Jak radzić sobie ze spiętrzeniami? Instrukcja krok po kroku

Są takie sytuacje, że nagle w jednym czasie wszystkie Przedsięwzięcia, które realizujesz skumulują się i nastąpi spiętrzenie. Z przerażeniem stwierdzisz, że nie jesteś w stanie tego wszystkiego ogarnąć i nie ma sposobu, by zrobić wszystko co obiecałeś. Czas nie jest z gumy, doba ma tylko 24 godziny i czasami nie dasz rady tego wszystkiego upchnąć, nawet gdy zrezygnujesz ze snu. W takiej sytuacji najważniejsze to nie wpadać w panikę, tylko podejść do problemu metodycznie.

20140623_spietrzenia

Zdjęcie z kolekcji (c)Toms Baugis Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

Niedawno dość duże spiętrzenie przydarzyło się w mojej działalności.

Wszystko zaczęło się od zaplanowanego krótkiego urlopu. Zaraz po powrocie miałem zaplanowane aktywności projektowe dla moich Klientów i tygodniowe „tourne po Polsce”: wykłady w Warszawie, Poznaniu, Krakowie i Gdańsku. Planując przed urlopem założyłem, że pojawi się małe spiętrzenie i rozplanowałem jego rozładowanie na czas tournee.

A potem cała układanka się posypała jak domek z kart. „Tournee” okazało się bardziej intensywne niż pierwotnie zakładałem, a zaraz po jego zakończeniu rozchorowałem się, co skutecznie wyłączyło mnie na prawie cały tydzień z jakiejkolwiek aktywności biznesowej. Łatwo się domyślić, że ta niespodziewana sytuacja spowodowała, że zamiast spokojnie pracować w założonym rytmie, musiałem przejść do trybu awaryjnego. Jednym z jego objawów był brak co poniedziałkowego wpisu na blogu, co być może zauważyłeś.

Sytuacja została już opanowana, ale pomyślałem, że może przydatne będzie dla Ciebie prześledzenie procesu, który stosuję gdy spiętrzy się zbyt wiele zobowiązań. To tylko kwestia czasu, gdy każdemu z nas wydarzy się kolejne niespodziewane spiętrzenie. Oto co robię w takiej sytuacji.

Zaakceptuj fakt, że nie zrobisz wszystkiego – skoro się już spiętrzyło, to przestań się łudzić, że nadgonisz wszystko i jakoś to wciśniesz. Im szybciej przejdziesz do trybu awaryjnego tym lepiej.

Znajdź czas na chwilę refleksji – jak najszybciej odetnij się od wszystkiego i zamknij się sam ze sobą na 30 minut. Potrzebujesz chwilę pomyśleć, a czytanie e-maili czy odbieranie telefonów w tym nie pomoże.

Wypisz wszystkie aktywne zobowiązania – weź czystą kartkę papieru i zrób listę tego, co musisz zrobić w najbliższym czasie. Zerknij do Systemu i przejrzyj Przedsięwzięcia, które realizujesz. Sprawdź co masz kalendarzu. Przypomnij sobie, czego nie zapisałeś.

Podziel zobowiązania na 3 kategorie – teraz przypisz do każdego punktu na liście jedną z liter:

  • A – zobowiązania, które bezwarunkowo muszą się wydarzyć – to wszystkie te, które muszą być zrobione. W mojej sytuacji to były obiecane wystąpienia i projekty, za które Klient już zapłacił i których odwołanie nie wchodziło w grę. Wpadły tu również 2 bardzo ważne telefony dotyczące sprzedaży nowych projektów.
  • B – zobowiązania, które powinny się wydarzyć – to wszystko to, co wiesz, że jest bardzo ważne i powinno się wydarzyć, ale jak się nie wydarzy to wiesz, że jesteś w stanie ten brak stosunkowo łatwo nadrobić w przyszłości. Tą literą oznaczyłem wszystkie pozostałe aktywności sprzedażowe, jeden z projektów oraz poniedziałkowy wpis na bloga.
  • C – zobowiązania, które dobrze by było, aby się wydarzyły – w tej kategorii lądują te, które planowałeś zrobić, ale ich brak nie spowoduje istotnych konsekwencji dla Twojego biznesu, pracy lub życia. U mnie to były projekty rozwojowe, które obecnie realizuję oraz spotkanie z kategorii „relacyjnych”, podtrzymujące moje kluczowe relacje.

