Chcesz to wszystko ogarnąć? Zacznij od tego!

Postawmy sprawę jasno: jeżeli w dzisiejszych czasach nie używasz żadnej aplikacji do śledzenia Przedsięwzięć które realizujesz, zwyczajnie tracisz czas! W połowie roku 2014, gdy powszechne jest korzystanie z wszelkiego rodzaju aplikacji wspomagających pracę umysłową takich jak smartphone’y, komunikatory, emaile, notatniki elektroniczne, czy kalendarze elektroniczne, nie posiadanie w swoich narzędziach Systemu do Zarządzania Zadaniami jest po prostu zaniedbaniem i obniżaniem własnych możliwości.

20140618_aplikacje_zarzadzania_zadaniami_resize

Długo zastanawiałem się jak ująć ten temat. Dotychczas na spotkaniach ze mną lub nawet na tym blogu mogłeś przeczytać, że masz 3 możliwości:

  • Opcja 1: System papierowy
  • Opcja 2: System zbudowany z tego co masz do dyspozycji
  • Opcja 3: Aplikacje dedykowane do Zarządzania Zadaniami

Bałem się, że tego typu wpis i rekomendacja może zostać odebrany jako zaszyta reklama jakiegoś konkretnego rozwiązania albo marketingowy bełkot, który ma Cię przekonać do zakupu jednego z istniejących produktów. To ryzyko nadal istnieje, ale też nie powinno mnie powstrzymywać przed podzieleniem się z Tobą najnowszymi, sprawdzonymi technikami zwiększania własnej produktywności. Tym bardziej, że rola oprogramowania w zwiększaniu Twoich możliwości będzie tylko rosła.

Im dłużej zgłębiam tematykę ogarniania chaosu, im więcej Systemów Wspierania Produktywności buduję i wdrażam, tym bardziej utwierdzam się w przekonaniu, że jedynie Opcja 3 pomoże Ci w pełni wszystko ogarnąć i pozwoli w najlepszy możliwy sposób wykorzystać Twój czas. Opcje 1 i 2 można traktować jako stany przejściowe, do zbudowania prototypu i sprawdzenia jakich funkcji potrzebujesz, jednakże nie można na nich poprzestawać.

Oczywiście nie jest tak, że w Opcji 1 lub 2 (lub nawet Opcji 0 – brak Systemu Zarządzania Zadaniami) nie możesz być produktywny. Możesz. Znam wiele osób, które ogarniają swoje sprawy z użyciem kartki papieru lub zwykłego kalendarza i są zadowolone z efektów. Jednakże jedynie osoby korzystające z dedykowanych aplikacji do zarządzania zadaniami wykazują zdecydowanie wyższy poziom kontroli i skuteczności od tych wymienionych wcześniej. Cytując jednego z moich Klientów, pana Tomasza Berdygę, Chief Innovation Officer w Instytucie Kardiologii w Warszawie: „zacząłem się zastanawiać jak wyglądała moja wcześniejsza praca i jak to możliwe, że teraz w tym samym czasie robię znacznie więcej”.

Używanie dedykowanej aplikacji do zarządzania zadaniami daje Ci następujące przewagi:

Pełne uporządkowanie informacji o wszystkich Przedsięwzięciach, które realizujesz – aplikacje dedykowane pozwalają Ci zgromadzić w jednymi miejscu wszystkie informacje niezbędne do realizacji Twoich Przedsięwzięć i przedstawić je w ergonomicznym interfejsie. W jednej aplikacji posiadasz wgląd w Twoje wszystkie zobowiązania.

Możliwość oglądania zadań w różnych widokach – możesz oglądać informacje o Twoich zadaniach do wykonania w wielu różnych perspektywach, np.: wg Przedsięwzięć które realizujesz, wg planowanej daty zakończenia, wg priorytetu albo wg celu, który masz do zrealizowania. Dzięki temu łatwiej jest Ci określić, które zadanie jest w danym momencie najważniejsze i ma najwyższy priorytet.

Sortowanie – większość aplikacji umożliwia rozbudowane funkcje sortowania Twoich zadań i Przedsięwzięć, dzięki czemu wybór kolejności ich realizacji staje się prostszy.

