Jak radzić sobie ze spiętrzeniami? Instrukcja krok po kroku

Są takie sytuacje, że nagle w jednym czasie wszystkie Przedsięwzięcia, które realizujesz skumulują się i nastąpi spiętrzenie. Z przerażeniem stwierdzisz, że nie jesteś w stanie tego wszystkiego ogarnąć i nie ma sposobu, by zrobić wszystko co obiecałeś. Czas nie jest z gumy, doba ma tylko 24 godziny i czasami nie dasz rady tego wszystkiego upchnąć, nawet gdy zrezygnujesz ze snu. W takiej sytuacji najważniejsze to nie wpadać w panikę, tylko podejść do problemu metodycznie.

20140623_spietrzenia

Zdjęcie z kolekcji (c)Toms Baugis Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

Niedawno dość duże spiętrzenie przydarzyło się w mojej działalności.

Wszystko zaczęło się od zaplanowanego krótkiego urlopu. Zaraz po powrocie miałem zaplanowane aktywności projektowe dla moich Klientów i tygodniowe „tourne po Polsce”: wykłady w Warszawie, Poznaniu, Krakowie i Gdańsku. Planując przed urlopem założyłem, że pojawi się małe spiętrzenie i rozplanowałem jego rozładowanie na czas tournee.

A potem cała układanka się posypała jak domek z kart. „Tournee” okazało się bardziej intensywne niż pierwotnie zakładałem, a zaraz po jego zakończeniu rozchorowałem się, co skutecznie wyłączyło mnie na prawie cały tydzień z jakiejkolwiek aktywności biznesowej. Łatwo się domyślić, że ta niespodziewana sytuacja spowodowała, że zamiast spokojnie pracować w założonym rytmie, musiałem przejść do trybu awaryjnego. Jednym z jego objawów był brak co poniedziałkowego wpisu na blogu, co być może zauważyłeś.

Sytuacja została już opanowana, ale pomyślałem, że może przydatne będzie dla Ciebie prześledzenie procesu, który stosuję gdy spiętrzy się zbyt wiele zobowiązań. To tylko kwestia czasu, gdy każdemu z nas wydarzy się kolejne niespodziewane spiętrzenie. Oto co robię w takiej sytuacji.

Zaakceptuj fakt, że nie zrobisz wszystkiego – skoro się już spiętrzyło, to przestań się łudzić, że nadgonisz wszystko i jakoś to wciśniesz. Im szybciej przejdziesz do trybu awaryjnego tym lepiej.

Znajdź czas na chwilę refleksji – jak najszybciej odetnij się od wszystkiego i zamknij się sam ze sobą na 30 minut. Potrzebujesz chwilę pomyśleć, a czytanie e-maili czy odbieranie telefonów w tym nie pomoże.

Wypisz wszystkie aktywne zobowiązania – weź czystą kartkę papieru i zrób listę tego, co musisz zrobić w najbliższym czasie. Zerknij do Systemu i przejrzyj Przedsięwzięcia, które realizujesz. Sprawdź co masz kalendarzu. Przypomnij sobie, czego nie zapisałeś.

Podziel zobowiązania na 3 kategorie – teraz przypisz do każdego punktu na liście jedną z liter:

  • A – zobowiązania, które bezwarunkowo muszą się wydarzyć – to wszystkie te, które muszą być zrobione. W mojej sytuacji to były obiecane wystąpienia i projekty, za które Klient już zapłacił i których odwołanie nie wchodziło w grę. Wpadły tu również 2 bardzo ważne telefony dotyczące sprzedaży nowych projektów.
  • B – zobowiązania, które powinny się wydarzyć – to wszystko to, co wiesz, że jest bardzo ważne i powinno się wydarzyć, ale jak się nie wydarzy to wiesz, że jesteś w stanie ten brak stosunkowo łatwo nadrobić w przyszłości. Tą literą oznaczyłem wszystkie pozostałe aktywności sprzedażowe, jeden z projektów oraz poniedziałkowy wpis na bloga.
  • C – zobowiązania, które dobrze by było, aby się wydarzyły – w tej kategorii lądują te, które planowałeś zrobić, ale ich brak nie spowoduje istotnych konsekwencji dla Twojego biznesu, pracy lub życia. U mnie to były projekty rozwojowe, które obecnie realizuję oraz spotkanie z kategorii „relacyjnych”, podtrzymujące moje kluczowe relacje.

Zaplanuj w kalendarzu realizację zobowiązań z kategorii A – teraz czas na detaliczne planowanie. Dokładnie zaplanuj w kalendarzu, kiedy wydarzą się zadania z kategorii A. Planuj pesymistycznie – przyjmij, że zajmą więcej niż standardowo. Nie możesz pozwolić sobie na kolejne niedoszacowania. Jeżeli zobowiązania z kategorią A nie mieszczą się w kalendarzu, wróć do punktu poprzedniego i przenieś część zobowiązań z kategorii A do B i C. To może być bardzo nieprzyjemna część procesu.

