Systemy zarządzania zadaniami, które polecam w 2018 roku

szz2018

Co jakiś czas dostaję pytanie, jakie Systemy Zarządzania Zadaniami polecam oraz od jakich warto zacząć metodyczne zarządzanie zadaniami. W tym artykule opisuję Systemy, którym warto się przyjrzeć i które polecam (a czasem również wdrażam) u moich Klientów.

Nozbe – proste i jednocześnie elastyczne rozwiązanie, dobre na początek przygody z metodycznym zarządzaniem zadaniami. System dojrzały, rozwijany od wielu lat, posiadający dużą bazę użytkowników. Główne zalety Nozbe to elastyczność konfiguracji projektów, zgodność z popularną metodyką GTD, dostęp do systemu zarówno z komputera jak i urządzeń mobilnych. Bardzo intuicyjny moduł do szacowania pracochłonności. Jeśli chodzi o wady to dla niektórych użytkowników zbyt przytłaczający interfejs, brak podprojektów, brak możliwości tworzenia bardziej złożonych widoków zadań.

Todoist – porównywalny z Nozbe prosty system, dobry dla osób zaczynających zarządzanie zadaniami. To również dojrzałe i sprawdzone rozwiązanie dostępne na różne platformy. Posiada bardziej elastyczny model tworzenia projektów i podprojektów. Główne zalety tego rozwiązania to lekki w odbiorze interfejs, system grywalizacji motywujący do realizacji zadań w terminie, zaawansowane możliwości filtrowania zadań. Z wad wymieniłbym brak możliwości estymacji czasu wykonania zadań, brak wbudowanego kalendarza, nieintuicyjny sposób dopisywania notatek do zadań.

Trello – prosty i elastyczny system inspirowany tablicami kanban. Jeżeli ktoś lubi ten sposób wizualizacji zadań, Trello zapewnia wszystko co potrzeba do prostego zarządzania zadaniami. Główną zaletą jest intuicyjność rozwiązania, bardzo duże możliwości wersji bezpłatnej, duża liczba integracji i rozszerzeń. Trudno wymienić wady, gdyż jest to rozwiązanie dojrzałe, o bogatej funkcjonalności (dostępnej po instalacji rozszerzeń). Jeżeli ktoś lubi tę formę wizualizacji, będzie zadowolony.

Microsoft Planner – odpowiednik Trello. Rozwiązanie stosunkowo młode, kopiujące główne założenia Trello. Zaletą jest dostępność rozwiązania w Office 365 i duża integracja z innymi rozwiązaniami Microsoft (OneNote, Teams, Sharepoint, itp.). Wadą niestety jest niedojrzałość rozwiązania. Póki co tylko dla prostych zastosowań.

MeisterTasks – jeszcze jeden odpowiednik Trello. Ładniejszy, bardziej kolorowy. Świetnie integrujący się z mapami myśli MindMeister. Jeżeli ktoś lubi planować w mapach myśli, a realizować zadania w tablicach kanban, to rozwiązanie godne polecenia. System jest dojrzały i sprawdzony.

Asana – bardziej zaawansowany system zarządzania zadaniami. Pozwala na zarządzanie zadaniami w bardziej złożony sposób. Dedykowany raczej do pracy zespołowej niż do pracy indywidualnej. Rozwiązanie o ugruntowanej pozycji na rynku. Wiele zespołów jako zaletę postrzega duże możliwości wersji bezpłatnej. System w zasadzie posiada wszystko co niezbędne do metodycznego zarządzania zadaniami: widoki list i tablic kanban, widok kalendarza, widok linii czasu. Umożliwia śledzenie postępu projektów oraz tworzenie projektów w zespołach. Co więcej ubrane w bardzo ładny interfejs. Wadą może być dłuższa krzywa uczenia się systemu.