Wyszukiwanie, filtrowanie i ukrywanie informacji nadmiarowych – jeżeli zaangażowany jesteś w wiele Przedsięwzięć jednocześnie, czasem będziesz chciał okroić widok jedynie do 2 – 3 kluczowych. Wtedy przydadzą Ci się te funkcjonalności.

Możliwość planowania równoległego – zaplanować jedno Przedsięwzięcie jest stosunkowo prosto. Gdy masz do zaplanowania realizację kilkunastu Przedsięwzięć równolegle potrzebne Ci będą możliwości wspierające planowanie.

Możliwość grupowania zadań wokół celów, które masz do zrealizowania – Przedsięwzięcia nie istnieją w próżni. Powinny prowadzić do Celów, które chcesz zrealizować. Bardzo przydatnym widokiem jest możliwość obejrzenia, które Przedsięwzięcia doprowadzą Cię do konkretnego Celu.

Widok wszystkich opcji – aplikacja do zarządzania zadaniami daje Ci podgląd na Twoje wszystkie aktualne zobowiązania. Już nie musisz się domyślać, co komu obiecałeś. Widzisz to jak na dłoni.

Trzeźwa ocena własnych możliwości – to konsekwencja korzyści poprzedniej. Po prostu wiesz ile jeszcze możesz wziąć na siebie nowych zobowiązań. Możesz ocenić również, że to czas na wycofanie się z nadmiarowych zadań.

Większe poczucie kontroli – posiadanie informacji o wszystkim co robisz w dedykowanym, intuicyjnym systemie daje Ci większe poczucie kontroli nad tym co robisz. To naprawdę komfortowa sytuacja, gdy otwierasz swój system i widzisz co jest Twoim priorytetem i które Przedsięwzięcia są na jakim etapie realizacji.

Argumenty do obrony własnego czasu – skoro masz dobre rozeznanie sytuacji oraz własnych możliwości, łatwiej Ci będzie argumentować, dlaczego nie możesz się zająć kolejnym wspaniałym pomysłem Twoich współpracowników. Twoja asertywność wzrasta. I jest oparta o solidne argumenty.

Historia osiągnięć – większość aplikacji pozwala sprawdzać również historię tego co już zrealizowałeś. Gdy trzeba komuś udowodnić, że Ty swoją część pracy wykonałeś lub zwyczajnie wrócić pamięcią do Przedsięwzięcia sprzed pół roku, ta funkcja okazuje się bardzo przydatna.

Odciążenie zasobów własnej pamięci – przechowywanie informacji o realizowanych Przedsięwzięciach w dedykowanym systemie uwalnia Twoją pamięć i uwagę od tych spraw. Mówiąc kolokwialnie „masz wolną głowę” – pozbywasz się obaw, czy o czymś nie zapomniałeś. Możesz spokojnie wyjść z pracy i skupić się na życiu pozazawodowym, bo system daje Ci pewność, że te informacje „tam są” i jutro spokojnie do nich wrócisz.

Lista zadań zawsze pod ręką – dzięki coraz większej powszechności tzw. chmury i urządzeń mobilnych, większość aplikacji oferuje dostęp do danych o Twoich Przedsięwzięciach z dowolnego urządzenia: komputera, smartphone’a czy tabletu. Wkrótce pewnie ze smartwatch’y i innych urządzeń, jak np.: Google Glass czy Twoja lodówka.

Mam nadzieję, że powyższymi argumentami choć trochę przekonałem Cię do poeksperymentowania z aplikacjami do zarządzania zadaniami. Nie obawiaj się, że słowo system i aplikacja to takie techniczne zwroty. Dziś większość z tych aplikacji napisana jest dla zwykłego śmiertelnika – są proste jak obsługa telewizora albo pralki. Nie musisz mieć wiedzy technicznej, aby z nich korzystać. To już nie te czasy, że z takich aplikacji mogły korzystać jedynie informatycy i „osoby techniczne”. Dziś to aplikacja prowadzi Cię za rękę i sama pokazuje jak z niej korzystać.

