Czy wiesz ile czasu spędzasz na emailach?

Zastanawiałeś się kiedyś ile czasu spędzasz na Facebook’u? Albo ile godzin pracujesz odpowiadając na e-maile? Ja dotychczas nie bardzo. Wydawało mi się, że skoro osiągam zadowalające wyniki to taka informacja nie jest mi potrzebna. Jednak niedawne wydarzenia sprawiły, że postanowiłem się przyjrzeć pomiarom moich aktywności z większą uwagą.

20140708_mierzenieczasu

Dotychczas przykładałem dość małą wagę do niezależnego pomiaru w jaki sposób wykorzystuję swój czas. Wystarczało mi, że realizowałem swoje cele, przedsięwzięcia szły do przodu, a na mapie aspiracji widziałem postęp we właściwym kierunku.

Najważniejsze było (i nadal jest) odhaczanie kolejnych rezultatów w moim systemie wspierającym produktywność. Od czasu do czasu sprawdzałem wskazania danych, które zebrał ManicTime, ale to bardziej przez ciekawość niż do regularnego wyciągania wniosków. Prowadzę rejestrację ręczną czasu pracy, ale tylko dla projektów komercyjnych, realizowanych dla Klientów. Dla projektów wewnętrznych już nie, bo szczerze powiedziawszy jest to dla mnie zbyt męczące.

W tej całej układance brakuje mi jednak odpowiedzi na kilka pytań – czy czas nie przecieka mi przez palce? Czy realizując swoje przedsięwzięcia nie spędzam na jakiejś aktywności zbyt wiele czasu? Być może są aktywności, z których mógłbym zrezygnować na rzecz takich, które przyniosą mi większy zysk? Dodatkowo stale szukam sposobu w jaki sposób zidentyfikować, że danego dnia przepracowałem już odpowiednią ilość czasu i pora na zasłużony odpoczynek.

Poszukiwania rozwiązania na powyższe pytania i wątpliwości doprowadziły mnie ponownie do aplikacji RescueTime. Znałem tę aplikację już wcześniej, ale poza okresem testowym, nie używałem jej na co dzień. W lutym tego roku postanowiłem dać jej szansę na dłużej. Zainstalowałem na komputerze i pozwoliłem zbierać dane na temat tego w jaki sposób pracuję.

Niestety w wyniku dość dużego natłoku prac projektowych w pierwszym półroczu zupełnie nie miałem możliwości, aby wykorzystać w pełni potencjał tej aplikacji. Skończyło się więc na tym, że aplikacja pracowała w tle, a ja zupełnie nie korzystałem z wiedzy, którą zbiera na temat mojej pracy. Dopiero niedawno, gdy zmieniłem komputer na nowy, stanąłem przed decyzją czy instalować RescueTime na nowym komputerze, czy zrezygnować z tego ciekawego, acz zupełnie nieużywanego gadżetu?

I wtedy właśnie nastąpił moment orzeźwiającego uderzenia obuchem w głowę!

Podczas przeglądania zebranych danych zajrzałem do raportów prezentujących rozkład mojego czasu na poszczególne aplikacje, strony WWW i kategorie działań. Okazało się, że w okresie testowym w marcu 2014 (w którym aplikację miałem włączoną przez ok. 20 dni):

  • Na Facebooku i LinkedIn w sumie spędziłem 11 godzin 31 minut
  • Na czytanie portali newsowych i opiniotwórczych spędziłem 8 godzin 8 minut
  • Podczas gdy na aktywności doszkalające jedynie 6 godzin 28 minut.
  • A na obsługę e-maili 13 godzin 33 minuty.

Zważywszy że są do dane z 3 tygodni to proporcja ta zdecydowanie mi się nie spodobała!

Oczywiście tego raportu nie można taktować bezkrytycznie. W czas spędzony na obsługę emaila wchodzi czas spędzony w kalendarzu w Outlooku, a w czas na Facebook i Linkedin czas spędzony na kontakt z Czytelnikami i Klientami, jednak dało mi to do myślenia. Na tyle mocno, że postanowiłem wdrożyć RescueTime produkcyjnie i korzystać z jego wskazań do korygowania własnego sposobu pracy. W czerwcu skonfigurowałem aplikację pod mój rytm pracy i od 1 lipca prowadzę rzetelny pomiar tego jak działam. Jeżeli będzie zainteresowanie, to od czasu do czasu napisze na blogu o głównych wnioskach i obserwacjach.

Jak skonfigurować i wdrożyć RescueTime?

