Wiele osób zainteresowanych ideą wykonywania przeglądu tygodniowego ma ogromny problem, aby zacząć go wykonywać systematycznie co tydzień.

Okazuje się, że na drodze do wykonania przeglądu tygodniowego staje najczęściej jedna z 12 przeszkód, które opisałem w dzisiejszym artykule. Przy każdej z nich podpowiadam jak sobie z nią poradzić.

Nie mam przekonania, że to jest mi potrzebne

“Marcin, serio? Chcesz powiedzieć, że wykonywanie przeglądu tygodniowego pomoże mi spokojniej pracować? Gdyby to było takie proste to wszyscy by tak działali”

Jeżeli nie masz przekonania, że przegląd tygodniowy zadziała, to nie znajdziesz na jego wykonanie ani czasu, ani chęci. Nie będę Cię przekonywać na siłę. O tym co daje przegląd tygodniowy pisałem nie raz. Tę technikę wdrażam u każdego Klienta, z którym pracuję i jeszcze żaden z nich nie zrezygnował z jej stosowania gdy już ją opanował. Dla wielu skutecznych osób działa, dlaczego miałaby nie zadziałać u Ciebie?

Zawsze jest coś do zrobienia

“Godzinę tygodniowo? Ja już mam za dużo na głowie!”

Nie robisz przeglądu, bo ledwo wyrabiasz z bieżącymi zadaniami. 90 minut na pomyślenie i planowanie wydaje się luksusem, na który nie możesz sobie pozwolić. To zupełnie naturalna sytuacja. To nie jest tak, że przegląd robią te osoby, którym został czas na planowanie. Jest zupełnie odwrotnie. Przegląd tygodniowy wykonują Ci, którzy wyszarpali czas na myślenie „bieżączce”. Podjęli decyzję, że jest to na tyle ważne, że choćby nie wiem co – przegląd musi się odbyć. Dopiero takie nastawienie oraz potraktowanie serio własnej decyzji pozwoli Ci wprowadzić technikę, która docelowo zaoszczędzi Ci mnóstwo czasu i nerwów.

Nie lubię planować

“Ja po prostu nie lubię planować. Chcę móc elastycznie decydować o tym co będę robić”

Masz do tego prawo. Jednak biznes działa inaczej. To jak z prawem grawitacji. Możesz go nie lubić, ale warto się do niego stosować. Osiąganie pożądanych efektów wiąże się z wprowadzeniem przynajmniej minimum planowania do swojego działania. Przegląd tygodniowy wprowadza to niezbędne minimum. Zamiast planować codziennie, planujesz tylko raz w tygodniu.

Nie chce mi się

“To jest takie żmudne działanie. Nie mam motywacji do robienia przeglądu tygodniowego”

Zastanów się nad tankowaniem samochodu. To również żmudne i mało atrakcyjne zajęcie. Mimo to niezbędne by dojechać tam, gdzie chcesz. Tak samo potraktuj wykonywanie przeglądu – to niezbędny wysiłek, by mieć te wszystkie korzyści które daje. Dodatkowo możesz wprowadzić element nagrody za wykonany przegląd. Jedna z moich Klientek wykonuje przegląd w piątek rano w swojej ulubionej kawiarni. Zamiast do pracy, idzie do kawiarni, tam zamawia ulubioną kawę i wykonuje przegląd. Po jego wykonaniu idzie spokojnie do biura. Firma Nozbe nagradza swoich pracowników wolnym czasem po wykonaniu przeglądu. Pewien menedżer powołał fundusz przeglądowy – po każdym wykonanym przeglądzie wrzuca do skarbonki 100 złotych. Dzięki temu co kwartał ma 1 300 złotych na nagrodzenie siebie za dobrze wykonane przeglądy.

Co chwila ktoś mi przeszkadza

“Nie mogę się skupić na przeglądzie, bo co chwila coś mi przeszkadza”

Zadbaj o zniknięcie z “pola widzenia”. Na czas przeglądu udaj się do salki konferencyjnej. Wyjdź do kawiarni. Wyłącz wszystkie powiadomienia, wycisz telefon. Jeżeli nie możesz, załóż na uszy słuchawki. Wtedy część osób zrezygnuje z odrywania Cię od zajęć. Gdy już nastąpi przerwanie, poinformuj tę osobę, że teraz nie możesz rozmawiać i poproś aby przyszła za godzinę. Nie tłumacz się co robisz. Po prostu poinformuj, że teraz jesteś zajęty.

Nie wiem co dokładnie zrobić podczas przeglądu

“Ten przegląd to strasznie skomplikowana sprawa. Nie wiem jak zacząć”

Większość osób na początku wdrażania przeglądu tygodniowego zbytnio komplikuje jego realizację. W praktyce dobrze wykonany przegląd składa się z 4 elementów, które opisałem we wpisie “4 kluczowe elementy udanego przeglądu tygodniowego“.

