Chcesz to wszystko ogarnąć? Zacznij od tego!

Postawmy sprawę jasno: jeżeli w dzisiejszych czasach nie używasz żadnej aplikacji do śledzenia Przedsięwzięć które realizujesz, zwyczajnie tracisz czas! W połowie roku 2014, gdy powszechne jest korzystanie z wszelkiego rodzaju aplikacji wspomagających pracę umysłową takich jak smartphone’y, komunikatory, emaile, notatniki elektroniczne, czy kalendarze elektroniczne, nie posiadanie w swoich narzędziach Systemu do Zarządzania Zadaniami jest po prostu zaniedbaniem i obniżaniem własnych możliwości.

20140618_aplikacje_zarzadzania_zadaniami_resize

Długo zastanawiałem się jak ująć ten temat. Dotychczas na spotkaniach ze mną lub nawet na tym blogu mogłeś przeczytać, że masz 3 możliwości:

  • Opcja 1: System papierowy
  • Opcja 2: System zbudowany z tego co masz do dyspozycji
  • Opcja 3: Aplikacje dedykowane do Zarządzania Zadaniami

Bałem się, że tego typu wpis i rekomendacja może zostać odebrany jako zaszyta reklama jakiegoś konkretnego rozwiązania albo marketingowy bełkot, który ma Cię przekonać do zakupu jednego z istniejących produktów. To ryzyko nadal istnieje, ale też nie powinno mnie powstrzymywać przed podzieleniem się z Tobą najnowszymi, sprawdzonymi technikami zwiększania własnej produktywności. Tym bardziej, że rola oprogramowania w zwiększaniu Twoich możliwości będzie tylko rosła.

Im dłużej zgłębiam tematykę ogarniania chaosu, im więcej Systemów Wspierania Produktywności buduję i wdrażam, tym bardziej utwierdzam się w przekonaniu, że jedynie Opcja 3 pomoże Ci w pełni wszystko ogarnąć i pozwoli w najlepszy możliwy sposób wykorzystać Twój czas. Opcje 1 i 2 można traktować jako stany przejściowe, do zbudowania prototypu i sprawdzenia jakich funkcji potrzebujesz, jednakże nie można na nich poprzestawać.

Oczywiście nie jest tak, że w Opcji 1 lub 2 (lub nawet Opcji 0 – brak Systemu Zarządzania Zadaniami) nie możesz być produktywny. Możesz. Znam wiele osób, które ogarniają swoje sprawy z użyciem kartki papieru lub zwykłego kalendarza i są zadowolone z efektów. Jednakże jedynie osoby korzystające z dedykowanych aplikacji do zarządzania zadaniami wykazują zdecydowanie wyższy poziom kontroli i skuteczności od tych wymienionych wcześniej. Cytując jednego z moich Klientów, pana Tomasza Berdygę, Chief Innovation Officer w Instytucie Kardiologii w Warszawie: „zacząłem się zastanawiać jak wyglądała moja wcześniejsza praca i jak to możliwe, że teraz w tym samym czasie robię znacznie więcej”.

Używanie dedykowanej aplikacji do zarządzania zadaniami daje Ci następujące przewagi:

Pełne uporządkowanie informacji o wszystkich Przedsięwzięciach, które realizujesz – aplikacje dedykowane pozwalają Ci zgromadzić w jednymi miejscu wszystkie informacje niezbędne do realizacji Twoich Przedsięwzięć i przedstawić je w ergonomicznym interfejsie. W jednej aplikacji posiadasz wgląd w Twoje wszystkie zobowiązania.

Możliwość oglądania zadań w różnych widokach – możesz oglądać informacje o Twoich zadaniach do wykonania w wielu różnych perspektywach, np.: wg Przedsięwzięć które realizujesz, wg planowanej daty zakończenia, wg priorytetu albo wg celu, który masz do zrealizowania. Dzięki temu łatwiej jest Ci określić, które zadanie jest w danym momencie najważniejsze i ma najwyższy priorytet.

Sortowanie – większość aplikacji umożliwia rozbudowane funkcje sortowania Twoich zadań i Przedsięwzięć, dzięki czemu wybór kolejności ich realizacji staje się prostszy.

Wyszukiwanie, filtrowanie i ukrywanie informacji nadmiarowych – jeżeli zaangażowany jesteś w wiele Przedsięwzięć jednocześnie, czasem będziesz chciał okroić widok jedynie do 2 – 3 kluczowych. Wtedy przydadzą Ci się te funkcjonalności.

