Sprawdź czy udźwigniesz jeszcze jedno zadanie

Jednym z wyzwań każdego lidera jest zarządzanie własnym obciążeniem. Innymi słowy znajdowanie odpowiedzi na pytanie, czy mam jeszcze przestrzeń na dodatkowe przedsięwzięcie, czy już dawno przekroczyłem limit „udźwigu”?

20150112_zarzadzanie_obciazeniem

Zdjęcie z kolekcji (c)Official U.S. Navy Page Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

Dziś chciałbym przedstawić Ci prostą metodę, która pozwoli ocenić poziom Twojego obciążenia pracą.

Zawodowi kierownicy projektów mają w swoim arsenale metody śledzenia takiego obciążenia, są nawet w stanie wyliczyć pracochłonność każdego zadania i przewidywaną ilość godzin do przepracowania w najbliższych tygodniach lub miesiącach. Niestety stosowanie tych metod wymaga dodatkowego czasu i zachodu. Okazuje się, że w praktyce niewielu liderów decyduje się na tak skrupulatne prowadzenie planowania.

Przez długi czas zastanawiałem się jak ugryźć temat, aby znaleźć prostą metodę określania własnej „pojemności” możliwych zadań do zrobienia. Wszak nie każdy ma możliwość zatrudnienia dedykowanego kierownika projektu i samodzielnie musi dbać o to, aby nie przesadzić z ilością zobowiązań.

Zwykle pierwsze skojarzenie prowadzi do śledzenia ilości aktywnych zadań lub przedsięwzięć. Czyli na przykład określenie, że dziennie mogę wykonać 10 telefonów albo w miesiącu nadzorować 20 równoległych przedsięwzięć. Jednak jest to fałszywy trop. Ilość realizowanych zadań czy nadzorowanych przedsięwzięć nie jest wyznacznikiem skuteczności ani wydajności menedżera!

Dużo lepszym wskaźnikiem jest zwracanie uwagi na ryzyko zrealizowania danego przedsięwzięcia. Jeżeli prowadzisz rejestr aktywnych przedsięwzięć (a liczę, że to robisz, bo to podstawa!) to warto dla każdego przedsięwzięcia prowadzić regularną ocenę ryzyka. W momencie, gdy rośnie liczba przedsięwzięć zagrożonych to wskaźnik, że masz załadowane „pod korek”.

Pozwól że wyjaśnię na przykładzie, krok po kroku. Poniżej przedstawiam najprostszą formę rejestru w Excelu, możesz też taki prowadzić w jakiejkolwiek aplikacji do zarządzania zadaniami lub projektami (typu Nozbe czy Wrike).

Krok 1: Zacznij monitorować ryzyko. Do swojego rejestru aktywnych przedsięwzięć dodaj parametr określający ryzyko niezrealizowania przez Ciebie przedsięwzięcia na czas. W moim przykładzie stosuję 3 markery: zielony, pomarańczowy i czerwony. Czerwony marker oznacza, że temat jest zagrożony (tzw. pożar). Pomarańczowy, że sytuacja się zaognia i jeżeli się nim szybko nie zajmę, przedsięwzięcie może być zagrożone. Zielony oznacza, że wszystko idzie zgodnie z planem.

Krok 2: Co tydzień dokonaj oceny ryzyka. W trakcie przeglądu tygodniowego dla każdego aktywnego przedsięwzięcia określ jakie jest ryzyko, że przedsięwzięcie nie zostanie zrealizowane w terminie.

Krok 3: Zinterpretuj wyniki. Jeżeli wszystko jest „na zielono” to znaczy, że masz optymalne obciążenie, albo nawet przestrzeń na zaangażowanie się w przedsięwzięcia dodatkowe.

20150112_ogarnij_chaos_bez_przeciazenia

Jeżeli zaczynają pojawiać się pomarańczowe markery, to znaczy że prawdopodobnie wziąłeś na głowę więcej niż jesteś w stanie równolegle realizować. Ewentualnie, że w mijającym tygodniu zwyciężył nawyk odwlekania.

20150112_ogarnij_chaos_uwazaj

Pojawienie się markera czerwonego oznacza, że prawdopodobnie jesteś już przeciążony. Pojawienie się wielu czerwonych markerów oznacza, że na pewno jesteś przeciążony i powinieneś wprowadzić plan rozładowania obciążenia.

20150112_ogarnij_chaos_przeciazenie

Oczywiście pamiętaj proszę, że interpretację należy zawsze powiązać z pozostałymi wnioskami z przeglądu tygodniowego. Czasem czerwone markery mogą wynikać na przykład z czynników zewnętrznych lub świadomego „wzięcia na klatę” przekroczenia terminu. Narzędzia, podobnie jak nawigacja GPS, mają Ci dać wskazówki o Twoim położeniu, natomiast nie zwalniają z analizy i myślenia.

Pytanie: Jak Ty oceniasz, czy nie masz za dużo na głowie?

4 myśli nt. „Sprawdź czy udźwigniesz jeszcze jedno zadanie

  1. Marcinie,
    mógłym rzec, że to bardzo dobra metoda i też na nią wpadłem niezależnie, analizując swoje obciążenie.
    Aczkolwiek, chciałbym pokazać tutaj pewne ulepszenie twoje metody. Samo prowadzenie w XLS listy zadań do wykonania i ich ciągła cotygodniowa aktualizacja już jest dodatkowym obciążeniem. A samalista XLS nie niesie za sobą wartości dodanej.

    Znacznie lepiej sprawdza się dowolne narzędzie typu PIM (których przykłady wielokrotnie podawałeś na swoim blogu)
    Ja w swej prostocie sięgnąłem po Outlook’a. Do implementacji tego zagadnienia które opisałeś powyzej używam Zadań (Task’ów) Outlooka, a za pole Ryzyka posłużyła mi „kategoria” Zadania. Po prostu umówiłem się sam ze sobą, ze kolory, czerwony, żółty, zielony, nie oznaczają niczego innego jak właśnie ryzyko. Dopiero pozostałe kolory oznaczają inne przyjęte przeze mnie kategorie (a mogę wiele takich tagów równolegle nadać każdemu zadaniu).

    Oczywiście – Zadania to tylko lista haseł (tematów do wykonania) i aby sobie z nimi radzić planuję je w kalendarzu.
    A że na co dzień pracuję z Outlookiem, to aktualizacja mojej „pojemności” jest zawsze na bieżąco.

    • Artur, dziękuję za Twój przykład implementacji. Tak, oczywiście należy to wprowadzić do swojego własnego systemu zarządzania zadaniami (a dokładniej do rejestru przedsięwzięć). Pokazałem na przykładzie XLS bo to najprostszy przykład rejestru. Jeżeli ktoś stosuje bardzie zaawansowane narzędzia (PIM, Nozbe, Todoist, Wrike, etc) to oczywiście warto aby dodał parametr ryzyka do swojego narzędzia, a nie tworzył dodatkowe narzędzie.

  2. Wiem, że miałeś na myśli coś innego, ale sformułowanie „ryzyko zrealizowania danego przedsięwzięcia” ma swoje głębokie, drugie dno. Dlaczego? Ponieważ zrealizowanie przedsięwzięcia często wiąże się z kolejnymi zobowiązaniami, a nie z ulgą definitywnego zakończenia tematu.

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s