Praca projektowa czy procesowa?

Z poprzednich artykułów wiesz już, że kluczem do skutecznego działania jest umiejętność nadawania struktury temu czym się zajmujesz. Dziś chciałbym pogłębić temat definiowania Przedsięwzięć.

project

Definiowanie Przedsięwzięć wielu osobom sprawia trudność. Wynika to z tego, że potocznie raczej myślimy i mówimy o zadaniach lub sprawach do załatwienia, nie rozróżniając czy w rzeczywistości jest to Przedsięwzięcie czy Zadanie. Dodatkowo różne osoby stosują różne określenia. Zamiast Przedsięwzięcia, ludzie używają określeń: Temat, Zmiana, Projekt, Cel, Usprawnienie, Priorytet, Cykliczny obowiązek, Proces.

W tym artykule postaram się wyjaśnić dość istotny podział Przedsięwzięć na dwie grupy, co pozwoli nam uporządkować i uprościć nadawanie struktury własnej pracy.

Podział na Przedsięwzięcia i Zadania

Czasem trudno zorientować się o czym rozmawiamy, taki jest galimatias. Warto więc zacząć od uporządkowania definicji.

Przedsięwzięcie to Twoje zobowiązanie wobec innej osoby lub siebie do wyprodukowania określonego Rezultatu. Przedsięwzięcie składa się z wielu Zadań. Zrealizowanie Zadań wynikających z danego Przedsięwzięcia, pozwala otrzymać zamierzony Rezultat.

Zadanie to konkretna czynność (lub wiele czynności) prowadzące do jednego zamierzonego efektu (taki efekt nazywamy „rezultatem pośrednim”), których suma pozwoli nam osiągnąć zamierzony Rezultat Przedsięwzięcia.

To co staramy się robić podczas nadawania struktury pracy, to rozpoznanie i nazwanie Przedsięwzięcia które realizuję oraz Zadań, które składają się na to Przedsięwzięcie.

Szczegółowo proces nadawania struktury pracy opisałem w artykule „Nadaj strukturę swojej pracy (ver. 2.0)”

Dwa typy Przedsięwzięć.

W tym artykule chciałbym zwrócić Twoją uwagę na pewną subtelność w definiowaniu Przedsięwzięć. Dzielą się one na dwa typy:

Przedsięwzięcia operacyjne (Procesy) – czyli takie, które reprezentują cykliczne procesy, które realizujesz w swojej firmie lub życiu pozazawodowym.

Przedsięwzięcia projektowe (Projekty) – są to Przedsięwzięcia, które mają na celu stworzenie czegoś nowego, charakteryzują się tym, że mają jasną datę rozpoczęcia i zakończenia (wiemy, że kiedyś się skończą, choć nie zawsze na początku wiemy jaka to będzie dokładnie data) oraz w trakcie realizacji stopniowo będziemy zdobywać wiedzę na temat tego co i jak należy wykonać.

Przykładowo Przedsięwzięcia operacyjne to:

  • Rozliczanie podatków
  • Badanie satysfakcji Klientów
  • Aktualizacja firmowej strony WWW
  • Przegląd tygodniowy
  • Utrzymywanie wysokiego morale w zespole
  • Dbanie o dobrą relację ze swoim szefem

Przykładowe Przedsięwzięcia projektowe to:

  • Przygotowanie szablonów dokumentacji
  • Wdrożenie systemu CRM do firmy
  • Wprowadzenie nowej wersji procedury zakupowej
  • Wdrożenie Systemu Zarządzania Zadaniami w firmie
  • Remont biura Przeprowadzka do nowego mieszkania
  • Zakup nowego samochodu Reklamacja uszkodzonej pralki

Dlaczego warto to umieć rozróżniać?

Być może zastanawiasz się teraz dlaczego to jest ważne? Czy to nie wszystko jedno?

Rozróżnianie właściwego typu Przedsięwzięcia pozwoli Ci łatwiej je realizować. Do każdego typu podchodzi się bowiem innym sposobem.

W Przedsięwzięciach typu operacyjnego skupiasz się na tym, aby ułatwić sobie ich wykonanie. Sprawdzasz czy w każdym cyklu wykonane są tak samo, czy cykliczność się „nie rwie”. Skoro wykonuje się je w sposób cykliczny możesz stworzyć narzędzia, które ułatwią ich wykonanie:

  • listy kontrolne,
  • szablony,
  • makra,
  • miniaplikacje

Możesz nauczyć się wykonywać takie Przedsięwzięcie nawykowo, czyli z minimalnym obciążeniem dla Twoich zasobów. Możesz również zatrudnić i wyszkolić osobę, aby wykonywała dla Ciebie ten typ Przedsięwzięcia według zdefiniowanej instrukcji i/lub procedury.

W Przedsięwzięciach typu projektowego stosujesz metody znane z zarządzania projektami, aby doprowadzić je do szczęśliwego zakończenia. W tych Przedsięwzięciach monitorujesz:

  • postęp całego Przedsięwzięcia (w ilu procentach zostało zrealizowane),
  • terminy (które Zadania kiedy muszą być zrealizowane)
  • zakres (jakie Zadania jeszcze muszą zostać wykonane)

Możesz zdecydować czy ważniejsze jest dla Ciebie zrealizowanie pełnego zakresu, czy może termin ukończenia, a może koszty realizacji Przedsięwzięcia.

Zauważ również, że wszystkie kwestie rozwojowe (czyli Przedsięwzięcia których celem jest zbudowanie czegoś nowego lub wprowadzenie jakiegoś usprawnienia) to Przedsięwzięcia typu projektowego.

Częstym wzorcem osób przepracowanych jest otwieranie zbyt dużej liczby Przedsięwzięć typu projektowego.

W konsekwencji są rozproszeni na wiele tematów rozwojowych, które próbują realizować równolegle. A ponieważ doba nie jest z gumy, a praca etatowa ma wymiar 40 godzin tygodniowo, to próba realizacji tych Przedsięwzięć staje się dla nich zbyt przytłaczająca i wpędza ich w przepracowanie.

Rozwiązaniem jest poszukanie odpowiedzi na pytanie „Ile Przedsięwzięć typu projektowego jestem w stanie realizować równolegle w mojej sytuacji zawodowej?”

Zachęcam Cię do zidentyfikowania wszystkich procesów oraz projektów, w których obecnie uczestniczysz oraz umieszczenie ich w Rejestrze Aktywnych Przedsięwzięć. To jeden z pierwszych kroków do wykonania przy wychodzeniu z przepracowania.

Pytanie: Czy w swojej pracy więcej wykonujesz Przedsięwzięć typu projektowego czy operacyjnego?