzięć – przykład optymalizacji działu sprzedaży

  1. Metodyka brzmi interesująco 🙂 kartka papieru na pewno wystarcza, ale może znacie jakieś aplikacje to-do działające w ten sposób?

    Specyfika mojej pracy wymaga takiego „przyczynowo-skutkowego” sposobu myślenia. Próbowałem stosować MS-Project ale jest nieporęczny, próbowałem klasycznie wunderlista, ale nie ma w nim właśnie tych kaskadowych zależności. Google queues jest bliskie sedna, ale brakowało w nim wielu funkcji.

  2. Tomasz, wszystko zależy od budżetu i pracochłonności związanej z obsługą programu. Jak piszesz MS Project jest dla Ciebie zbyt dużym rozwiązaniem, możesz sprawdzić np. Wrike, który ma bardzo wygodną funkcję lini czasu. Wart rozważenia jest również P2Ware Planner, ale może okazać się równie złożony co MS Project. Niestety utrzymywanie zależności przyczynowo skutkowych dodaje kolejny narzut czasowy więc nie zawsze się opłaca. Ja raczej rekomenduję, aby rozpisać sobie taką mapę drogową na najbliższy kwartał, półrocze lub rok, a potem realizować w zwyczajnej aplikacji to-do lub w Goalscape. Powyższa mapa zostala przygotowana w aplikacji Scapple.

  3. Wracam po dłuższej przerwie i licznych testach, niestety nadal nie znalazłem tego, czego szukam.

    Tak by wyglądała według mnie Idealna aplikacja to-do:

    Tworzę projekty w obrębie których dodaję podzadania. Dla każdego zadania mogę ustalić jakie są poprzedniki. Tworzę w ten sposób kolejność.

    Na panelu głównym (np. widget smartfona, albo na pasku zadać pc) widzę jednak tylko tako zadania, które są możliwe do wykonania (next actions). Gdy podzdanie zostanie odhaczone, automatycznie na jego miejscu pojawiają się na jego miejscu następniki, (które oczekiwały na realizację tego zadania). Dzięki temu umysł nie jest rozpraszany za bardzo przyszłością.

    Typowy projekt wygląda u mnie mniej więcej tak: (czas realizacji około miesiąc, jednocześnie 3, 4 różne projekty)

    Chciałbym żeby aplikacja pokazywała mi:

    Do zrobienia:
    Zadanie 3
    Zadanie 7

    Ukryty widok:

    Wykonane
    Zadanie 1, 2, 4, 5

    Do zrobienia później:
    Zadanie 6, 8, 9, 10, 11

    Myślałem nawet o tym, żeby to samemu zaprogramować 😉 Jest szansa, że istnieje już coś podobnego na rynku?

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Log Out / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Log Out / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Log Out / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Log Out / Zmień )

Connecting to %s