Renegocjuj zobowiązania z kategorii B – co do zasady, zobowiązania z kategorii B musisz jakoś przesunąć lub zmienić. Uzgodnij zmianę terminu, zmniejsz wymagania albo poproś o odroczenie terminu wykonania. Możesz się również z nich wycofać (ponosząc oczywiście konsekwencje tej decyzji). Przede wszystkim jednak rozmawiaj z zainteresowanymi – zwykle wiele ustaleń można pozmieniać. W mojej sytuacji opóźniłem wpis na bloga o prawie 2 tygodnie, przełożyłem część spotkań projektowych (te, które nie powodowały kosztów u Klienta i nie godziły w przyjęty harmonogram), a także przełożyłem wszystkie zaplanowane działania sprzedażowe na czas „po chorobie”.

Zrezygnuj z zobowiązań w kategorii C – podobnie jak w punkcie pierwszym – zaakceptuj fakt, że tych zobowiązań nie zrobisz. Nawet ich nie planuj. Wrócisz do nich po wyjściu z trybu awaryjnego.

W miarę możliwości poinformuj zainteresowanych o zmianach w zobowiązaniach B i C – jeśli to możliwe i nie zakłóci realizacji zadań w kategorii A, poinformuj zainteresowanych o zmianach. 10 czerwca udało mi się wrzucić na Facebook, LinkedIn i Twitter informację o rozchorowaniu się.

Postępuj zgodnie z planem do czasu usunięcia spiętrzenia – teraz już możesz realizować plan, który stworzyłeś.

W miarę możliwości nadrób zaległości z kategorii B – jeżeli okaże się, że planowałeś zbyt pesymistycznie i zadania z kategorii A wykonasz wcześniej, zaoszczędzony bufor można wykorzystać na wcześniejszą realizację kategorii B.

Po rozładowaniu spiętrzenia przeanalizuj sytuację i wyciągnij wnioski na przyszłość – jak już sytuacja się uspokoi zastanów się, z jakich powodów znalazłeś się w takim położeniu. Oddziel to na co nie miałeś wpływu, od tego na co miałeś. Znajdź sposoby, by w przyszłości zminimalizować ryzyko wystąpienia podobnego zdarzenia. W moje sytuacji powodów było kilka. Ten, na który nie miałem wpływu to oczywiście choroba. Za to z kwestii, które mogłem rozegrać inaczej to planowanie tygodnia wyjazdowego. Założyłem zbyt optymistycznie, że oprócz uczestniczenia w „Tournee”, uda mi się jeszcze zrobić kilka rzeczy w hotelu i „w trasie”. Lekcję, którą wyciągnąłem dla siebie to zmniejszenie optymizmu w planowaniu działań podczas wyjazdów służbowych.

Mam nadzieję, że powyższa analiza pomoże Ci łatwiej poradzić sobie z sytuacją następnego spiętrzenia. Życzę Ci, aby takie sytuacje zdarzały się jak najrzadziej.

Pytanie: Jak Ty radzisz sobie w sytuacji, gdy nagle masz zbyt wiele spraw do załatwienia w krótkim czasie?

4 myśli nt. „Jak radzić sobie ze spiętrzeniami? Instrukcja krok po kroku

  1. No tak, a jeśli wszystkie zobowiązania są kategorii „A”? Doświadczony manager potrafi sobie radzić ze skategoryzowanymi zadaniami (Ojej, co za trudne słowo wymyśliłem! Może są lepsze polskie odpowiedniki?) Spiętrzenie występuje tylko wtedy, gdy wszystkie zadania mają tą samą kategorię A.
    Ale słuszne spostrzeżenie „Zaakceptuj fakt, że nie zrobisz wszystkiego..”. Tylko zabrakło mi dobrej rady Marcinie – deleguj zadania – jeśli możesz. Skoro jest sytuacja kryzysowa i trzeba działać w trybie awaryjnym – to jedno z działań w tym trybie to dodatkowa delegacja zadań (co nie oznacza że delegowania należy używać tylko w sytuacjach awaryjnych – NIE, delegujemy zawsze, a w takiej sytuacji delegujemy więcej). Gdy do wykonania zadań nie możemy wysłać naszych pułkowników, to wyślijmy naszych kapitanów, lub poruczników. Wszak oni też kiedyś będę chcieli zostać pułkownikami 🙂
    Niech klient podejmie decyzję. Niech on zarządzi ryzykiem. Jeśli priorytetem jest termin wykonania zadania, to musi to zrobić ktoś inny. A jeśli priorytetem jest wykorzystanie konkretnego zasobu, to musi zmienić termin realizacji. Ale to jest decyzja klienta i takie opcje musi od nas dostać w sytuacji awaryjnej. To jego decyzja.

