Ostatnia aktualizacja: 10.03.2022

Co jakiś czas dostaję pytanie, jakie Systemy Zarządzania Zadaniami polecam oraz od jakich warto zacząć metodyczne zarządzanie zadaniami. W tym artykule opisuję Systemy, którym warto się przyjrzeć i które polecam (a czasem również wdrażam) u moich Klientów.

Systemy zarządzania zadaniami do organizacji osobistej / w małych zespołach

Nozbe Personal – proste i jednocześnie elastyczne rozwiązanie, dobre na początek przygody z metodycznym zarządzaniem zadaniami. System dojrzały, rozwijany od wielu lat, posiadający dużą bazę użytkowników. Główne zalety Nozbe to elastyczność konfiguracji projektów, zgodność z popularną metodyką GTD, dostęp do systemu zarówno z komputera jak i urządzeń mobilnych. Bardzo intuicyjny moduł do szacowania pracochłonności. Jeśli chodzi o wady to dla niektórych użytkowników zbyt przytłaczający interfejs, brak podprojektów, brak możliwości tworzenia bardziej złożonych widoków zadań. Niestety obecnie wszystkie zasoby twórców zostały przekierowane na rozwój Nozbe Teams, zatem Nozbe Personal jest systemem który nie jest rozwijany. A szkoda, bo przez to zaczyna być deklasowany przez alternatywne rozwiązania. Jednak to nauki zarządzania zadaniami to wciąż bardzo dobry system.

Todoist – porównywalny z Nozbe prosty system, dobry dla osób zaczynających zarządzanie zadaniami. To również dojrzałe i sprawdzone rozwiązanie dostępne na różne platformy. Posiada bardziej elastyczny model tworzenia projektów i podprojektów. Główne zalety tego rozwiązania to lekki w odbiorze interfejs, system grywalizacji motywujący do realizacji zadań w terminie, zaawansowane możliwości filtrowania zadań. Z wad wymieniłbym brak możliwości estymacji czasu wykonania zadań, brak wbudowanego kalendarza, nieintuicyjny sposób dopisywania notatek do zadań.

Tick Tick – wschodząca gwiazda wśród prostych, ale elastycznych Systemów Zarządzania Zadaniami. Nie tak spopularyzowany jak alternatywne rozwiązania, jednak w swojej klasie oferujący wiele zaawansowanych funkcji, których nie posiadają inni. Na uwagę zasługuje świetnie rozwiązana funkcja kalendarza oraz zintegrowane narzędzie do monitorowania nawyków. Również widok zadań w formie Macierzy Eisenhowera. System przede wszystkim dla osób, które chcą zarządzać swoimi zadaniami na poziomie indywidualny, ale myślę że opcje współdzielenia sprawiają że może się sprawdzić w małych zespołach.

Microsoft To Do – bardzo przyjemny, prosty system zarządzania zadaniami. System powstał po zakupie Wunderlist przez Microsoft i jest jego następcą. Jest to już dojrzały system zarządzania zadaniami, oferujący dużo możliwości przy zachowaniu prostoty intefersju, Jeżeli używasz środowiska Microsoft w swojej pracy, zachęcam do zaczęcia właśnie od tego systemu gdyż bardzo dobrze integruje się z pozostałymi rozwiązaniami MS: Outlookiem, Plannerem, Teamsami.

Momentum – innowacyjny, zoptymalizowany pod zastosowania mobilne, system zarządzania zadaniami dla pojedyńczych osób. To bardzo dobry system dla osób, które chcą w prosty spośób zorganizować sobie obszary pozazawodowe.

Microsoft Planner – odpowiednik Trello. Rozwiązanie stosunkowo młode, kopiujące główne założenia Trello. Zaletą jest dostępność rozwiązania w Office 365 i duża integracja z innymi rozwiązaniami Microsoft (OneNote, Teams, Sharepoint, itp.). Wadą niestety jest niedojrzałość rozwiązania. Póki co tylko dla prostych zastosowań.

Systemy Zarządzania Zadaniami do organizacji pracy w zespole / firmie

Fortask – bardzo ciekawy, system zarządzania zadaniami polskiej produkcji. Na uwagę zasługuje fenomenalny moduł tworzenia szablonów procedur oraz implementacja nadzoru menedżerów nad wykonywanymi zadaniami. System sprawdzi się w tych firmach, które tworzą procedury postępowania oraz potrzebują nadzoru nad ich realizacją. Fortask jest systemem, który stale się rozwija, a twórcy mają ambicję, aby stał się platformą zarządzania pracą w organizacji. Bardzo ciekawy model cenowy rozwiązania. W cenie prostszych systemów zarządzania zadaniami oferuje zaawansowane funkcje, które można znaleźć w dużo droższych rozwiązaniach, m.in: wewnętrzny system komunikacji, tablice kanban, kalendarz, zarządzanie obciążeniem (workload), możliwość konfigurowania własnych filtrów, raportowanie. W mojej ocenie system sprawdzi się w małych i średnich firmach w których potrzeba wprowadzić nie tylko świadome zarządzanie zadaniami, ale również przestrzeganie procedur operacyjnych.