Jeżeli chcesz spróbować używać takiej aplikacji to zachęcam Cię do wypróbowania aplikacji Nozbe lub Todoist. Są to aplikacje, które polecam osobom, które nigdy wcześniej nie miały do czynienia z tego typu rozwiązaniami. Ewentualnie możesz skorzystać z zestawienia, które kiedyś przygotowałem i wybrać coś dla siebie.

Koniecznie napisz jaka jest Twoja decyzja. Jeśli Cię nie przekonałem, chciałbym się dowiedzieć z jakich powodów. Jeśli spróbowałeś lub już używasz takiej aplikacji – proszę podziel się doświadczeniem. Ja będę miał satysfakcję (i chętnie pomogę, gdy pojawią się pytania) a inni Czytelnicy przekonają się, że nie jest to takie trudne.

10 myśli nt. „Chcesz to wszystko ogarnąć? Zacznij od tego!

  1. Ja już korzystam z aplikacji internetowych, teraz jedynie staram się jeszcze bardziej przenieść swoje wszystkie plany do tych aplikacji i je ogarnąć. Z pewnością takie aplikacje ułatwiają prace z planami bo wszystko jest przejrzyste i łatwe do ogarnięcia.

    Ja na chwilę obecną korzystam z Nozbe, oraz Trello. W drugiej zdecydowanie wygodniej zarządza mi się projektami, bo do każdego zadania mogę dodać checklistę.

  2. Widzę Marcinie, że jesteś gorącym orędownikiem nowoczesnych rozwiązań w usprawnianiu pracy. 🙂 Od pewnego czasu baczniej przyglądam się tym zagadnieniom, choć jeszcze niedawno były mi one zupełnie obce. Wiele osób jest wciąż dość sceptycznych w ocenie przydatności takich aplikacji w codziennej pracy (zresztą sam na to zwracasz uwagę, pisząc że ogarniają oni swoje sprawy z użyciem kartki i/lub zwykłego kalendarza). Mnie nasuwa się takie pytanie: od jakiego poziomu skomplikowania i złożoności codziennych zadań używanie aplikacji wspomagających daje rzeczywistą korzyść? Czyli kiedy pojawia się ten moment, w którym pozostanie przy „starych”, tradycyjnych metodach zaczyna powodować, że nasza produktywność spada? Jak z drugiej strony uniknąć „przekombinowania” tematu, np. przez wybór mało intuicyjnego narzędzia? Pewnym minusem korzystania z takich aplikacji jest to, że w zasadzie trudno być w trybie off-line 🙂 Ja od pewnego czasu testuję aplikację Wunderlist, trochę za wcześnie na wnioski z mojej strony, ale sam pomysł jest ciekawy. Na koniec wspomnę może o pewnym polskim projekcie, rozwijanym od paru lat, a który opiera się na połączeniu tradycyjnego papierowego kalendarza, listy zadań, notatnika, organizera. Pomysłodawca twierdzi, że GTD można z powodzeniem realizować w ten właśnie sposób. Z jednej strony to dobra rzecz dla osób, które lubią pracować z ołówkiem w dłoni, ale gdy zapomni się lub zgubi kalendarz, jest się odciętym od własnych informacji, nie mówiąc już o braku możliwości zarchiwizowania lub zabezpieczenia kluczowych informacji. To poważna wada tego systemu. Jak to trafnie powiedział Albert Einstein „Wszystko trzeba robić tak prosto, jak to tylko jest możliwe, ale nie prościej” 🙂