    To jest moja metoda działania w sytuacjach awaryjnego spiętrzenia. (podkreślam – awaryjnego)
    Pozdrawiam

  2. Wpis ciekawy, warto przypominać o metodyce radzenia sobie ze spiętrzeniami, bo niby większość o tym wie, a i tak w podbramkowej sytuacji często działa się chaotycznie i nerwowo, chcąc szybko ugasić ”pożary”. Artur w komentarzu powyżej proponuje delegować zadania i włączać klienta w proces przezwyciężania kryzysu. Mam wątpliwości co do tego. Czasem istotnych zadań nie można delegować, musimy je zrobić my i tylko my. Druga sprawa dotyczy tego, że klient wcale nie musi chcieć angażować się w kryzys, powstały po naszej stronie. On chce mieć zakontraktowane rozwiązanie lub produkt dostarczone w uzgodnionym terminie i o jakichkolwiek opóźnieniach nie ma w ogóle mowy. Co wtedy? 🙂

    • Dominiku, gdyby z pozycji klienta można było sobie „wykupić” ubezpieczenie na wieczny spokój, to dostawca zaproponowałby astronomiczną cenę. A ta nie jest biznesowo uzasadniona. Więc każdy kontrakt jest pewnego rodzaju kompromisem, gdzie obie strony godzą się na zadowalający je poziom ryzyka. W ostatecznym rozrachunku, nie można się posłużyć wymówką „bo mój dostawca zawiódł..”. Jeśli tak jest (dostawca zawiódł), a priorytetem dla ciebie jest osiągniecie celu, to bierzesz zadanie na siebie. Musisz zadecydować o swoich pryncypiach. czy jesteś w stanie odwlec zadanie, czy też realizujesz je innymi środkami. (odwieczny dylemat – czekam, czy robię sam?) Tak, klient nie chce się angażować po stronie dostawcy. Ale nie zmienia to faktu, że musi podjąć decyzję o swoich priorytetach w sytuacjach awaryjnych. A z dostawcą może się rozliczyć przy pomocy innych mechanizmów umownych.
      Wiele razy stykałem się z pytaniem – co jest lepsze? 100% zadań wykonanych dobrze, za to w nieokreślonym czasie (i tym samym budżecie), czy też 80% zadań z wynikiem dobrze, ale za to w konkretnym terminie. O tej różnicy decyduje właśnie każdy z nas, kategoryzując zadania, co w moim mniemaniu było sednem wypowiedzi Marcina. Na swój użytek nazwałem to „zasadą nieoznaczoności przedsięwzięcia” na wzór zasady nieoznaczoności Heisenberga 🙂

  3. Świetne komentarze Panowie 🙂 @Artur, rzeczywiście pominąłem temat delegowania, mając go z tyłu głowy jako oczywisty (w sensie, wychodząc z założenia, że to co się dało już zostało zdelegowane i nadal zostało spiętrzenie. Ale po Twoim komentarzu dopiszę tę brakującą część. Dziękuję za uzupełnienie i inspirację.

    Kwestie zarządzania oczekiwaniami Klienta i zaangażowanie go w podejmowanie decyzji, to temat na zupełnie inną opowieść. Tekst pisałem raczej pod kątem pracowników w organizacjach i spiętrzeniu w kontekście ilości spraw na głowie. W przypadku relacji Klient – Dostawca temat będzie bardziej złożony (choć oczywiście możemy przyjąć, że każdy pracownik, to taki dostawca dla organizacji). Myślę, że dla wielu Czytelników wstawienie w miejsce słowa Klient, słowa menedżer lub współpracownik ułatwi trochę sprawę.

    @Dominik – dwie uwagi. Co do delegowania są różne szkoły, zwykle jednak praktyka pokazuje, że większość rzeczy da się oddać (nie ma ludzi niezastąpionych). Inna sprawa, że często z różnych powodów nie chcemy lub nie opłaca się tego robić. Wszystko zależy od roli w organizacji, pełnionych funkcji i kontekstu sytuacji. Druga kwestia to zarządzenie oczekiwaniami Klienta. Osobiście wyznaję zasadę, że w projekcie czy nawet ogólnie, w pracy wszystko jest negocjowalne. Jeśli Klient oczekuje 100% rezultatów w nienaruszalnym terminie, to jest to postawione oczekiwanie. W zależności od sytuacji możemy analizować różne warianty: dosypanie zasobów, zastosowanie kar umownych, aneks do umowy, żądanie zmiany, etc. Ale tak jak mówię – tu już w chodzimy w zarządzanie kontraktem i oczekiwaniami Klienta, a nie o tym był ten wpis 😉

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s