Zaniedbanie, które przeszkadza w skutecznym wykonywaniu zadań

Kiedy delegujesz zadania do swojego zespołu, łatwo popełnić zaniedbanie, które sprawia, że zespół realizuje Twoje polecenia, ale w taki sposób, że nie raz zastanawiasz się „Dlaczego oni nie myślą?”. Dziś chciałbym Ci pokazać jeden prosty sposób, który sprawi, że będzie się Wam łatwiej pracowało, a Twój zespół częściej będzie wykazywać się większą samodzielnością i zaradnością.

20141215_followtheleader

Zdjęcie z kolekcji (c)David Spinks Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

Prowadziłem ostatnio warsztat dla specjalistów IT, gdzie zastanawialiśmy się co mogą robić inaczej, by lepiej współpracować ze swoimi szefami. Bardzo szybko okazało się, że jest również wiele rzeczy, które sami szefowie mogliby robić lepiej, by życie specjalistów było łatwiejsze. Uwagę zwraca szczególnie jedno zaniedbanie, na które narzeka wielu podwładnych. Powoduje ono, że członkowie zespołu często czują się zagubieni, zdemotywowani i wykonują swoje zadania trochę na „chybił trafił”, mając nadzieje, że to właśnie o to chodziło przełożonemu.

Wielu menedżerów nie przekazuje członkom swojego zespołu, jakie cele zostały im powierzone przez własnych szefów oraz w jaki sposób zadania, które delegują do zespołu partycypują w tych celach.

Ograniczają się jedynie do przekazania zadań do wykonania i ustalenia niezbędnych detali, które posłużą w rozliczeniu powierzonych zadań. Bardzo rzadko omawiają jakie sami mają cele do zrealizowania, na jakim etapie ich realizacji się znajdują oraz jak przekazane zadanie sprawi, że menedżer przybliży się do własnego celu.

Jeżeli zidentyfikowałeś u siebie takie niedopatrzenie, proponuję byś jak najszybciej wprowadził modyfikację do swojego stylu zarządzania. Zobaczysz jak ta w sumie niewielka zmiana znacząco wpłynie na sposób, w który współpracujecie. Przecież Twój zespół właśnie po to istnieje – by pomóc Ci zrealizować Twoje cele. Zatem nie utrudniaj mu pracy. Jedziecie na tym samym wózku. A im lepiej zespół będzie rozumiał czego organizacja oczekuje od Ciebie, drogi szefie, tym lepiej będzie mógł Cię wspierać w osiągnięciu tych celów.

Kiedy zaczniesz dzielić się ze swoim zespołem informacjami na temat własnych celów i stanie ich realizacji, możesz spodziewać się następujących efektów:

Większa motywacja członków zespołu – pracownicy wiedzy motywowani są poprzez poczucie sensu i wpływu na rzeczywistość, a demotywowani brakiem sensu i brakiem wpływu. Kiedy pokażesz im jak ich działania wpływają na Twoje cele oraz jak ich praca sprawia, że jako zespół przybliżacie się do wyznaczonych celów, motywacja wewnętrzna pracowników wzrośnie.

Większa samodzielność podwładnych – świadomość celów własnego menedżera powoduje, że podwładni wykazują się większą samodzielnością przy realizacji powierzonych zadań.

Lepsze decyzje podejmowane przez zespół – ponieważ zespół rozumie szerszy kontekst wykonywanych zadań, jest w stanie podejmować lepsze, bardziej skuteczne decyzje odnośnie sposobów realizacji powierzonych obowiązków.

Propozycje rozwiązań o których nie pomyślałeś – kiedy zaczniecie otwarcie dyskutować o Twoich celach, nagle okaże się, że Twoi ludzie mają wiele dobrych pomysłów o których nawet nie pomyślałeś. Ale aby mogli je wygenerować, muszą wiedzieć dlaczego powierzasz im dane zadania i jak one wpływają na Twoje cele.

Zachęcam Cię, abyś informacje o własnych celach i stanie ich realizacji wprowadził do stałego repertuaru Twoich narzędzi zarządzania. W trakcie cotygodniowego spotkania zespołu znajdźcie kilka minut na omówienie stanu realizowanych celów. Kiedy delegujesz zadania lub przedsięwzięcia dodawaj informacje, jakiego celu one dotyczą. Raz na miesiąc zróbcie zespołową sesję na temat celów, podczas których zidentyfikujecie stopery i poszukacie wydajniejszych sposobów realizacji celów.

Bądź transparentny w tym obszarze. Nawet jeśli rzeczywistość nie wygląda zbyt kolorowo, a stan realizacji jest daleki od oczekiwanego. Lepiej abyście wspólnie głowili się nad wyjściem z sytuacji niż miałbyś przed zespołem „malować trawę na zielono” i samodzielnie wymyślać rozwiązanie.

Jeżeli znajdujesz się w sytuacji odwrotnej, gdy to Twój szef nie informuje Cię o swoich celach, a jedynie zleca kolejne zadania, gorąco zachęcam Cię byś poruszył z nim ten temat. Powiedz, że zależy Ci by jak najlepiej wykonać powierzone zadania i potrzebujesz do tego szerszego kontekstu. Przekaż, że to bardzo ważne dla Ciebie by rozumieć w czym tak naprawdę pomagasz swojemu przełożonemu. Możesz również dać do przeczytania niniejszy artykuł i poprosić o komentarz.

Pytanie: Jakie trudności napotykasz lub możesz napotkać, gdy zaczniesz informować swój zespół o własnych celach i stanie ich realizacji?