    • Dominik, poruszasz kilka bardzo ciekawych kwestii.
      1) Kiedy zacząć stosować system zarządzania zadaniami? Osobiście widzę wartość w używaniu tego typu aplikacji nawet przy dość niewielkiej liczbie realizowanych Przedsięwzięć. Systemowe i systematyczne podejście zawsze przyniesie korzyść niezależnie od obłożenia zadaniami. Tym bardziej, że dynamika dzisiejszego świata sprawia, że raczej mamy więcej zobowiązań niż mniej. Można jednak posłużyć się innym wskaźnikiem – dopóki czujesz, że masz nad wszystkimi sprawami kontrolę, osiągasz to na czym Ci zależy i nie czujesz przytłoczenia ilością zadań, tak długo nie ma potrzeby używania narzędzia do zarządzania zadaniami.
      2) Jak nie przekombinować? Przede wszystkim wybrać system, który Ci się podoba i z którego lubisz korzystać. Będziesz używać go codziennie, więc nie może być to narzędzie, którego używasz „z przymusu”. Ważne też, aby wybrać 1 system i używać go minimum przez pół roku. Obserwuję tendencje do zmian aplikacji co miesiąc w poszukiwaniu tej jedynej, „cudownej”. Jeżeli podoba Ci się Wunderlist (zresztą bardzo podobny do Nozbe) to nauczy się go w pełni wykorzystywać, bez szukania „lepszych” rozwiązań.
      3) Bycie offline – czy jeżeli smartphone podpowie Ci, że teraz masz zaplanowane spotkanie z Przyjaciółmi to bardzo naruszy owe bycie „offline”? 🙂
      4) Wspominając o polskim rozwiązaniu papierowym, zapewne chodzi Ci o Multiplaner? Tak jak napisałem – można używać systemów papierowych, ale nie uzyska się wszystkich korzyści wymienionych w powyższym wpisie. Pamiętajmy, że na koniec dnia chodzi o realizację założonych rezultatów. Jeżeli osiągasz je za pomocą kalendarza papierowego, to naprawdę wystarczy. Moje doświadczenia pokazują jedynie, że coraz więcej osób ma tak dużo zobowiązań na głowie, że rozwiązania papierowe (Opcja 1) ani nawet te skonfigurowane np. w Outlooku na bazie funkcji Zadań (Opcja 2) już nie wystarczają.
      5) I jeszcze odpowiedź na Twoje pytanie: „Czyli kiedy pojawia się ten moment, w którym pozostanie przy „starych”, tradycyjnych metodach zaczyna powodować, że nasza produktywność spada?” Aby odpowiedzieć na to pytanie należałoby najpierw zapytać co znaczy dla Ciebie wysoka produktywność, a następnie sprawdzić czy ją osiągasz. Zwykle produktywność związana jest z realizacją własnych Aspiracji i postawionych Celów. Dopiero odnosząc realizację Przedsięwzięć do tych dwóch punktów odniesienia można ocenić czy osiągasz założony poziom produktywności.

  3. Marcinie,

    1) od dłuższego czasu poszukuję aplikacji, która w łatwy i przejrzysty sposób pozwoli mi zarządzać zdaniami (czyli zlecać i sprawdzać postęp wykonania zleconych zadań) dla kilkudziesięciu podległych mi osób. Zadania, które zlecam nie są projektami, więc użycie EPM (~MS project sieciowy) byłoby przerostem formy nad treścią. To czego potrzebuję to prosta aplikacja sieciowa (najlepiej darmowa lub tania), w której spisuję zadanie do realizacji, przypisuję osobę, wyznaczam termin oraz priorytet, a na koniec wykonania zadania dana osoba załącza tam efekt swojej pracy …. Postęp prac sprawdzam w cyklu tygodniowym na jakimś zestawieniu zbiorczym.
    Zadania jakie zlecam to np. przygotowanie raportu A na dzień X, zestawienia B na dzień Y, prezentacji C na spotkanie z klientem w dniu Z… ale ponieważ cały czas organizacja się uczy (niestety nie wszyscy) to wymagane jest ode mnie by sprawdzać czy jest postęp realizacji zadania czy nie… Jak zlecę danej osobie zadanie, to często efekt jest taki, że gdy nie przypomnę o nadchodzącym terminie … to niestety na 90% (po za małymi wyjątkami) wiem, że materiału nie dostanę.
    2) W zestawieniu aplikacji do zarządzania … wskazujesz, że korzystasz z kilku aplikacji Goalscape, Nozbe, Wrike… z czego to wynika? Dlaczego nie z jednej konkretnej?

    Będę wdzięczny za odpowiedź i podpowiedź :-).

