RESTART! 003: 5 zasad używania kalendarza

Restart podcastu „Ogarnij Chaos®”

Odcinek miał premierę 14.02.2019.

W 2021 roku restartuję podcast i zanim pojawią się nowe odcinki, przypominam te dotychczas opublikowane. Treść podcastu się nie zmieniła, jednak materiały do odcinka zostały uaktualnione.

Każdy restartowany odcinek zawiera transkrypt z zapisem tekstowym treści podcastu. Podcast został również podzielony na rozdziały co powinno pomóc w selektywnym słuchaniu.

Poniżej transkryptu znajduje się również „Materiał dodatkowy” – mój unikalny komentarz, który nawiązuje do tematyki odcinka ale został przygotowany już po publikacji odcinka. Mam nadzieję, że będzie to dla Ciebie wartość dodana do samego podcastu.

W każdą środę na blogu pojawi się nowy odcinek uaktualniony o dodatkowe materiały. A następnie płynnie przejdziemy do nowych odcinków. Staram się by treści podcastu były ponadczasowe i mam nadzieję, że przypomnienie tych już istniejących będzie dla Ciebie okazją do odświeżenia tematyki związanej z produktywnością i wychodzeniem z przepracowania.

W trzecim odcinku podcastu rozmawiamy o podstawowym narzędziu ogarniania chaosu, czyli kalendarzu.

Życzę przyjemnego słuchania, a jeżeli wolisz poczytać to do zapoznania się z transkryptem odcinka.

(jeżeli nie widzisz powyżej odtwarzacza podcastu kliknij w ten link)

W odcinku opowiadam m.in o:

  • 3 powodach dla których warto używać kalendarza
  • pięciu dobrych praktyk używania kalendarza
  • częstych błędach przy używaniu kalendarza

Transkrypt

Odcinek 002: 5 zasad używania kalendarza

Cześć, dzień dobry. Dobry wieczór. Witam Was bardzo serdecznie w 3 odcinku podcastu „Ogarnij Chaos®”. Z tej strony Marcin Kwieciński i w dzisiejszym odcinku chciałbym z Wami porozmawiać o podstawach, a dokładniej mówiąc o podstawowym narzędziu ogarniania chaosu. A tym podstawowym narzędziem, z którym warto się zapoznać, to jest kalendarz. Takie powszechne narzędzie, które pozwala nam lepiej i bardziej świadomie gospodarować naszym czasem. W dzisiejszym odcinku chciałbym podzielić się z Wami pięcioma zasadami, takimi dobrymi praktykami używania kalendarza. Dlaczego? Ponieważ okazuje się, że wiele osób, mimo, że używa kalendarza, to używa go troszeczkę niezgodnie z tymi praktykami, można powiedzieć, w poprzek zalecenia twórców. Więc dzisiaj chciałbym opowiedzieć właśnie o tym, co zrobić, żeby korzystać z kalendarza zgodnie z najlepszymi praktykami. Zaczynamy.

Po co używać kalendarza?

Wydaje mi się, że rozmowę o kalendarzu warto by rozpocząć od tego, żeby zastanowić się, po co i dlaczego używać kalendarza. Wciąż spotykam osoby, które właśnie zadają mi to pytanie „Marcin, ale, po co ja mam używać tego kalendarza?”. I z mojej perspektywy, są takie 3 główne powody, na które warto zwrócić uwagę, jeżeli się zastanawiamy, czy w ogóle kalendarz to jest narzędzie dla mnie.

Pierwszy powód jest taki, że kalendarz odciąża Twoją pamięć i po co trzymać w głowie pamiętanie o tym, że mam się z kimś spotkać, że mam coś zrobić, że sobie coś zaplanowałem, lepiej mieć to w kalendarzu i po prostu posiłkować się zerkając do tego kalendarza. „Aha, to dzisiaj mam do zrobienia to i to, po południu zrobię to i to, a jutro rano jadę tu i tu”. W związku z tym, nie ma sensu obciążać pamięci, lepiej mieć to w zewnętrznym narzędziu.

