7 zaniedbań przepracowanego menedżera

Jedną z częstych pułapek, w którą możesz wpaść będąc zapracowanym menedżerem jest tak zwana „pułapka zapracowania”: wykonujesz bardzo dużo różnych zadań, ciężko pracujesz rozwiązując kolejne problemy i jednocześnie zaniedbujesz sprawy, które mają ogromny wpływ na zrealizowanie Twoich celów. W konsekwencji stale „gonisz w piętkę”, próbując zdążyć zrobić wszystko.

Jednym z powodów, dla których tak się dzieje jest natychmiastowy efekt – jak tylko uporasz się z czymś pilnym i ważnym, zwykle widzisz natychmiastowy efekt – usunięcie problemu, popchnięcie sprawy do przodu. Jednak takie działanie niesie ze sobą ogromne zagrożenie – zaniedbanie spraw naprawdę ważnych, których efektów bezpośrednio nie odczuwasz. Z czasem to zaniedbanie staje się poważnym zagrożeniem dla Twoich celów i sukcesu w biznesie.

To trochę jak z dbaniem o zdrowe uzębienie. Właściwie nic poważnego się nie stanie, jeśli jednego dnia nie umyjesz zębów, nie wypłuczesz jamy ustnej, czy nie wynitkujesz przestrzeni międzyzębowych. Pewnie też nic poważnego się nie wydarzy, jeżeli ominiesz regularny przegląd uzębienia u stomatologa. Jednak z czasem częste odkładanie tych zadań prowadzi do próchnicy, problemów z dziąsłami i poważnych (zwykle bolesnych) zabiegów stomatologicznych.

Podobnie jest z zadaniami z kategorii „ważne – niepilne”. Zwykle w codziennym biznesowym boju wielu menedżerów pomija ich wykonanie, uzasadniając to brakiem czasu, pilniejszymi zadaniami lub niemożliwością pogodzenia tych zadań z bieżącą pracą nad krótkoterminowymi zobowiązaniami.

Poniżej zabrałem obszary najczęściej zaniedbywane, spowodowane zbytnim skupienia na sprawach pilnych i ważnych:

Regularne spotkania 1:1 z członkami Twojego zespołu – w natłoku zadań, łatwo „odpuścić” regularne spotkania ze swoimi ludźmi. Przecież i tak dużo gadacie na co dzień. Przecież i tak dobrze się znacie. Jeśli jednak nie spotkasz się raz w miesiącu z każdym ze swoich bezpośrednich podwładnych by porozmawiać o tematach innych niż codzienne sprawy, z czasem Twój zespół zacznie erodować. Relacje zaczną się rozluźniać, zaufanie spadać, a efektywność pracy Twojego zespołu obniży się. Przeoczysz również sygnały ostrzegawcze wskazujące na negatywne sytuacje w zespole, które zaskoczą Cię w najmniej dogodnym momencie.

Własny rozwój – Twoi ludzie się szkolą, a Ty już dawno nie byłeś na szkoleniu, spotkaniu branżowym albo konferencji. Przecież jest tyle roboty, że nie możesz zostawić spraw na dwa – trzy dni bez opieki. Zaniedbując własny rozwój Twoje kompetencje i rozumienie branży zaczną maleć. Bez zasilania w nowości, odświeżania wiedzy merytorycznej i branżowej Twoja skuteczność, a także wartość na rynku stopniowo wyparują.

Relacje z własną siecią kontaktów – biznes robią ludzie, nie stanowiska czy wizytówki. Zaniedbywane relacje interpersonalne powodują, że tracisz cennych sojuszników i sprzymierzeńców. Twoja sieć kontaktów się kurczy, z czasem (zwykle wtedy, gdy tego najbardziej potrzebujesz) okazuje się, że „wypadłeś z obiegu” i nie masz do kogo zwrócić się o pomoc czy poradę. Twoja sieć kontaktów to jeden z najważniejszych (jeśli nie najważniejszy) czynników Twojej skuteczności. Pamiętaj by zawsze znajdować czas na jej utrzymywanie!

Uprawnienia i certyfikacje – większość programów certyfikacyjnych wymaga aktualizacji i odnowień. Zgadnij co się dzieje, gdy nie zadbasz o to we właściwym czasie? Zwykle kończy się jednym z dwóch scenariuszy: 1) utratą uprawnień lub 2) odnawianiem uprawnień w ostatniej chwili, po łebkach, aby tylko zaliczyć. Niedawno spotkałem się z sytuacją, że takie zaniedbanie doprowadziło do tego, że twórca bardzo poważnego działu w firmie został pozbawiony „swojego dziecka” tylko dlatego, że nie zdążył odnowić wymaganych uprawnień (a miał na to 3 lata).

Myślenie strategiczne – zmora bardzo wielu menedżerów. Roboty jest tak dużo, że nie ma kiedy pomyśleć o kierunku, strategii i perspektywie długoterminowej. Lider, który zaniedbuje planowanie strategiczne zaczyna dryfować i popełniać błędy w ocenie priorytetów. Zespół zaczyna realizować wiele nadmiarowych, niepotrzebnych zadań. Wyniki zaczynają rozmijać się z prognozami. Korekty kursów wykonywane są w oparciu o emocje i intuicje, a nie twarde fakty i dane. Co najmniej raz na kwartał warto byś znalazł czas na uaktualnienie / odświeżenie planów strategicznych oraz zweryfikował ich aktualność oraz zgodność sytuacji bieżącej z prognozami. Co najmniej raz na miesiąc warto byś znalazł czas na analizę celów rocznych i stanu ich realizacji.

Celebrowanie sukcesów – w pośpiechu i natłoku zadań, przeskakujecie z zespołem od projektu do projektu. Jeszcze jeden się nie skończył, rozpoczynacie następne. Brakuje czasu by ucieszyć się, poświętować zakończone przedsięwzięcia. Jeśli jeszcze tego nie robisz, wprowadź koniecznie nawyk świętowania sukcesów ze swoim zespołem. Po każdym zakończonym projekcie potrzebujecie chwili na odpoczynek, podsumowanie i regenerację. Zobaczysz, że takie świętowanie pozwoli Wam realizować kolejne projekty z jeszcze większym zapałem i skutecznością.

Realizacja przedsięwzięć rozwijających biznes/zespół – zbytnie skupienie na bieżących zadaniach operacyjnych, często prowadzi do eliminacji pracy nad zadaniami, które ułatwią prowadzenie biznesu za pół roku. W konsekwencji te zaniedbane projekty staną się wkrótce palące, a ich realizacja o wiele droższa i stresująca. Nie wspominając o tym, że tak samo jak dziś i za pół roku problem, który miał taki projekt usunąć, pozostanie nierozwiązany.

Mam nadzieję, że powyższa lista zachęci Cię do analizy zadań, które realizujesz i wprowadzenia korekt by uwzględnić również przedsięwzięcia, które nie są pilne, ale niezbędne do sprawnego funkcjonowania Twojej organizacji.

Pytanie: Co z Twojej perspektywy staje się najczęściej ofiarą nadmiernego działania w sferze zadań pilnych i ważnych?

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Log Out / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Log Out / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Log Out / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Log Out / Zmień )

Connecting to %s