System RescueTime w początkowym odbiorze może przytłaczać – napakowany jest wieloma funkcjonalnościami, których niekoniecznie musisz używać od początku. Takie przytłoczenie przydarzyło mi się w lutym – po prostu nie wiedziałem których opcji użyć w pierwszej kolejności oraz nie miałem czasu ich wszystkich skonfigurować.

20140708_mierzenieczasu_RT1

Obecnie podszedłem do wdrożenia „minimalistycznie”. Skonfigurowałem jedynie to co jest mi niezbędne.

Pobranie aplikacji

W pierwszej kolejności zainstalowałem aplikację zbierającą dane (https://www.rescuetime.com/get_rescuetime). To prosta aplikacja uruchamiająca się w tle i zbierająca informacje na temat Twoich aktywności na komputerze.

20140708_mierzenieczasu_RT2

Konfiguracja kategorii

Następnie skonfigurowałem kategorie aktywności (https://www.rescuetime.com/categories).

RescueTime zapisuje informacje o każdej aktywności, którą wykonujesz na komputerze. Czyli zapisuje np. czas spędzony w aplikacji OneNote, czas spędzony na stronie Facebook.com, itd. Śledzi jedynie te okna w których aktywnie pracujesz. Jeżeli będziesz miał otwarte 10 aplikacji zapisana będzie tylko ta która jest aktywna.

Następnie każda aktywność jest przypisywana do jednej z kategorii głównych oraz podkategorii. Jak widzisz na obrazku poniżej kategorie główne to np.:

Business oraz Comminication & Scheduling. Podkategorie w kategorii Business to Accounting, Administration, itd..

Kategorii głównych nie możesz modyfikować, są one utworzone na stałe i są to:

  • Business – aktywności związane z prowadzeniem Twojej działalności biznesowej.
  • Comminication & Scheduling – aktywności związane z komunikacją i planowaniem: telefony, maile, czaty, etc.
  • Social Networking – aktywności w mediach społecznościowych.
  • Design & Composition – aktywności kreatywne: projektowanie, wymyślanie, opisywanie, burze mózgów, tworzenie map myśl, etc.
  • Entertainment – wszelkiego rodzaju działania rozrywkowe: gry, zdjęcia, muzyka, oglądanie video etc.
  • News & Opinion – odwiedzanie portali informacyjnych i opiniotwórczych, czyli np. Pudelka 🙂
  • Reference & Learning – aktywności rozwojowe, nauka. U mnie tutaj również ląduje czytanie blogów.
  • Software Development – kategoria dla programistów związana z tworzeniem oprogramowania.
  • Shopping – aktywności zakupowe w sieci, czyli odwiedzanie sklepów internetowych, aukcji, stron z ogłoszeniami.
  • Utilities – obsługa narzędzi zainstalowanych na komputerze, np. konfiguracja wifi.
  • Miscellaneous – kategoria „ogólna”, tu możesz utworzyć podkategorie nie pasujące do kategorii głównych. Ja stworzyłem podkategorie: przerwy, dojazdy oraz aktywności sportowe (będę tu śledzić aktywności wykonywane poza komputerem).
  • Uncategorized – kategoria działań nieskategoryzowanych.

W każdej kategorii znajdują się podkategorie. Możesz również tworzyć własne podkategorie, jeżeli te gotowe nie spełniają Twoich oczekiwań.

20140708_mierzenieczasu_RT3

Dla każdej podkategorii dodatkowo ustawiasz jak bardzo dany typ aktywności wpływa na Twoją produktywność. Do wyboru jest pięć stopni:

  • Very productive – aktywności, które uznajesz jako wyjątkowo produktywne i wpływające na realizację Twoich celów i aspiracji.
  • Productive – aktywności pożądane i produktywne.
  • Neutral – aktywności neutralne.
  • Distracting – aktywności, które Cię rozpraszają i odciągają od Twoich celów i aspiracji.
  • Very distracting – aktywności wyjątkowo rozpraszające.

Dzięki takiemu stopniowaniu, będziesz w stanie zobaczyć na raportach jak rozkłada się Twoja produktywność w ciągu dnia czy miesiąca, oraz jakie są proporcje. Wyliczony zostanie również Twój tzw. Productivity Pulse:

20140708_mierzenieczasu_RT4

Zasada jest prosta: zależy Ci na maksymalizacji aktywności produktywnych oraz eliminacji aktywności rozpraszających.

Na początku nie przejmuj się za bardzo tym stopniowaniem. Dojdziesz z czasem jak ocenić poszczególne podkategorie. Postaraj się jednak, by stopni „very productive” nie było zbyt wiele. Inaczej wpadniesz w złudzenie, że robisz bardzo produktywne rzeczy i stracisz informację ile rzeczywiście aktywności znacząco wpływa na Twoje cele.