Drugi powód jest taki, żeby świadomie rezerwować czas na pewne wydarzenia. Dzisiejsza rzeczywistość jest taka, że masz dużo więcej rzeczy do zrobienia, niż jesteś w stanie przerobić. I używanie kalendarza to jest pierwsza linia obrony przed tym nadmiarem obowiązków, ponieważ używając kalendarza rezerwujesz swój czas, mówiąc, że to będzie najważniejsze zadanie tego dnia, albo to będą takie zadania, na których będę się skupiać dzisiejszego dnia. Dzięki czemu właśnie bardziej świadomie będziesz gospodarować swoim czasem.

Trzeci powód, moim zdaniem, chyba najistotniejszy z punktu widzenia produktywności, to jest, że wpisanie czegoś do kalendarza znacząco zwiększa prawdopodobieństwo, że to się wydarzy. Rzeczy, które trzymasz tylko w głowie i mówisz: „Kiedyś je zrobię”, albo nawet myślisz: „Zrobię je dzisiaj”, mają dużo mniejsze prawdopodobieństwo, że to zrobisz, niż to, że świadomie wpiszesz je do kalendarza i będziesz dążyć do tego, aby w pierwszej kolejności robić rzeczy, które są zapisane w kalendarzu. To znacząco wpłynie na prawdopodobieństwo, że to się wydarzy. Oczywiście gwarancji nikt nie daje. Nie ma gwarancji, że coś sobie wpiszesz do kalendarza, to to się wydarzy, ale dasz sobie szansę. Zwiększysz swoje szanse na osiągniecie pożądanego efektu.

Zasada nr 1 – Planuj 60% czasu

Kiedy już wiemy, po co jest ten kalendarz, to chciałbym powiedzieć o tych 5 zasadach, takich 5 podstawowych dobrych praktykach, które pozwalają nam lepiej z tego kalendarza korzystać. Pierwsza zasada, to jest zasada 60 procent. W kalendarzu planujemy nie więcej niż 60 procent swojego czasu. Jeżeli pracujesz 8 godzin dziennie, to planujesz tam około 5 godzin swojego czasu. Nie 8 godzin, nie więcej, tylko około 5. 60 procent, nie więcej. Tak samo, jeżeli planujesz sobie cały dzień, czyli nie tylko pracę, ale również wydarzenia pozazawodowe, to staraj się, żeby w tym kalendarzu były wolne przestrzenie, ponieważ rzeczywistość ma to do siebie, że nie zawsze chce współpracować z naszymi planami. I jeżeli zostawisz sobie te 40 procent na taki bufor, to okaże się jesteś przygotowany na niespodziewane wydarzenia, albo po prostu na niedyspozycję, albo błędy w szacowaniu. Bo możemy sobie myśleć, że zrobimy coś w godzinę, a nagle się okaże, że to nam zajmie półtorej godziny. Możemy sobie myśleć, że na spotkaniu załatwienie sprawy zajmie nam pół godziny, a okaże się, że potrzebujemy półtorej godziny. I jeżeli planujemy na 100 procent, to w takich sytuacjach, jeżeli coś się zmienia, to po prostu powstaje efekt domina – wszystkie inne plany nam się rozjeżdżają. Więc zasada numer 1: 60 procent.

Zasada nr 2 – Planowanie spotkań

Zasada numer 2, dosyć oczywista – w kalendarzu planujemy spotkania. Czyli każde spotkanie, które planujesz, na które się z kimś umawiasz, wpisz do kalendarza. Gdzie, kiedy, o której, co będzie się działo na tym spotkaniu, jak również wszystkie niezbędne informacje. Czyli jeżeli będzie to na przykład spotkanie z analitykiem kredytowym, to być może również warto wpisać numer konta, czy jakieś informacje finansowe, które będą potrzebne na tym spotkaniu. Jeżeli będziesz rozmawiać z klientem o zrobieniu jakiegoś wspólnego przedsięwzięcia, to być może podstawowe informacje o Twojej firmie, czy to, co musisz przekazać temu klientowi, również warto mieć właśnie wpisane do kalendarza. To, co będzie potrzebne na tym spotkaniu.