    • 1) Myślę, że obydwie wspomniane w tekście aplikacje pozwolą Ci osiągnąć opisane wymagania. Nozbe będzie tańsze (80 PLN/m-c za 20 użytkowników) niż Todoist (21 EUR/ rocznie za użytkownika). Z drugiej strony być może w Todoist udałoby Ci się zaimplementować opisane wymagania w wersji bezpłatnej. Tutaj już jest kwestia szczegółów, które ciężko wywnioskować z tego krótkiego opisu. Trzeba przetestować i sprawdzić. Jeżeli jednak zależy Ci jedynie na śledzeniu powierzonych zadań (czyli de facto listy „Czekam na”) to może najprostszym i najtańszym rozwiązaniem będzie prosty XLS powieszony na OneDrive lub Sharepoint z kolumnami „kto”, „Przedsięwzięcie”, „zadanie”, „na kiedy”, „status realizacji”?. Excel Online jest dostępny bezpłatne na OneDrive.

      2) Bardzo fajne pytanie, może kiedyś napiszę na ten temat oddzielny wpis. Ale już teraz postaram się odpowiedzieć. Nozbe to mój system do zarządzania zadaniami, nad którymi obecnie pracuję. W nim śledzę wszystkie moje zobowiązania osobiste oraz wynikające z projektów, które realizuję. Wrike to mój system do zarządzania dużymi projektami realizowanymi dla Klientów i dużych inicjatyw w firmie (tam gdzie potrzebuję Gantt Chart, śledzenie pracochłonności itp.). To taki mój EPM, w którym śledzę portfel wszystkich inicjatyw. Goalscape służy mi do zarządzania priorytetami i wizualizacji postępu dużych projektów. Więcej o tym jak używam Goalscape napisałem tutaj: https://marcinkwiecinski.pl/2013/11/25/jak-uzywam-goalscape-w-mojej-firmie/

  4. Czy twierdzenie „Jednakże jedynie osoby korzystające z dedykowanych aplikacji do zarządzania zadaniami wykazują zdecydowanie wyższy poziom kontroli i skuteczności od tych wymienionych wcześniej.” jest oparte na intuicji i własnych obserwacjach, czy też istnieje twarda statystyka świadcząca o takiej zależności?

    • Cześć Krzysztof. To raczej moje doświadczenia i obserwacje. Badań nie robiłem. Natomiast prędzej czy później dochodziłem z Klientami do sytuacji, gdy system papierowy niestety spowalniał i nie dawał wszystkich odpowiedzi. Po prostu system papierowy nie bardzo sprawdza się, gdy chcesz sobie z tego systemu coś wyraportować aby szybko podjąć decyzję.Oczywiście wszystko da się przepisać do xls lub innego narzędzia raportującego, ale w natłoku zadań wielu osobom się nie chce. Drugą kwestią jest czytelność papierowego, intensywnie używanego systemu. Jak dużo skreślasz i modyfikujesz może stać się mało czytelny. Odrębną kwestią jest „capturing tool” i tutaj papier już się sprawdza, czasem nawet lepiej niż elektronika.

  5. Dominik pisze: „Z jednej strony to dobra rzecz dla osób, które lubią pracować z ołówkiem w dłoni, ale gdy zapomni się lub zgubi kalendarz, jest się odciętym od własnych informacji, nie mówiąc już o braku możliwości zarchiwizowania lub zabezpieczenia kluczowych informacji. To poważna wada tego systemu.”

    To niestety fałszywy argument. Gdy się zgubi smartfon lub dostęp do sieci też jest się odciętym od własnych informacji. I oczywiście – w dobie smartfonów z aparatami fotograficznymi archiwizacja i zabezpieczenie kluczowych informacji zarejestrowanych na papierze przestało być JAKIMKOLWIEK problemem.

  6. Zgadzam się – i tu i tu można zostać odciętym 🙂 Inna rzecz że wersje elektroniczne można zwykle odzyskać (szczególnie jak masz je w chmurze), a zgubionego notatnika już niekoniecznie. Co do archiwizacji papieru – pełna zgoda. Zdjęcie i już jest w archiwum 🙂 Inna rzecz, że od niedawna używam laptopa z dotykowym wyświetlaczem i niemalże przestałem robić notatki papierowe. Wygodniej mi rysikiem na ekranie w OneNote.

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s