Ja na przykład jako distracting ustawiłem podkategorię czytania blogów. Mimo że jest to jeden z elementów mojego rozwoju i regularnie śledzę blogi merytoryczne by poszerzać własne kompetencje, to zauważyłem że mam tendencję do przesadzania w tym obszarze. Stąd taka ocena tej aktywności. Zależy mi na zwiększaniu aktywności wysoce produktywnych, jak na przykład tworzenie nowych modułów projektu „Ogarnij Chaos”. O czytaniu blogów na pewno nie zapomnę, a ustawienie ich jako rozpraszające pozwolą mi się lepiej kontrolować.

Podczas wdrożenia ustawiłem te stopnie na razie tak, jak mi się wydaje. W trakcie używania na pewno podmienię te typy na bazie wniosków, które wyciągnę.

Przypisanie aktywności do kategorii

System działa w taki sposób, że wiele popularnych stron i aplikacji kategoryzowana jest automatycznie. Nie musisz się tym martwić. Możesz jednak modyfikować te przypisania w zakładce Categorize Activities (https://www.rescuetime.com/categorize/activities) . Po takim przypisaniu system będzie pamiętać o Twojej preferencji i następnym razem przypisze już aktywność wg Twojego ustawienia.

To tu będziesz miał na początku dużo pracy. Musisz nauczyć system jak kategoryzować Twoje aktywności.

20140708_mierzenieczasu_RT5

Konfiguracja celów

Kolejną funkcją, którą zdecydowałem się używać, są cele ( https://www.rescuetime.com/goals ). RescueTime mierzy Twoje aktywności i może ją porównać z celami, które sobie wyznaczyłeś. Możesz na przykład określić ile maksymalnie czasu dziennie chciałbyś spędzić na Facebook’u albo na obsłudze e-mail.

Tu trochę eksperymentuję. Zobaczymy jak to zadziała w praktyce. Ustawiłem sobie następujące cele na początek:

20140708_mierzenieczasu_RT6

  • Mniej niż 2 godziny dziennie na aktywności rozpraszające
  • Mniej niż 1 godzina dziennie na email
  • Mniej niż 45 minut na Facebook
  • Więcej niż 4 godziny aktywności produktywnych dziennie
  • Mniej niż 12 minut na LinkedIn

Podobnie jak z ustawieniem stanów w podkategoriach, zakładam że cele będę modyfikować w czasie dostosowując je do rzeczywistego rytmu dnia.

Konfiguracja alarmów

Wraz z celami postanowiłem również skonfigurować powiadomienia, czyli tzw. alarmy (https://www.rescuetime.com/alerts). W momencie, gdy popadasz w niezbyt pożądane aktywności, RescueTime wyśle Ci odpowiednie powiadomienie. A także gdy działasz produktywnie, może Ci wysłać pochwałę lub gratulacje.

Na razie bardziej testowo skonfigurowałem następujące powiadomienia:

20140708_mierzenieczasu_RT7

Jeżeli w ciągu dnia przepracuję w sumie 5 godzin w sposób produktywny otrzymuję powiadomienie:

„BRAWO! Dziś już przepracowałeś 5 godzin w sposób produktywny! Możesz odpocząć :)”

Jeżeli w ciągu dnia spędzę ponad 24 minuty na LinkedIn otrzymuję ostrzeżenie:

„UWAGA! Przeginasz z LinkedIn! Spędziłeś na nim dziś już 30 minut!”

Jeżeli w ciągu dnia spędzę ponad godzinę na Facebook’u otrzymuję ostrzeżenie:

„UWAGA! Przeginasz z Fejsbukiem. Spędziłeś na nim dziś godzinę!”

Po pierwszych dniach widzę, że ta funkcjonalność szczególnie mi się podoba. Już mam pomysły na kolejne prztyczki w nos, ale i pochwały! Szczególnie te pochwały są świetnym pomysłem – możesz się nagradzać fajnymi komunikatami a także nagrodami, bo system oprócz notyfikacji może otworzyć Ci konkretny adres w przeglądarce. Ale to skonfiguruję w przyszłości. Nie wszystko na raz.

Ciekawą opcją do sprawdzenia w przyszłości jest również integracja z Zapier, czyli możliwość wysyłana powiadomień do innych aplikacji, których używasz.

Raporty

Ostatnią funkcjonalnością, którą wdrożyłem są raporty. W zasadzie nie musiałem ich jakoś specjalnie wdrażać – są dostępne od pierwszego uruchomienia. Przez wdrożenie rozumiem to, że wplotłem analizę raportów do mojego rytmu tygodniowego i miesięcznego.