Zasada nr 3 – Planowanie pracy własnej

Zasada numer 3, to już jest niezbyt oczywiste dla wielu osób, a mianowicie, w kalendarzu planujemy pracę własną. Czyli taką, którą robisz samodzielnie. Czy to przy biurku, czy to przy komputerze, czy to w biurze, czy to w mieszkaniu. Przykłady pracy własnej? Pisanie dokumentu, opracowywanie zestawień, również malowanie, rysowanie, przygotowywanie prezentacji, wszystko to, co robisz samodzielnie, nie potrzebujesz się z nikim spotykać, ale wymaga Twojego zaangażowania, Twojego czasu, uwagi i kompetencji. To też wpisujemy do kalendarza. Wiele osób na warsztatach, które prowadzę, dziwi się. „Jak to, no spotkania są oczywiste, ale mam też planować pracę własną? Pisanie? Tworzenie? Robienie zestawień? Analizowanie?” Tak, jak najbardziej. To też jest praca, którą należy wykonać i warto rezerwować na to swój czas.

Zasada nr 4 – Planowanie oczywistości

Zasada numer 4, to wpisywanie do kalendarza tak zwanych oczywistości. W trakcie swojego dnia, robisz pewne rzeczy intuicyjnie, są oczywiste. I z jakichś powodów nie wpisujemy ich do kalendarza, na zasadzie: „Przecież zawsze to robię, w związku z tym, po co to wpisywać?” I później robią się różne tzw. „kwiatki”.

Podam Ci kilka przykładów, co jest taką oczywistością i co warto wpisać do kalendarza, jako oczywistość. Przede wszystkim posiłki. Jest oczywiste, że w ciągu dnia będziesz jeść. Co więcej, wiele osób stara się jeść o stałych porach i o stałych godzinach, żeby zadbać o swój organizm, ponieważ im lepiej się odżywiasz, im lepiej się nawadniasz, tym lepiej funkcjonujesz. I z jakichś powodów nie uwzględniają tego w planach dnia. Pierwszą rzeczą, którą w ogóle warto wpisać do kalendarza, szczególnie jak jesteś w pracy, to, kiedy będziesz jeść, o której godzinie zjesz dzisiaj posiłek. Bo jest to absolutnie pewne, że posiłek trzeba zjeść i Twój organizm będzie się tego domagał.

Drugi rodzaj oczywistości, to są na przykład dojazdy do klientów, dojazdy na spotkania. Jeżeli na przykład masz taką sytuację, że Twoja praca również polega na tym, że przemieszczasz się, musisz dojechać do jakiegoś klienta, albo na przykład są dwa biura i musisz przemieścić się między jednym, a drugim biurem, to to też wpisz do kalendarza. Ja zawsze wpisuję taki bloker, który nazywa się „Transfer” i to jest informacja o tym, kiedy, gdzie będę przemieszczał się, czy będę jechał na przykład z Żyrardowa do Warszawy na spotkanie z moim klientem, czy będę na przykład po Warszawie się przemieszczał po to, żeby pojechać od jednego klienta do drugiego. Albo transfer do jakiegoś hotelu, kiedy jadę poprowadzić jakiś warsztat, poza miejscem mojego zamieszkania. I warto to również mieć wpisane do kalendarza, dlatego, że jeżeli nie wpiszesz transferów do kalendarza, to może się okazać, że przez przypadek umówisz dwa spotkania obok siebie, tylko później się okaże, że jedno spotkanie jest w jednej części miasta, a drugie spotkanie jest w drugiej części miasta.

Więc takie oczywiste rzeczy też wpisujemy. I trzeci rodzaj oczywistości, to są takie rzeczy, które robisz rutynowo, czyli na przykład, jeżeli Twoje pierwsze pół godziny w pracy, to jest krzątanie się po biurze, to zapisz sobie bloker właśnie krzątanie się po biurze, a nie oszukuj siebie, że wtedy będziesz coś robić, że będziesz coś pisać, albo będziesz się z kimś spotykać. Zasada numer 4 to: wpisujemy do kalendarza oczywistości.

Zasada nr 5 – Tylko to co danego dnia

I ostatnia już zasada, piąta, to jest w kalendarzu wpisujemy tylko informacje, które potrzebujemy danego dnia. Czyli unikamy wpisywania takich wydarzeń, szczególnie, jeżeli używasz kalendarza elektronicznego, kilkudniowych, że na przykład będę przygotowywać dokument od poniedziałku do piątku. To jest nieprawdziwe.