Wrike – zawansowana platforma zarządzania zadaniami i projektami dla zespołów, które oczekują narzędzia, które można dostosować do własnych potrzeb. Jest to system, którego używam od kilku lat i który po prostu uwielbiam. Wrike posiada bardzo duże możliwości konfiguracji. Elastyczny system tworzenia strukty projektów, możliwość oglądania zadań w widoku listowy, tablic kanban, tabelarycznej, widoku kalendarza, widoku Gantta. Dodatkowe moduły jak monitorowanie obciążenia, rejestracja czasu pracy, możliwość tworzenia własnych kokpitów i raportów, możliwość tworzenia własnych pól. Moduł analityki i elastyczny model nadawania uprawnień. Wadą może być model cenowy rozwiązania – licencje kupuje się w paczkach po 5 użytkowników oraz skomplikowanie na początku oraz dłuższa krzywa uczenia się rozwiązania.

Asana – bardziej zaawansowany system zarządzania zadaniami. Pozwala na zarządzanie zadaniami w bardziej złożony sposób. Dedykowany raczej do pracy zespołowej niż do pracy indywidualnej. Rozwiązanie o ugruntowanej pozycji na rynku. Wiele zespołów jako zaletę postrzega duże możliwości wersji bezpłatnej. System w zasadzie posiada wszystko co niezbędne do metodycznego zarządzania zadaniami: widoki list i tablic kanban, widok kalendarza, widok linii czasu. Umożliwia śledzenie postępu projektów oraz tworzenie projektów w zespołach. Co więcej ubrane w bardzo ładny interfejs. Wadą może być dłuższa krzywa uczenia się systemu.

Monday – system, który polecam zarówno do zarządzania zadaniami jak i zarządzania procesami. Pierwsze co przykuwa uwagę, to że Monday jest ładnym, kolorowym rozwiązaniem. A jednocześnie bardzo łatwym do nauczenia się, mimo wielu skomplikowanych funkcjonalności. Zaletą systemu jest wizualizacja zadań oraz szybkość dostosowania do wymagań każdego zespołu. Elastyczny model tzw. boardów pozwala na odwzorowanie zarówno projektów jak i procesów. Wadą może być model cenowy oraz brak polskiej wersji językowej. Nie każdemu przypadnie również do gustu prosta struktura zadań – system nie umożliwia tworzenia podprojektów, ze względu na inną filozofię realizacji zadań. W Monday zadania grupuje się w grupy na tzw. tablicach, a realizuje poprzez zmianę ich statusów. Trudno to wytłumaczyć, ale gdy zobaczysz rozwiązanie w praktyce, od razu zrozumiesz o co chodzi. Gorąco polecam przetestować.

ClickUp – system, którego autorzy za ambicję wzięli sobie skopiować większość istniejących sposóbów zarządzania zadaniami i zintegrować je w jednym narzędziu. Jest to duża platforma oferująca wiele możliwości dostosowania do własnego sposobu działania. Jeżeli szukasz systemu, który oferuje wiele różnych opcji, możliwość dostosowania do różnych scenariuszy biznesowych to ten system jest wart rozważenia. Również warstwa wizualna wyróżnia na plus to rozwiązanie. Jednocześnie złożoność systemu oraz stosunkowo krótki czas obecności na rynku, może stanowić wadę tego rozwiązania. Mniej zaawansowani użytkownicy mogą czuć się przytłoczeni skalą tego systemu. Na uwagę zasługuje natomiast niska cena rozwiązania, co w porównaniu z ogromnymi możliwościami powoduje, że system jest bardzo atrakcyjną opcją.

Trello – prosty i elastyczny system inspirowany tablicami kanban. Jeżeli ktoś lubi ten sposób wizualizacji zadań, Trello zapewnia wszystko co potrzeba do prostego zarządzania zadaniami. Główną zaletą jest intuicyjność rozwiązania, bardzo duże możliwości wersji bezpłatnej, duża liczba integracji i rozszerzeń. Trudno wymienić wady, gdyż jest to rozwiązanie dojrzałe, o bogatej funkcjonalności (dostępnej po instalacji rozszerzeń). Jeżeli ktoś lubi tę formę wizualizacji, będzie zadowolony.

Teamhood – „Trello na sterydach”. Bardzo ciekawy system do tworzenia zaawansowanych tablic kanban. Platforma pozwala na zaawansowane dostosowywanie tablic kanban, jednocześnie pozostająć dość prostym systemem dla użytkownika. Na uwagę zasługuje połączenie tablic kanban z widokiem Gantta oraz możliwość tworzenia wielowymiarowych tablic.

MeisterTasks – jeszcze jeden odpowiednik Trello. Ładniejszy, bardziej kolorowy. Świetnie integrujący się z mapami myśli MindMeister. Jeżeli ktoś lubi planować w mapach myśli, a realizować zadania w tablicach kanban, to rozwiązanie godne polecenia. System jest dojrzały i sprawdzony.

Goalscape – system, który polecam wszystkim, którzy chcą wizualizować postęp swoich projektów w nieszablonowy sposób. System używany przez sportowców, mistrzów olimpijskich. Pozwala na zobrazowanie portfela projektów w odniesieniu do celów. Zaletą jest prostota rozwiązania oraz świetny model cenowy. Wadą jest konieczność używania Adobe Air do uruchomienia oprogramowania.

Mam nadzieję, że powyższa lista pozwoli Ci wybrać System Zarządzania Zadaniami dopasowany do Twoich potrzeb. Każdy z nich posiada wady i zalety. Każdy też sprawdzi się w innym środowisku. Natomiast są to systemy, których nie boję się polecić – przetestowałem je gruntownie i w wielu różnych organizacjach.

Pytanie: A jaki System Zarządzania Zadniami Ty polecasz i dlaczego?