Bardzo często spotykam się z sytuacją, gdy pracownicy mają wyrzuty sumienia, że za mało przygotowują się do spotkań, w których uczestniczą. Mają świadomość, że powinni się przygotować do spotkania, jednakże idą na nie, w ich mniemaniu, nieprzygotowani.
Jeżeli i Ty znajdujesz się w takiej grupie – mam dla Ciebie dobrą wiadomość. Takie wyrzuty sumienia są zupełnie nieuzasadnione!
Z przygotowywaniem się do spotkań jest podobnie jak z mówieniem po angielsku. Do porozumienia się z przygodnie napotkanym obcokrajowcem na ulicy nie potrzebujesz „przygotowywać się”. Twoje przygotowanie to codzienna praktyka języka angielskiego: kursy, czytanie po angielsku, słuchanie nagrań, konwersacje, etc.
Podobnie jest ze spotkaniami. Pracując i rozwijając się, jesteś stale przygotowana do tego by uczestniczyć w dowolnym spotkaniu, które dotyczy Twojego zakresu kompetencji. Twoja wiedza, umiejętności i doświadczenie w zupełności wystarczą! Nie wiedzieć czemu, w świadomości wielu ludzi, owo przygotowywanie się do spotkań stało się wielką trudnością, której niewykonanie powoduje często poczucie winy.
Jedyne przygotowanie do spotkania, które potrzebujesz poczynić to znać cztery podstawowe rzeczy przed rozpoczęciem spotkania:
- Jaki ma być rezultat spotkania?
- Jakie tematy musisz poruszyć by osiągnąć ten rezultat?
- Jaką rolę będziesz pełnić podczas spotkania?
- Jakie zasady powinny obowiązywać podczas spotkania?
Ustalenie tych czterech kwestii nie zajmie Ci więcej niż 5-10 minut. Możesz to zrobić praktycznie w dowolnym momencie.
Jest jeszcze druga kategoria „nieprzygotowania” do spotkania. To takie sytuacje, gdzie podczas spotkania zostaniesz rozliczona z wykonania rezultatu, na który się umówiłaś, na przykład:
- Przedstawienie wyników kwartalnych
- Omówienie rekomendacji dotyczących planu dalszego działania
- Wynegocjowanie lepszych warunków kontraktu
W takiej sytuacji, idąc na spotkanie „bez przygotowania”, czyli bez umówionego rezultatu Twojej pracy, rzeczywiście mogą pojawić się stres i wyrzuty sumienia. Nie dotyczą one jednak przygotowań do spotkań, lecz związane są z nieumiejętnością dostarczania rezultatów na czas.