Kiedy zapanujesz już nad mnogością przedsięwzięć które realizujesz, możesz przejść do optymalizacji płynności realizacji swoich celów. Dlaczego jest to ważne? Bo na dłuższą metę, warto byś realizował swoje cele w sposób płynny, spokojny i przewidywalny, a nie za pomocą “zrywów” i “powstań”.
Co prawda my Polacy, mamy coś w sobie, że lubimy działać rewolucyjnie, spinać się i domykać projekty na ostatnią chwilę, finiszować w poczuci glorii, chwały i ogólnego bohaterstwa (znowu uratowaliśmy firmę przed zagładą 😉 ), to jednak zachęcam Cię do tego by Twoje cele realizowane były w dużo spokojniejszy i przewidywalny sposób, przed czasem i z zachowaniem wysokiego poziomu kontroli sytuacji na każdym etapie realizacji.
Jedną z metod, która może w tym pomóc, jest optymalizacja obszaru, który w projekcie “Ogarnij Chaos” nazywam “Rytm działania”. Jeżeli przyjrzysz się temu jak funkcjonujesz, to okaże się, że wiele rzeczy wykonujesz w swoim indywidualnym rytmie: w podobny, powtarzalny sposób rozpoczynasz dzień; przygotowania do urlopu z roku na rok wyglądają podobnie i zwykle są w Twoich (lub Waszych) ulubionych porach roku; masz określone pory dnia lub tygodnia kiedy sprzątasz mieszkanie lub robisz zakupy; kiedy gotujesz za każdym razem stosujesz podobną kolejność przygotowywania posiłku i sprzątania w kuchni. Innymi słowy, w sposób nawykowy i powtarzalny wykonujesz pewne rytuały, które pomagają Ci łatwiej funkcjonować w życiu.
Większość tych Twoich rytmów powstała nieświadomie w ramach zdobywania doświadczenia lub poprzez naśladownictwo osób z Twojego otoczenia. Podobnie jest w pracy. Posiadasz szereg nabytych przyzwyczajeń, które nazywasz “pracowaniem”. Być może naturalnie zostajesz po godzinach, bo po 17 najlepiej Ci się pracuje. A może kilkadziesiąt razy dziennie sprawdzasz email, bo zawsze tak pracowałeś? Może nieświadomie pierwsze 30 minut spędzasz w firmowej kuchni, wymieniając ploteczki i newsy ze współpracownikami? Pierwsze co robisz po przyjściu do biura to sprawdzenie poczty?
A co by było, gdybyś bardzo świadomie zapanował nad swoimi przyzwyczajeniami i zaprojektował je na nowo w taki sposób, by sprzyjały spokojniejszej pracy i łatwiejszemu osiąganiu celów?
Możesz przeanalizować to co robisz i zidentyfikować działania, które są niezbędne do tego aby sprawy toczyły się sprawnie i płynnie. Oto kilka przykładów:
- Regularny przegląd postępu realizacji celów
- Regularne spotkania z członkami Twojego zespołu
- Przegląd aktywnych przedsięwzięć
- Przegląd Twoich aspiracji
- Utrzymywanie relacji z kluczowymi dostawcami, partnerami lub klientami
- Przegląd tygodniowy
- Poranna rozgrzewka
- Odpowiadanie na emaile
- Analiza raportów operacyjnych
Następnie możesz ustalić, które są rzeczywiście niezbędne oraz określić, z jaką regularnością muszą się powtarzać.
Powyższe przykłady mogą wyglądać następująco:
- Regularny przegląd postępu realizacji celów – 60 minut raz w miesiącu
- Regularne spotkania z członkami Twojego zespołu – minimum 30 minut spotkania 1:1 co najmniej raz w miesiącu
- Przegląd aktywnych przedsięwzięć – 30 minut co tydzień
- Przegląd Twoich aspiracji – 4 godziny raz na kwartał
- Utrzymywanie relacji z kluczowymi dostawcami, partnerami lub klientami – codzienny kontakt z wybranymi osobami (20 min.)
- Przegląd tygodniowy – 45 minut raz w tygodniu
- Poranna rozgrzewka – 15 minut codziennie
- Odpowiadanie na emaile – codziennie, 45 minut
- Analiza raportów operacyjnych – 75 minut raz w tygodniu
Gdy już zidentyfikujesz i zwymiarujesz elementy rytmu, przed Tobą najciekawsze zadanie – skomponowanie własnego indywidualnego rytmu działania.
Zacznij od rytmu tygodniowego. Zastanów się jak mógłby wyglądać Twój idealny tydzień?
Co musi się regularnie wydarzać, aby sprawy toczyły się sprawnie i płynnie?
Możesz podjąć decyzję, że piątki to Twój dzień koncepcyjno-refleksyjny – w ten dzień robisz przegląd tygodniowy, analizujesz raporty oraz przygotowujesz prezentacje. Poniedziałki to dobry czas na rozruch – ustawiasz tydzień i przeglądasz aktywne projekty. We wtorki i czwartki spotykasz się ze swoimi ludźmi. A środy to czas dla dostawców. Dodatkowo codziennie wykonujesz 2-3 ważne telefony “relacyjne”.
Rozumiesz już? Zamiast poddawać się tyrani bieżączki, zbuduj “szablon tygodnia idealnego”, do którego będziesz starał się dopasować.
Podobnie możesz zrobić z rytmem miesiąca i rytmem kwartału. Przewidujesz i alokujesz czas na działania, które muszą wydarzać się w określonej regularności.
Na koniec możesz “doszlifować” jak mógłby wyglądać Twój idealny dzień. Jak chciałbyś, aby się zaczynał, a jak kończył? Zdecyduj o której kończysz pracę (na przykład – codziennie wychodzę z biura o 17.00, a od 16.00 wchodzę w “tryb podsumowywania”). Niektórzy decydują, że pierwsza godzina dnia to prace koncepcyjne, a nie komunikacyjne – wtedy przygotowują najważniejsze dokumenty, zestawienia, prezentacje czy treści komunikatów dla załogi.
Gorąco zachęcam Cię do przeanalizowania Twojego rytmu działania i dokonania jego tuningu. Jestem przekonany, że znajdziesz co najmniej kilka optymalizacji, które możesz wprowadzić. Proszę jedynie byś nie próbował wprowadzać ich wszystkich w życie za jednym razem. Zacznij od jednej – na przykład podejmij decyzję, że w każdy poniedziałek rano, podczas przeglądu aktywnych projektów wypiszesz na kartkę odpowiedź na pytanie: “Co mogę zrobić, by ten tydzień był fajny i udany?”. Gdy już zaczniesz to robić regularnie, stwórz lub zmodyfikuj kolejny rytm.
Z czasem zobaczysz jak takie rytmiczne działanie doprowadzi Cię do tego, że zamiast w zrywach, pracujesz spokojnie i skutecznie zbliżając się do celu w dużo bardziej przewidywalny sposób.
Pytanie: Co mógłbyś zacząć robić codziennie, aby Twoja praca stała się łatwiejsza i przyjemniejsza?