20140708_mierzenieczasu_RT8

Możliwości analizy jest bardzo wiele. Może oglądać dane wg typu aplikacji, kategorii, stanu produktywności czy pod kątem sprostania celom które sobie postawiłeś:

20140708_mierzenieczasu_RT9

Każdy raport ma kilka podraportów: wg danego dnia, według czasu, analizę trendów czy możliwość dodatkowego przekroju, na konkretnej pory dnia.

20140708_mierzenieczasu_RT10

To wszystko jednak wszystko funkcjonalności zaawansowane, które z czasem będę wykorzystywać jeszcze bardziej intensywnie. Póki co jestem również ciekawy jeszcze jednego wskazania. Ile miesięcznie czasu spędzę w aplikacji RescueTime? 🙂

Na początek w obszarze mojego zainteresowania są raporty:

  • Realizacji celów
  • Rozbicia czasu na kategorie i podkategorie
  • Czas spędzany w danej aplikacji
  • Rytm produktywności – w jakich porach dnia jestem najbardziej produktywny?

Podsumowując

RescueTime wydaje mi się bardzo dobrą aplikacją, która może dać informację zwrotną w jaki sposób pracujesz. Jak każdy tego typu system należy uważać, aby nie przesadzić – to ma być tylko wskaźnik, a nie wyrocznia. Myślę, że może przydać się osobom, które dużo pracują przy komputerze i jednocześnie nie mają otoczenia czy szefa, które jest im w stanie dać tego typu informację zwrotną. Szczególnie zadowoleni mogą być wszelkiego rodzaju wolni strzelcy, graficy, programiści, projektanici, blogerzy, coache czy konsultanci.

Jeżeli aplikacja RescueTime Cię zainteresowała zachęcam do wypróbowania i podzielenia się swoimi wnioskami z analizy tego jak działasz. Zanim zaczniesz, koniecznie zapoznaj się z polityką prywatności producenta i oceń czy nie masz nic przeciwko przesyłania swoich danych na temat tego jak pracujesz na komputerze do chmury. RescueTime jest aplikacją płatną dostępną w dwóch planach: bezpłatnym, z ograniczoną funkcjonalnością (RescueTime Lite) oraz pełną, płatną 9 USD /miesiąc (RescueTime Premium). Dostępny jest również 14 dniowy okres próbny dla wersji Premium.

Pytanie: Co sądzisz o takim mierzeniu własnych aktywności? Czy to w ogóle ma sens?

6 myśli nt. „Czy wiesz ile czasu spędzasz na emailach?

  1. Kolejny interesujący wpis o przydatnych w codziennej pracy narzędziach. RescueTime znam już od pewnego czasu, ale zgadzam się z tym, że jest to niezły miernik marnotrawstwa czasu w sieci (i nie tylko). 🙂 Nawet darmowa wersja pozwala szybko zorientować się, że wiele czynności niekoniecznie jest produktywnych. Ja po miesiącu monitorowania czasu pracy przez RescueTime i szybkiej ocenie wyników wyciąłem natychmiast całą zawartość folderu Zakładki w używanym przeze mnie w biurze Firefoxie (z tej przeglądarki korzystam). Dodatkowo z paska zakładek wyleciały wszystkie skróty nie mające związku z pracą (została bankowość elektroniczna, gmail, strony „branżowe”, focus@will, e.ggtimer i Nozbe). Przeglądarkę mam więc w postaci niemal „czystej”. Wyłączyłem też powiadomienia skype/gg (w sumie i tak rzadko używanych). Uznałem, że z ciekawymi, pożytecznymi stronami i tymi, które mogą spowodować, że stracę kontrolę nad czasem spędzanym sieci, zapoznam się w domu, po pracy, w ramach relaksu. Tutaj najchętniej wykorzystuję tablet, na którym zresztą wspomniana przez Ciebie aplikacja także znakomicie działa i monitoruje nasze poczynania. Radykalne podejście, dla osób które kompletnie tracą kontrolę w internecie, to odłączenie kabla sieciowego, lub wyłączenie wi-fi. Tylko, że rzadko można sobie teraz na to pozwolić, bo bez internetu w wielu momentach nie da się wiele zdziałać. 🙂

  2. Dzięki za artykuł, potestujemy (czhyba w „skup się” Leo Babauta czytałem o takich „agresywnych” aplikacjach a sam używam od lat Manictime tylko ze jak pisze Dominik komputer nie jest jedynym urzadzeniem z internetem i tego mi brakowało. jeszcze raz dzieki za artykuł.

  3. Pingback: Jak sprawić, aby Facebook nie przeszkadzał w pracy? - Near-perfect performance

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s