Co się dzieje gdy nie wykonujesz przeglądu tygodniowego?

Osoby rozwijające swoją produktywność często twierdzą, że ciężko im zachować nawyk przeglądu tygodniowego. W codziennym zabieganiu nie znajdują czasu na cotygodniową refleksję o nadchodzącym tygodniu. Tak się złożyło, że 2 tygodnie temu również ja nie znalazłem czasu na wykonanie mojego przeglądu. Postanowiłem, więc skorzystać z okazji. Kolejnego tygodnia świadomie zrezygnowałem z jego wykonania. Chciałem sprawdzić co dzieje się, gdy nie robisz przeglądu tygodniowego.

ogarnij_chaos_przeglad_tygodniowy

Wnioski poniżej. Dla niecierpliwych powiem tylko, że na rezygnację z trzeciego przeglądu tygodniowego się nie odważę 🙂

Eksperyment wykonałem z czystej ciekawości, a także chęci upewnienia się, że to co proponuję Klientom nadal jest aktualne. „A może dzisiejsze czasy zmieniły się na tyle, że technika przeglądu tygodniowego nie ma już sensu? Może rzeczywiście lepiej te dwie godziny spożytkować na popchnięcie kolejnych zobowiązań do przodu?”.

Ominięcie pierwszego przeglądu tygodniowego nie było zbyt uciążliwe. Byłem tak zaaferowany projektami rozpoczętymi w ubiegłym tygodniu, że praktycznie tego nie zauważyłem. Z rozbiegu realizowałem zadania z pierwszych dni rozpoczynającego się tygodnia (przegląd tygodniowy robię zwykle w poniedziałek). Dopiero w czwartek zauważyłem, że częściej muszę upewniać się, co powinienem zrobić. Przeszedłem w tryb planowania dziennego. Codziennie sprawdzałem, co powinienem dziś i jutro wykonać.

W kolejny poniedziałek świadomie ominąłem przegląd tygodniowy. Poniedziałek był dość prosty, bo ten dzień to mój „dzień biurowy” – robię dużo prac z kategorii „działania operacyjne”, więc mam już wypracowane odpowiednie nawyki. Problemy zaczęły się pojawiać od wtorku. Między innymi:

  • Wrósł niepokój, że zapomniałem o czymś ważnym.
  • Dużo częściej musiałem upewniać się, czy nie zawalam projektów dla Klientów.
  • O kilku ważnych sprawach przypomniałem sobie w ostatniej chwili.
  • Na warsztat do Klienta zapomniałem zabrać niezbędnych akcesoriów (na szczęście mało istotnych).
  • Trudniej było mi podjąć decyzje dotyczące priorytetów oraz tego czy powinienem się zająć.
  • Trochę czasu przeciekło mi przez palce – robiłem mało ważne zadania, zamiast skupić się na najważniejszych.
  • Dużo częściej musiałem wykonywać przegląd mojego systemu do zarządzania zadaniami i priorytetami, by wybierać czym mam się zająć.
  • Zacząłem odczuwać stres związany ze spadkiem kontroli nad moim biznesem.
  • Mój system do zarządzania zadaniami się „zabałaganił”.
  • Strategiczny dla mnie projekt rozwojowy spowolnił – nie znalazłem czasu na popchnięcie go do przodu.

W tym tygodniu nie zamierzam już kontynuować tego eksperymentu. Nie stać mnie na tracenie cennego czasu.

Wnioski

Z przeprowadzonego eksperymentu wyciągam następujące wnioski:

  1. Brak przeglądu tygodniowego nie spowoduje upadku biznesu – najważniejsze zobowiązania (te związane z Klientami i Czytelnikami) zrealizowałem. Moja działalność jednak przypominała raczej „działania na przetrwanie”, niż „strategiczny rozwój”.
  2. Rezygnacja z przeglądu tygodniowego powoduje wzrost czasu przeznaczanego na obsługę zarządzania swoimi zadaniami. Ponieważ tracisz tygodniowy punkt odniesienia, musisz go odbudowywać codziennie.
  3. Wzrasta stres spowodowany niepewnością – zaczynasz martwić się czy o czymś nie zapomniałeś oraz tym, że nie masz pewności co w danym tygodniu jest najważniejsze.
  4. Mniejsza ilość działań strategicznych- sprawy związane z bieżącą działalnością raczej realizujesz. To czego nie robisz to strategiczny rozwój. Ponieważ nie ustaliłeś punktu odniesienia, wolny czas wypełniasz mało istotnymi zadaniami (choć są to zadania niewątpliwie pilne).
  5. Brak tygodniowego punktu odniesienia powoduje, że częściej musisz przeglądać swoje priorytety. Dotychczas robiłem to raz na tydzień. W mijających dwóch tygodniach musiałem tam zajrzeć kilkanaście razy! To zdecydowanie zbyt często.

Przeprowadzony eksperyment przypomniał mi, że główną zaletą przeglądu tygodniowego jest zbudowanie strategicznego punktu odniesienia na nadchodzący tydzień. Raz w tygodniu upewniasz się, że wykonasz 15 najważniejszych spraw dla Twojego rozwoju. Dzięki temu nie musisz sobie codziennie przypominać co jest najważniejsze, a skupić się na realizacji najważniejszych zadań.

Pytanie: Czy wykonujesz przegląd tygodniowy? Jeżeli nie, z jakich powodów?

3 myśli nt. „Co się dzieje gdy nie wykonujesz przeglądu tygodniowego?

  1. Wszystko pewnie zależy od osoby zarządzającej i pracowników. Ja osobiście wolę mieć wszystko poukładane i cotygodniowy spis przeprowadzam, modyfikując go nawet w ciągu przypadającego tygodnia. Są jednak osoby, które doskonale odnajdują się w chaosie. Nie wiem, jak to robią, ale podziwiam 😉

    • Warto sprawdzić jak to odnajdywanie się wygląda. Zwykle improwizują, a rezultaty osiągają kosztem skuteczności lub wydajności. Dopóki organizację (i te osoby) stać na takie podejście – nie ma co optymalizować 🙂

  2. Pingback: 11 - O produktywności z Marcinem Kwiecińskim | DevTalk

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s