To co wyróżnia osoby, które systematycznie osiągają wyniki, na których im zależy jest świadome alokowanie własnego czasu na wykonywanie różnego rodzaju przeglądów, podczas których wyznaczają kierunek działania, monitorują stan realizacji postępów, wprowadzają niezbędne korekty oraz wyciągają wnioski z dotychczasowych działań.

Chciałbym abyś wprowadził do swojego działania regularne przeglądy produktywności. Świadoma refleksja jest jednym z najczęściej zaniedbywanych obszarów w dzisiejszym zabieganym i zapracowanym świecie. Jednocześnie, jest niezbędnym elementem skutecznego osiągania celów. Możesz już dziś przewidzieć jakie przeglądy będą niezbędne do Twojego stabilnego funkcjonowania i od razu zaplanować je w kalendarzu. Dzięki temu nie będziesz zaskoczony tym, że nie ma kiedy zrobić przeglądów, bo one już od dawna będą czekały na swoją kolej w Twoim kalendarzu. W dzisiejszym artykule przygotowałem gotowy do użycia harmonogram przeglądów produktywności, które warto wykonać w 2018 roku.

Przedstawiony harmonogram obejmuje najczęściej stosowane przeglądy produktywności wykonywane przez osoby wysoko skuteczne:

• Przegląd tygodniowy – cotygodniowe podsumowanie tygodnia i wyznaczenie priorytetów na nadchodzący tydzień
• Miesięczny przegląd stanu realizacji celów – szybka aktualizacja na jakim etapie znajduje się realizacja wyznaczonych celów oraz wprowadzanie drobnych korekt
• Podsumowanie kwartału – wyciągnięcie wniosków z minionych 3 miesięcy oraz wprowadzenie korekt do sposobu realizacji celów.
• Korekta i aktualizacja celów rocznych – zwykle wykonywana w połowie roku ewaluacja wyznaczonych celów oraz wprowadzenie korekt na drugie półrocze
• Podsumowanie i aktualizacja projektu życia – coroczna sesja aktualizacji projektu życia dla osób, które projektują własne życie w sposób metodyczny
• Podsumowanie roku oraz wyznaczanie celów rocznych – sesje poświęcone określeniu priorytetów na nadchodzący rok

Harmonogram przeglądów produktywności na rok 2018

Styczeń

• 5 styczeń – przegląd tygodniowy (60 min)
• 12 styczeń – przegląd tygodniowy (60 min)
• 19 styczeń – przegląd tygodniowy (60 min)
• 26 styczeń – przegląd tygodniowy (60 min)
• 29 styczeń – miesięczny przegląd stanu realizacji celów (30 min)

Luty

• 2 luty – przegląd tygodniowy (60 min)
• 9 luty – przegląd tygodniowy (60 min)
• 16 luty – przegląd tygodniowy (60 min)
• 23 luty – przegląd tygodniowy (60 min)
• 26 luty – miesięczny przegląd stanu realizacji celów (30 min)

Marzec

• 2 marzec – przegląd tygodniowy (60 min)
• 9 marzec – przegląd tygodniowy (60 min)
• 16 marzec – przegląd tygodniowy (60 min)
• 23 marzec – przegląd tygodniowy (60 min)
• 26 marzec – podsumowanie kwartału (120 min)
• 30 marzec – przegląd tygodniowy (60 min) (ewentualnie 28.03 ze względu na okres świąteczny)

Kwiecień

• 6 kwiecień – przegląd tygodniowy (60 min)
• 13 kwiecień – przegląd tygodniowy (60 min)
• 20 kwiecień – przegląd tygodniowy (60 min)
• 23 kwiecień – miesięczny przegląd stanu realizacji celów (30 min) (tydzień wcześniej ze względu na długi weekend majowy)
• 27 kwiecień – przegląd tygodniowy (60 min)

Maj

• 7 maj – przegląd tygodniowy (60 min) (przesunięcie ze względu na długi weekend majowy)
• 11 maj – przegląd tygodniowy (60 min)
• 18 maj – przegląd tygodniowy (60 min)
• 25 maj – przegląd tygodniowy (60 min)
• 28 maj – miesięczny przegląd stanu realizacji celów (30 min)

Czerwiec

• 4 czerwiec – przegląd tygodniowy (60 min) (przesunięcie ze względu na długi weekend czerwcowy)
• 8 czerwiec – przegląd tygodniowy (60 min)
• 15 czerwiec – przegląd tygodniowy (60 min)
• 22 czerwiec – przegląd tygodniowy (60 min)
• 25 czerwiec – podsumowanie kwartału (120 min)
• 29 czerwiec – przegląd tygodniowy (60 min)