Zaplanuj w kalendarzu realizację zobowiązań z kategorii A – teraz czas na detaliczne planowanie. Dokładnie zaplanuj w kalendarzu, kiedy wydarzą się zadania z kategorii A. Planuj pesymistycznie – przyjmij, że zajmą więcej niż standardowo. Nie możesz pozwolić sobie na kolejne niedoszacowania. Jeżeli zobowiązania z kategorią A nie mieszczą się w kalendarzu, wróć do punktu poprzedniego i przenieś część zobowiązań z kategorii A do B i C. To może być bardzo nieprzyjemna część procesu.

Renegocjuj zobowiązania z kategorii B – co do zasady, zobowiązania z kategorii B musisz jakoś przesunąć lub zmienić. Uzgodnij zmianę terminu, zmniejsz wymagania albo poproś o odroczenie terminu wykonania. Możesz się również z nich wycofać (ponosząc oczywiście konsekwencje tej decyzji). Przede wszystkim jednak rozmawiaj z zainteresowanymi – zwykle wiele ustaleń można pozmieniać. W mojej sytuacji opóźniłem wpis na bloga o prawie 2 tygodnie, przełożyłem część spotkań projektowych (te, które nie powodowały kosztów u Klienta i nie godziły w przyjęty harmonogram), a także przełożyłem wszystkie zaplanowane działania sprzedażowe na czas „po chorobie”.

Zrezygnuj z zobowiązań w kategorii C – podobnie jak w punkcie pierwszym – zaakceptuj fakt, że tych zobowiązań nie zrobisz. Nawet ich nie planuj. Wrócisz do nich po wyjściu z trybu awaryjnego.

W miarę możliwości poinformuj zainteresowanych o zmianach w zobowiązaniach B i C – jeśli to możliwe i nie zakłóci realizacji zadań w kategorii A, poinformuj zainteresowanych o zmianach. 10 czerwca udało mi się wrzucić na Facebook, LinkedIn i Twitter informację o rozchorowaniu się.

Postępuj zgodnie z planem do czasu usunięcia spiętrzenia – teraz już możesz realizować plan, który stworzyłeś.

W miarę możliwości nadrób zaległości z kategorii B – jeżeli okaże się, że planowałeś zbyt pesymistycznie i zadania z kategorii A wykonasz wcześniej, zaoszczędzony bufor można wykorzystać na wcześniejszą realizację kategorii B.

Po rozładowaniu spiętrzenia przeanalizuj sytuację i wyciągnij wnioski na przyszłość – jak już sytuacja się uspokoi zastanów się, z jakich powodów znalazłeś się w takim położeniu. Oddziel to na co nie miałeś wpływu, od tego na co miałeś. Znajdź sposoby, by w przyszłości zminimalizować ryzyko wystąpienia podobnego zdarzenia. W moje sytuacji powodów było kilka. Ten, na który nie miałem wpływu to oczywiście choroba. Za to z kwestii, które mogłem rozegrać inaczej to planowanie tygodnia wyjazdowego. Założyłem zbyt optymistycznie, że oprócz uczestniczenia w „Tournee”, uda mi się jeszcze zrobić kilka rzeczy w hotelu i „w trasie”. Lekcję, którą wyciągnąłem dla siebie to zmniejszenie optymizmu w planowaniu działań podczas wyjazdów służbowych.

Mam nadzieję, że powyższa analiza pomoże Ci łatwiej poradzić sobie z sytuacją następnego spiętrzenia. Życzę Ci, aby takie sytuacje zdarzały się jak najrzadziej.

Pytanie: Jak Ty radzisz sobie w sytuacji, gdy nagle masz zbyt wiele spraw do załatwienia w krótkim czasie?