Rozejrzyj się wokoło. Na pewno dostrzegasz takie osoby w swoim otoczeniu. Nie ma ich wiele. Nie występują masowo. Ale na pewno są. Osoby, o których możesz powiedzieć, że są profesjonalistami. Takie persony, o których wiesz, że zawsze możesz na nich polegać i lubisz z nimi współpracować. Ludzie, którzy sprawiają, że sprawy się toczą, a projekty kończą sukcesem. Zastanów się, co ich wyróżnia i czego możesz się od nich nauczyć?

Jedną z korzyści bycia konsultantem jest to, że pracując dla wielu firm, mam szansę spotkać takich osób więcej, niż gdybym pracował na stałe w jednej organizacji. Zawsze, gdy jestem w siedzibie Klienta rozglądam się za takimi osobami. Jeśli jest możliwość to staram się z nimi porozmawiać, dowiedzieć jak pracują, co sprawia, że odnoszą sukces. Z niektórymi umawiam się na spotkanie, by porozmawiać na temat tego, w jaki sposób pracują. Robię skrzętnie notatki, bo chcę się od nich nauczyć jak najwięcej. Chcę poznać ich osobistą receptę na sukces. Takie spotkania nazywam modelowaniem profesjonalistów, ale o tym innym razem.

Poniżej zebrałem kilka cech i zachowań, które charakteryzują osoby produktywne.

Rezultaty. Po owocach ich poznacie. Osoby produktywne przede wszystkim dostarczają rezultaty, do których się zobowiązują. Nie zapominają, nie trzeba im przypominać. Jeżeli wiedzą, że coś się przesunie w czasie lub opóźni, informują o tym zawczasu. Tak byś nie był zaskoczony i zawczasu uwzględnił tę zmianę w swoim harmonogramie.

Mają swój system. Tworzą swój system wspierający produktywność. System, który składa się z konkretnych umiejętności, metod działania oraz narzędzi usprawniających pracę. Osoby produktywne świadomie uczą się umiejętności, które pozwalają im lepiej osiągać zamierzone rezultaty i współpracować w grupie, takich jak delegowanie, asertywność czy udzielanie informacji zwrotnej. Stosują sprawdzone metody działania, które pozwalają im wykonywać swoje zadania i projekty w przewidywalny sposób. Korzystają z metodyk i know-how zarządzania zadaniami i projektami. Tworzą własne narzędzia, które usprawniają ich pracę, automatyzują rutynowe czynności i skracają czas wykonania zadań.

Skupienie na rzeczach ważnych. Obserwując osoby produktywne zauważysz, że wykonując jakieś zadanie są nim skupione w 100%. Świadomie rezerwują czas na te zadania, unikają rozproszeń i tzw. multitaskingu (realizacji wielu zadań na raz). Jeżeli uczestniczą w spotkaniu, są skupione na temacie spotkania i uczestnikach. Jeżeli tworzą raport, skupiają się na raporcie, nie zaglądają na Facebook, czy do e-maila.

Rytm. Wypracowują swój własny rytm działania. Ich dzień, tydzień, miesiąc i rok przebiega w określonym rytmie. Analizują, jakie zadania wykonują i układają je w cykliczne wydarzenia. Znajdują czas na cykliczny przegląd swojej pracy i swoich celów. Świadomie kształtują swoje nawyki. Zadania podobne do siebie grupują, wykonują je w określonych porach dnia.

Styl. Osoby produktywne tworzą swój własny styl pracy. Świadomie określają, jakimi profesjonalistami chcą być. Planują swoją karierę, nadają kierunek swojemu rozwojowi. Tworzą tzw. doświadczenie Klienta – unikalny sposób interakcji ze swoimi współpracownikami, który sprawia, że wiedzą oni, czego mogą się spodziewać po współpracy z taką osobą.

Wiedzą po co są w firmie. Oprócz wykonywania swoich obowiązków, znajdują odpowiedź dlaczego znaleźli się w firmie, na danym stanowisku. Wiedzą, po co zostali zatrudnieni przez swojego przełożonego oraz rozumieją, jaki wpływ ma ich praca na pozostałe części firmy, w której się znajdują. Biorą sprawy w swoje ręce.

Mają pomysł na siebie, planują swoją karierę. Ich kariera jest nieprzypadkowa. Wiedzą, w jakim kierunku chcą się rozwijać i czego oczekują od organizacji, z którą współpracują. Zdobywają kompetencje, które pozwolą im przygotować się do kolejnych etapów swojej kariery. Znają swoje mocne i słabe strony.

