Do używania kalendarza w dzisiejszych czasach raczej nikogo nie trzeba przekonywać. Kalendarze zadomowiły się w naszych biurach na dobre i zwykle służą pomocą w trudnym ogarnaniu naszych spraw. Podczas analizy stylu pracy Klientów oglądam dziesiątki, jeśli nie setki kalendarzy: menedżerów, specjalistów, przedsiębiorców. Każdy z nich ma swój styl używania kalendarza, ale pewne błędy pojawiają się nader często.

Poniżej zebrałem najpopularniejsze błędy w używaniu kalendarza. Sprawdź proszę, czy sama ich nie popełniasz.

Wypełnienie czasu w 100 % – zapełnienie kalendarza spotkaniami “od góry do dołu”. Od 9.00 do 17.00. Bez przerwy na toaletę, posiłek, czy nieprzewidziane zdarzenia. To takie samooszukiwanie. Kalendarz wszystko przyjmie. Jednak to, że zaplanujesz każdą minutę swojego dnia nie sprawi, że rzeczywistość się do tego planu dostosuje. Dobrą zasadą przy planowaniu dnia jest trzymanie się reguły „60/40”. Planuj maksymalnie 60 % czasu pracy. To około 5 godzin dziennie. Pozostały czas przeznaczony zostanie na niespodziewane przerwania lub wykonywanie działań z listy “Najbliższych działań do zrobienia”.

Brak planowania czasu na pracę własną – bardzo dużo osób uważa, że do kalendarza wpisujemy jedynie spotkania z innymi. To dość powszechny błąd. Do kalendarza wpisuj zarówno spotkania z innymi, jak również rezerwuj czas na aktywności własne, np. pracę koncepcyjną, wypełnianie raportów lub wykonywanie telefonów.

Brak rytmu tygodnia – czyli przypadkowe ustawianie działań w kalendarzu. Spotkania przemieszane z pracą koncepcyjną, telefony wymieszane z wyjściami na miasto. Spójrz na cały nadchodzący tydzień. Zastanów się, które aktywności możesz pogrupować? Czy da się zauważyć jakiś rytm tygodnia? Przykładowo zarezerwuj jeden dzień na pracę w biurze, inny dzień wypełnij tylko spotkaniami. Zgrupuj podobne aktywności i zrób je za jednym razem.

Planowanie działań typu “może zrobię” – czasem wpisujesz do kalendarza działanie, które “być może wykonasz”. Ale z tyłu głowy wiesz, że nawet jeśli nie, to nic się nie stanie. Przestań tak robić! Zamiast tego, przyjmij zasadę, że do kalendarza wpisujesz jedynie aktywności, które obowiązkowo wykonasz danego dnia o określonej porze. Decyzja została podjęta i jest nieodwołalna. Jedynie naprawdę (ale naprawdę!) ważne wydarzenie lub siła wyższa mogą wpłynąć na zmianę tego planu.

Używanie kalendarza jak notatnika – to się tyczy głównie kalendarzy w wersji papierowej. W pewnym momencie kalendarz zaczyna pełnić rolę notatnika, szkicownika, pamiętnika i brudnopisu. Przyjmij zasadę, że do kalendarza, oprócz rezerwacji czasu na określone zadania, wpisujesz jedynie informacje, które będziesz potrzebować danego dnia. Wszystkie inne informacje, notatki i rysunki trzymaj poza kalendarzem.

Planowanie “aby inni widzieli” – kalendarza nie prowadzisz dla innych. Niezależnie czy będzie tam pusto czy pełno, to Ty decydujesz jak korzystasz z własnego czasu. W momencie, gdy prowadzisz kalendarz dla innych, aby “ładnie” wyglądał, przestaje spełniać on swoją funkcję. Kalendarz ma służyć w pierwszej kolejności Tobie. I ma być źródłem pewnej informacji na temat Twoich planów!

Planowanie kilku spraw w jednym czasie – czasem zapisujesz w kalendarzu kilka możliwych propozycji, co będziesz robić w danym momencie. I dopiero gdy ten moment następuje, podejmujesz decyzję co wybierasz. Lepiej jest wyrobić sobie nawyk podejmowania decyzji “od razu”.

Rezerwowanie zbyt dużych bloków czasu – “to zadanie będę robić przez cały dzień”. To oczywiście nie prawda. Nie będziesz w stanie w skupieniu pracować nieprzerwanie ośmiu godzin. A taka “rezerwacja całego dnia”, skutecznie zablokuje Cię, przed wykonaniem innych działań tego dnia. Zadania planuj maksymalnie w interwałach 2 godzinnych (a jeszcze lepiej maksymalnie godzinnych).

Pomijanie aktywności oczywistych – niektóre osoby “zapominają” odnotować w kalendarzu czynności oczywiste np. dojazd na miejsce spotkania. W efekcie w zabieganiu dnia, planują w tych miejscach inne aktywności, przez co spóźniają się na nadchodzące spotkania. Zapisuj w kalendarzu różwnież sprawy oczywiste, takie o których myślisz “że będziesz pamiętać”.

Sprawdź w jaki sposób Ty korzystasz z kalendarza. Wyeliminowanie powyższych błędów pozwoli Ci uzyskać większą przejrzystość i pewność tego w co się angażujesz. A to już dobry punkt wyjścia do optymalnego zarządzania sobą w czasie.