Jednym z najczęstszych problemów, z którymi borykają się uczestnicy moich warsztatów i konsultacji jest temat „wrzutek”. „Wszystko byłoby pięknie, gdyby nie to, że co chwila ktoś przychodzi i robi mi tzw. wrzutkę”. „Jak tu planować, kiedy każdy przychodzi i chce coś na już?” 

Chciałbym dziś pokazać pewną subtelność, która pomoże Ci lepiej radzić sobie z wrzutkami. 

Podstawową sprawą z radzeniem sobie z wrzutkami jest rozpoznanie jej typu! 

Są dwa rodzaje tzw. wrzutek: 

• Wystąpienie siły wyższej 
• Nowe zlecenie wykonania zadania 

Wystąpienie siły wyższej to wszystkie nagłe, nieplanowane zdarzenia, które zazwyczaj powodują duże straty i szkody. To wszystkie te sytuacje, gdzie wydarzyło się coś nagłego: ktoś miał wypadek, ktoś czegoś zapomniał, dowiedzieliśmy się o przykrym zdarzeniu, dostaliśmy informację, która całkowicie wywraca nam plan działania. 

W przypadku wystąpienia siły wyższej jedyny słuszny sposób postępowania to „Uratuj sytuację, a potem likwiduj szkody”. Kiedy się pali, nie dyskutujemy czyja to wina, tylko wysyłamy straż pożarną i staramy się uratować sytuację, aby było jak najmniej szkód. Dopiero potem, już na spokojnie naprawiamy powstałe szkody, przywracamy naturalny sposób działania, analizujemy sytuację, wyciągamy wnioski oraz konsekwencje.  

Nowe zlecenie wykonania zadania to każdy temat, który do nas przyjdzie którym powinniśmy się zająć z racji wykonywanych obowiązków. To wszystkie polecenia służbowe, prośby współpracowników, wymogi prawa których musimy przestrzegać, zadania wynikające z procedur i instrukcji, zadania wynikające z harmonogramu projektu, w którym uczestniczymy, itd. 

W przypadku nowego zlecenia stosujemy inną taktykę niż dla wystąpienia siły wyższej. Tutaj stosujemy podejście: „Zapisz sprawę i dokończ to, czym się obecnie zajmujesz. Następnie przeprowadź analizę, oceń sytuację oraz podejmij decyzję co trzeba zrobić oraz kiedy”. W praktyce sprowadza się to do zapisania nowej sprawy, wrócenie do wykonywanego zadania, a po jego zakończeniu wpisanie nowej sprawy do Rejestru Aktywnych Przedsięwzięć, podejmując decyzje jakiego przedsięwzięcia sprawa dotyczy oraz jakie zadania są do wykonania. 

Problemem, który pojawia się notorycznie w pracy umysłowej jest traktowanie nowych zleceń wykonania zadania, tak jakby było to wystąpienie siły wyższej! W konsekwencji wiele osób za każdym razem, gdy dowiaduje się o nowej sprawie, odkłada wszystko i rozpoczyna wykonywanie tego zadania, które właśnie pojawiło się na radarze. A potem frustruje się, że nie może popracować w spokoju, bo co chwila są jakieś „wrzutki”. 

Dopiero uświadomienie sobie, że większość nowych spraw, które do mnie trafia to po prostu zlecenia nowych zadań, które muszę przeanalizować i doprecyzować zanim zacznę je realizować, pozwala pozbyć się większości „wrzutek” i ciągłego poczucia, że wciąż coś się pali, a ja biegam jak strażak z gaśnicą, próbując uratować sytuację.  

Warto również przyjąć do wiadomości, że liczba nowych spraw się nie zmniejszy, gdyż zwykle nie mam na to większego wpływu. To na co mam wpływ, to mój sposób reagowania na „wrzutki” oraz mój mechanizm ich obsługi. 

Pytanie: Co najczęściej jest „wrzutką” na Twoim stanowisku?