To nie jest tak, że 8 godzin dziennie każdego dnia, spędzisz na pisaniu właśnie tego dokumentu. Tak naprawdę, nad tym dokumentem będziesz pracować od poniedziałku do piątku, ale w poniedziałek godzinę, we wtorek dwie godziny, w środę godzinę, w czwartek 30 minut i w piątek może 15 minut. W związku z tym, to właśnie warto wpisać do kalendarza, a nie jedno wielkie wydarzenie pięciodniowe.

Oczywiście, jak od każdej zasady, są tutaj wyjątki. Takim wyjątkiem jest na przykład wpisywanie do kalendarza informacji, że jesteś na urlopie, albo na przykład na dwudniowym szkoleniu, bo wtedy nie ma sensu rozbijać tego na mniejsze części. Wiadomo, że wtedy wpisujesz wielodniowe wydarzenia. Natomiast, co do zasady – w kalendarzu wpisujemy takie wydarzenia, które wydarzą się tylko danego dnia, w danej konkretnej dacie. Ja również polecam osobom, które uczę i z którymi współpracuję, żeby te wydarzenia nie były dłuższe, niż dwie godziny. Czyli staramy się takie zadania definiować, które nie trwają dłużej niż dwie godziny, konkretnego dnia i nie dłużej niż dwie godziny.

Jak słyszycie, nie są to jakoś bardzo skomplikowane zasady. To jest takie pięć dobrych praktyk, które właśnie pomogą nam lepiej planować czas w kalendarzu. Ja jeszcze raz je przypomnę:

  • Zasada pierwsza, to jest zasada 60 procent.
  • Zasada druga, to jest wpisuj do kalendarza spotkania, w których planujesz uczestniczyć.
  • Zasada trzecia, w kalendarzu planujemy pracę własną.
  • Zasada czwarta, wpisujemy do kalendarza tzw. oczywistości, czyli np. posiłki lub transfery.
  • I zasada piąta, wpisujemy tylko wydarzenia, które wydarzą się danego dnia. Unikamy wydarzeń wielodniowych.

Mam nadzieję, że te krótkie przypomnienie, jak używać kalendarza, pomoże Ci jeszcze lepiej gospodarować swoim czasem. W zasadzie bardzo się cieszę, że mogliśmy się spotkać po raz kolejny, to już jest 3 odcinek. Nie wiem, czy to słychać w moim głosie, ale ja mam ogromną frajdę z nagrywania tych odcinków dla Was. Też mam ogromną frajdę, jak czytam odpowiedzi na ankiety, które wypełniacie, jak dzielicie się ze mną informacją zwrotną, co Wam się podoba, co jeszcze mogę zmienić, jakie tematy Was interesują. I zawsze bardzo się cieszę, jak przychodzi mail z powiadomieniem: „Dostałeś wypełnioną nową ankietę”. Zatem jeżeli słuchasz tego podcastu i jeszcze nie wiesz, skąd on jest, to przypominam, że adres tego podcastu to jest https://marcinkwiecinski.pl/003.

Ankieta oceniająca odcinek podcastu

Jeżeli znajdziesz czas na wypełnienie ankiety i podzielenie się ze mną informacją zwrotną, to proszę wpisz w przeglądarkę:

https://marcinkwiecinski.pl/003ankieta

Każdą ankietę dokładnie czytam i każda inspiruje mnie do tego, żeby jeszcze lepiej przygotowywać każdy kolejny odcinek.

Jeśli możesz oceń również podcast w ITunes

Bardzo się cieszę, że spędziliście ze mną czas. Bardzo dziękuję. Jeżeli uznacie, że warto komuś powiedzieć, że jest taki podcast, podcast „Ogarnij Chaos®”, który mówi o produktywności, to będzie mi miło, jeżeli powiecie o tym innym. A tymczasem, pamiętajcie: wykorzystajcie dobrze swój czas. Cześć!

Pytanie: A jakie Ty stosujesz dobre praktyki używania kalendarza?

Leave a Reply