Nie obawiają się zwolnienia. Zwróć uwagę, że takie osoby działają tak, że nie martwią się, że zostaną zwolnione. Wychodzą z założenia, że ich jedynym okresem stabilizacji są 3 miesiące okresu wypowiedzenia, który mają. Ponieważ są skuteczne, zazwyczaj nie martwią się również, że nie znajdą nowej pracy. Nie chodzi o to, że ryzykują swoje zatrudnienie, albo świadomie prowokują swoje zwolnienie. One po prostu działają najlepiej jak potrafią i zakładają, że jak nie tu, to gdzie indziej znajdą zapotrzebowanie na swoje kompetencje.

Wiedzą, jaką wartość dostarczają w organizacji. Osoby te dobrze wiedzą, jaką wartość wnoszą do organizacji i za co im się płaci. Dzięki temu wiedzą lepiej, w które zadania powinny się angażować, a z których rezygnować.

Podejmują decyzje „zanim bomba wybuchnie”. To kolejna cecha wyróżniająca osoby produktywne. Nie czekają do ostatniej chwili, mierzą się z decyzjami, wtedy kiedy się pojawią. Dzięki temu wiele potencjalnych problemów są w stanie rozwiązać w zarodku.

Robią przegląd tygodniowy. Znajdują czas, by raz w tygodniu zrobić przegląd tygodniowy swojej sytuacji. Analizują mijający tydzień, planują najważniejsze wydarzenia nadchodzącego. Dzięki temu zwiększają swoją szansę powodzenia i planują swój czas, zanim ktoś zrobi to za nich.

Nie pracują po godzinach. Wiedzą, że praca po godzinach to czas stracony. Przepracowanie prowadzi do większej ilości błędów, gorszych decyzji i niższej jakości pracy, a w długim terminie do wypalenia zawodowego. Wykorzystują swój czas zawodowy do maksimum, a pozostały czas wykorzystują na regenerację i sprawy poza zawodowe.

Mają bogate życie pozazawodowe. Zazwyczaj posiadają aktywne i ciekawe życie pozazawodowe. Realizują swoje marzenia i pasje na co dzień, a nie tylko na urlopie. Pielęgnują ważne dla nich relacje z innymi ludźmi.

Pracują bez stresu. Pracują w sposób opanowany. Na pojawiające się sytuacje trudne reagują spokojnie i podchodzą do nich jak do kolejnego zadania do załatwienia. Ponieważ mają swój system wspierający produktywność, nie czują się przytłoczeni zadaniami i obowiązkami.

Mają bogaty portfel wartościowych relacji. To osoby, które zwykle posiadają dużą ilość relacji z innymi ludźmi. Wiedzą, że do osiągnięcia sukcesu w dzisiejszym świecie potrzeba sojuszników. Świadomie wybierają osoby, z którymi budują relacje i którymi się otaczają. Rezygnują z relacji szkodliwych i toksycznych dla ich funkcjonowania. Unikają kontaktów, które marnują ich czas.

Świadomie gospodarują swoim czasem. Przykładają dużą uwagę do tego, w jaki sposób wykorzystują swój czas. Dążą do jego optymalizacji i unikają jego marnotrawienia. Mają świadomość wartości każdej minuty. Skracają za długie spotkania, minimalizują niepotrzebne działania. Kwestionują utarte schematy i szukają prostszego wykonania postawionych przed nimi zadań. Łączą ze sobą aktywności, by uzyskiwać efekt synergii. Z góry określają ile zajmą im poszczególne zadania.

Mówią nie. Osoby produktywne często mówią nie. Nie angażują się w każde spotkanie czy projekt. Chronią swój czas i dostępność. Wiedzą, że w dzisiejszym biznesie nie da się zrobić wszystkiego i bardzo starannie wybierają zadania, w których wezmą udział. Analizują konieczność uczestniczenia w spotkaniach, na które otrzymali zaproszenie. Nie biorą na siebie zobowiązań, których nie będą w stanie dotrzymać. Umieją wycofać się z rozpoczętych projektów, gdy dostrzegą, że nie prowadzą ich do celu.

System wartości. Posiadają przemyślany i uświadomiony własny system wartości. Starają się działać w sposób integralny. Dążą do tego by ich wartości wyznawane, głoszone i realizowane byłe ze sobą spójne.

To tylko niektóre z cech osób produktywnych. Zastanów się, które z tych cech charakteryzują Ciebie? Co możesz zmienić w swoim funkcjonowaniu by stać się osobą bardziej produktywną?

Jakie inne cechy dostrzegasz u osób, o których możesz powiedzieć, że są produktywne?