Lipiec

• 6 lipiec – przegląd tygodniowy (60 min)
• 9 lipiec – podsumowanie i aktualizacja projektu życia (2 x 4 h lub 1 x 8 h)
• 13 lipiec – przegląd tygodniowy (60 min)
• 20 lipiec – przegląd tygodniowy (60 min)
• 27 lipiec – przegląd tygodniowy (60 min)
• 30 lipiec – miesięczny przegląd stanu realizacji celów (60 min)

Sierpień

• 3 sierpień – przegląd tygodniowy (60 min)
• 10 sierpień – przegląd tygodniowy (60 min)
• 17 sierpień – przegląd tygodniowy (60 min)
• 24 sierpień – przegląd tygodniowy (60 min)
• 27 sierpień – miesięczny przegląd stanu realizacji celów (60 min)
• 20 sierpnia – korekta i aktualizacja celów rocznych (8h)
• 31 sierpień – przegląd tygodniowy (60 min)

Wrzesień

• 7 wrzesień – przegląd tygodniowy (60 min)
• 14 wrzesień – przegląd tygodniowy (60 min)
• 21 wrzesień – przegląd tygodniowy (60 min)
• 24 wrzesień – podsumowanie kwartału (120 min)
• 28 wrzesień – przegląd tygodniowy (60 min)

Październik

• 5 październik – przegląd tygodniowy (60 min)
• 12 październik – przegląd tygodniowy (60 min)
• 19 październik – przegląd tygodniowy (60 min)
• 26 październik – przegląd tygodniowy (60 min)
• 29 październik – miesięczny przegląd stanu realizacji celów (60 min)

Listopad

• 5 listopad – przegląd tygodniowy (60 min) (przesunięcie ze względu na 1 listopad)
• 9 listopad – przegląd tygodniowy (60 min)
• 16 listopad – przegląd tygodniowy (60 min)
• 23 listopad – przegląd tygodniowy (60 min)
• 26 listopad – miesięczny przegląd stanu realizacji celów (60 min)
• 30 listopad – przegląd tygodniowy (60 min)

Grudzień

• 3 grudzień – podsumowanie kwartału (120 min)
• 7 grudzień – przegląd tygodniowy (60 min)
• 14 grudzień – przegląd tygodniowy (60 min)
• 21 grudzień – przegląd tygodniowy (60 min)
• 28 grudzień – przegląd tygodniowy (60 min) (opcjonalnie)
• 27 grudzień – podsumowanie roku (120 min)
• 28 grudzień – 4 styczeń – wyznaczanie celów na następny rok (8-12 h)

Jak widzisz, w tym roku czeka nas 52 przeglądów tygodniowych, 8 miesięcznych przeglądów stanu realizacji celów, 4 podsumowań kwartałów, 1 sesja aktualizacji projektu życia, 1 sesja wyznaczania celów rocznych oraz 1 sesja korekt celów rocznych. W sumie minimum 94 godziny, które spędzisz na świadomym wyznaczaniu kierunku, aktualizacji kursu, jego korygowaniu oraz wyciąganiu wniosków. 94 godziny z 2008 które przepracujesz w tym roku.

Czasami pada pytanie jaki jest koszt wysokiej produktywności – wymienione wyżej przeglądy są częścią składową tego kosztu. Jeżeli chcesz stabilnie osiągać wyniki, na których Ci zależy, należy minimum tyle zainwestować w wyznaczanie i korygowanie kursu.

Powyższy harmonogram przeglądów produktywności jest propozycją wyjściową. Warto dopasować go do własnej sytuacji. Uwzględnij, kiedy w Twojej firmie kończy się rok fiskalny. W niektórych organizacjach rok fiskalny zmienia się w na przykład w połowie roku kalendarzowego, więc i harmonogram przeglądów należy wtedy dostosować do tego przesunięcia. W niektórych organizacjach obowiązuje kwartalny cykl wyznaczania celów, wtedy należy sesje wyznaczania celów na następny kwartał zorganizować co 3 miesiące, zamiast raz w roku. Dopasuj również harmonogram do aktywności, które zdefiniowałeś wg poprzedniego wpisu, czyli urlopów, wyjazdów, uroczystości w których będziesz brać udział.

Podane czasy trwania poszczególnych przeglądów są propozycjami minimalnymi. Jeżeli nigdy w taki sposób nie pracowałeś, przyjmij że przeglądy zajmą Ci dużo więcej czasu (bezpiecznie jest założyć dwukrotne wartości). Wiele osób (włączając mnie) więcej czasu przeznacza na sesje związane z planowaniem rocznym i projektowaniem życia. Menedżerowie, którzy zarządzają większymi zespołami często decydują się robić przeglądy celów ze swoim zespołem, wtedy też odpowiednio więcej należy przewidzieć na przeglądy zespołowe.

Pytanie: Ile czasu Ty przeznaczasz na świadomą refleksję w ciągu roku? Wykonanie jakich przeglądów jest dla Ciebie obligatoryjne?