Możliwość planowania równoległego – zaplanować jedno Przedsięwzięcie jest stosunkowo prosto. Gdy masz do zaplanowania realizację kilkunastu Przedsięwzięć równolegle potrzebne Ci będą możliwości wspierające planowanie.

Możliwość grupowania zadań wokół celów, które masz do zrealizowania – Przedsięwzięcia nie istnieją w próżni. Powinny prowadzić do Celów, które chcesz zrealizować. Bardzo przydatnym widokiem jest możliwość obejrzenia, które Przedsięwzięcia doprowadzą Cię do konkretnego Celu.

Widok wszystkich opcji – aplikacja do zarządzania zadaniami daje Ci podgląd na Twoje wszystkie aktualne zobowiązania. Już nie musisz się domyślać, co komu obiecałeś. Widzisz to jak na dłoni.

Trzeźwa ocena własnych możliwości – to konsekwencja korzyści poprzedniej. Po prostu wiesz ile jeszcze możesz wziąć na siebie nowych zobowiązań. Możesz ocenić również, że to czas na wycofanie się z nadmiarowych zadań.

Większe poczucie kontroli – posiadanie informacji o wszystkim co robisz w dedykowanym, intuicyjnym systemie daje Ci większe poczucie kontroli nad tym co robisz. To naprawdę komfortowa sytuacja, gdy otwierasz swój system i widzisz co jest Twoim priorytetem i które Przedsięwzięcia są na jakim etapie realizacji.

Argumenty do obrony własnego czasu – skoro masz dobre rozeznanie sytuacji oraz własnych możliwości, łatwiej Ci będzie argumentować, dlaczego nie możesz się zająć kolejnym wspaniałym pomysłem Twoich współpracowników. Twoja asertywność wzrasta. I jest oparta o solidne argumenty.

Historia osiągnięć – większość aplikacji pozwala sprawdzać również historię tego co już zrealizowałeś. Gdy trzeba komuś udowodnić, że Ty swoją część pracy wykonałeś lub zwyczajnie wrócić pamięcią do Przedsięwzięcia sprzed pół roku, ta funkcja okazuje się bardzo przydatna.

Odciążenie zasobów własnej pamięci – przechowywanie informacji o realizowanych Przedsięwzięciach w dedykowanym systemie uwalnia Twoją pamięć i uwagę od tych spraw. Mówiąc kolokwialnie „masz wolną głowę” – pozbywasz się obaw, czy o czymś nie zapomniałeś. Możesz spokojnie wyjść z pracy i skupić się na życiu pozazawodowym, bo system daje Ci pewność, że te informacje „tam są” i jutro spokojnie do nich wrócisz.

Lista zadań zawsze pod ręką – dzięki coraz większej powszechności tzw. chmury i urządzeń mobilnych, większość aplikacji oferuje dostęp do danych o Twoich Przedsięwzięciach z dowolnego urządzenia: komputera, smartphone’a czy tabletu. Wkrótce pewnie ze smartwatch’y i innych urządzeń, jak np.: Google Glass czy Twoja lodówka.

Mam nadzieję, że powyższymi argumentami choć trochę przekonałem Cię do poeksperymentowania z aplikacjami do zarządzania zadaniami. Nie obawiaj się, że słowo system i aplikacja to takie techniczne zwroty. Dziś większość z tych aplikacji napisana jest dla zwykłego śmiertelnika – są proste jak obsługa telewizora albo pralki. Nie musisz mieć wiedzy technicznej, aby z nich korzystać. To już nie te czasy, że z takich aplikacji mogły korzystać jedynie informatycy i „osoby techniczne”. Dziś to aplikacja prowadzi Cię za rękę i sama pokazuje jak z niej korzystać.

Jeżeli chcesz spróbować używać takiej aplikacji to zachęcam Cię do wypróbowania aplikacji Nozbe lub Todoist. Są to aplikacje, które polecam osobom, które nigdy wcześniej nie miały do czynienia z tego typu rozwiązaniami. Ewentualnie możesz skorzystać z zestawienia, które kiedyś przygotowałem i wybrać coś dla siebie.

Koniecznie napisz jaka jest Twoja decyzja. Jeśli Cię nie przekonałem, chciałbym się dowiedzieć z jakich powodów. Jeśli spróbowałeś lub już używasz takiej aplikacji – proszę podziel się doświadczeniem. Ja będę miał satysfakcję (i chętnie pomogę, gdy pojawią się pytania) a inni Czytelnicy przekonają się, że nie jest to takie trudne.