Wrike – zawansowana platforma zarządzania zadaniami i projektami dla zespołów, które oczekują narzędzia, które można dostosować do własnych potrzeb. Jest to system, którego używam od kilku lat i który po prostu uwielbiam. Wrike posiada bardzo duże możliwości konfiguracji. Elastyczny system tworzenia strukty projektów, możliwość oglądania zadań w widoku listowy, tablic kanban, tabelarycznej, widoku kalendarza, widoku Gantta. Dodatkowe moduły jak monitorowanie obciążenia, rejestracja czasu pracy, możliwość tworzenia własnych kokpitów i raportów, możliwość tworzenia własnych pól. Moduł analityki i elastyczny model nadawania uprawnień. Wadą może być model cenowy rozwiązania – licencje kupuje się w paczkach po 5 użytkowników oraz skomplikowanie na początku oraz dłuższa krzywa uczenia się rozwiązania.

Monday – system, który odkryłem stosunkowo niedawno, ale który polecam zarówno do zarządzania zadaniami jak i zarządzania procesami. Pierwsze co przykuwa uwagę, to że Monday jest ładnym, kolorowym rozwiązaniem. A jednocześnie bardzo łatwym do nauczenia się, mimo wielu skomplikowanych funkcjonalności. Zaletą systemu jest wizualizacja zadań oraz szybkość dostosowania do wymagań każdego zespołu. Elastyczny model tzw. boardów pozwala na odwzorowanie zarówno projektów jak i procesów. Wadą może być model cenowy oraz brak polskiej wersji językowej. Nie każdemu przypadnie również do gustu prosta struktura zadań – system nie umożliwia tworzenia podprojektów, ze względu na inną filozofię realizacji zadań. W Monday zadania grupuje się w grupy na tzw. tablicach, a realizuje poprzez zmianę ich statusów. Trudno to wytłumaczyć, ale gdy zobaczysz rozwiązanie w praktyce, od razu zrozumiesz o co chodzi. Gorąco polecam przetestować. Ja korzystam z Monday jako uzupełnienie Wrike. Zarządzam w nim procesami.

Goalscape – system, który polecam wszystkim, którzy chcą wizualizować postęp swoich projektów w nieszablonowy sposób. System używany przez sportowców, mistrzów olimpijskich. Pozwala na zobrazowanie portfela projektów w odniesieniu do celów. Zaletą jest prostota rozwiązania oraz świetny model cenowy. Wadą jest konieczność używania Adobe Air do uruchomienia oprogramowania.

Mam nadzieję, że powyższa lista pozwoli Ci wybrać System Zarządzania Zadaniami dopasowany do Twoich potrzeb. Każdy z nich posiada wady i zalety. Każdy też sprawdzi się w innym środowisku. Natomiast są to systemy, których nie boję się polecić – przetestowałem je gruntownie i w wielu różnych organizacjach.

Pytanie: A jaki System Zarządzania Zadniami Ty polacasz w 2018 roku i dlaczego?

4 komentarze do “Systemy zarządzania zadaniami, które polecam w 2018 roku

  1. Od kilku lat jestem wierna Asanie chociaż obecnie właściwie nie korzystam z możliwości pracy zespołowej. Nic tak mnie nie uspokaja z realizacją pomysłów i projektów w różnych fazach realizacji jak ich opisanie w tej apce. Najbardziej podoba mi się możliwość wybrania czy projekt ma być lista czy jednak kanban.

  2. Dla mnie podstawową wadą wszystkich SZZ jest to, że nie robią same za mnie zadań 😉
    A na poważnie, aktualnie zmagam się z tym, że ilość zadań w moim SZZ (szczególnie niby priorytetowych i „przeterminowanych”) stała się przytłaczająca. Jest to na tyle intensywne, że już nawet nie mam ochoty otwierać tego programu. Macie tak czasem? Marcinie, może dałbyś radę napisać jakiś artykuł na ten temat?

  3. Temat dopisałem do listy. Na szybko mogę polecić aby przezedzic listę otwartych przedsięwzięć (projektów). Poza tym nie ustawiamy dat dla zadań których nie zamierzamy zrealizować. Datę ustawiamy tylko dla tych które planujemy zrobić danego dnia/tygodni. Zwykle też za dużo zadań przeterminowanych to efekt zbyt dużego rozzdrobnienia projektów. Trzeba je zgrupwać w bardziej ogólne

Dodaj komentarz