Nie mam dyscypliny

“Ja nie mam takiej dyscypliny, żeby wykonywać ten przegląd tydzień w tydzień”

Ten argument pada bardzo często, ale okazuje się, że ma niewiele wspólnego z rzeczywistością. Zazwyczaj nie chodzi o brak dyscypliny, ale o brak innych składników niezbędnych do wykonania przeglądu. Sprawdź, czy jesteś na tyle przekonany do wykonania przeglądu, że jesteś gotów porzucić wszystko inne. Sprawdź, czy wiesz jak krok po kroku wykonać ten przegląd tygodniowy. Sprawdź, czy przygotowałeś środowisko pracy: zarezerwowałeś czas w kalendarzu, wyszedłeś do salki, wyłączyłeś wszystkie powiadomienia. Sprawdź, czy zawarłeś element nagrody. Jeżeli którekolwiek z tych sprawdzeń daje rezultat negatywny popracuj nad tym elementem, zamiast nad dyscypliną.

U nas nie ma kultury planowania

“U nas się nie planuje, bo nie ma takiej kultury. Wszystko musi być na wczoraj”

Kulturę pracy tworzą pracownicy. To że w Twoim zespole nie ma takiego nawyku nie znaczy, że Ty nie możesz wprowadzić tego elementu do własnego rytmu tygodnia. Zacznij od siebie, a zobaczysz, że kultura zacznie się zmieniać.

Szef mi nie pozwala

“Mój szef nie pozwoli mi spędzić godziny na planowanie”

Szczerze wątpię, ale jeśli nawet tak by się stało tu również masz kilka opcji. Porozmawiaj z szefem, przedstaw mu swój pomysł i oczekiwanie, że przez jakiś czas (na przykład miesiąc-dwa) chciałbyś popracować w ten sposób. Zaproponuj, że po tym czasie spotkacie się i omówicie czy wprowadzenie techniki coś usprawniło. Możesz też zacząć robić przegląd bez wiedzy szefa. Po prostu zacznij pracować w ten sposób, bez tłumaczenia się. Zadziałasz wtedy metodą faktów dokonanych – w pewnym momencie po prostu pokażesz, że Ty w taki sposób pracujesz i jest to niezbędny element tygodnia, który pozwala Ci być bardziej skutecznym.

Jestem zmęczony samym patrzeniem na liczbę zobowiązań

“Jak widzę ile tego jest to już mi się nie chce”

Bardzo mi przykro z powodu Twojego dużego obciążenia. Być może masz zbyt rozdrobniony Rejestr? Wpisałeś zbyt dużo małych przedsięwzięć? Może da się je zgrupować w jedno duże? Możesz też spróbować zbudować Rejestr w innym narzędziu (np. Systemie Zarządzania Zadaniami lub w Goalscape). Czasem po prostu sposób prezentacji jest zbyt przytłaczający i pokazanie tych samych przedsięwzięć w innym narzędziu sprawia, że wydaje się mniej przytłaczający. Czasami trzeba zoptymalizować ilość aktywnych przedsięwzięć. Może po prostu wziąłeś na siebie zbyt wiele zobowiązań?

Nie lubię się usztywniać

“Takie planowanie to dla mnie zbytnie usztywnienie. Wolę działać bardziej elastycznie”

Masz do tego prawo. Jednak pełna elastyczność ma swoją cenę. Zastanów się czy chcesz ją zapłacić? Skuteczność w biznesie to umiejętność połączenia planowania z zachowaniem pewnej dozy elastyczności. Dlatego planujesz tylko 60% czasu w kalendarzu, dlatego też ustalasz tylko 3 najważniejsze zadania na dzień.

Nie wiem co będę robić za kilka dni

“U nas tyle się dzieje, że ja po prostu nie wiem co będzie trzeba zrobić za kilka dni. Ledwo ogarniam zadania na jutro, a Ty chcesz abym planował przyszły czwartek?”

Właśnie po to jest ta metoda – aby wyrwać cię z tyrani zadań pilnych i dać Ci przestrzeń na robienie rzeczy ważnych. Nie jesteś w stanie przewidzieć co trzeba będzie zrobić w przyszły czwartek, ale jesteś w stanie powiedzieć czym (i zarezerwować czas w kalendarzu na to) warto by się zająć w tym dniu. Stosując przegląd tygodniowy to Ty przejmujesz inicjatywę. Określasz sprawy najważniejsze zanim przyjdzie “bieżączka”

Powyżej zebrałem najczęściej pojawiające się przeciwności, które uniemożliwiają wykonanie przeglądu. Teraz już wiesz jak sobie z nimi poradzić. Czas przejść do działania!

Pytanie: Który powód najczęściej uniemożliwia Ci wykonanie przeglądu? A może jest jeszcze inny, którego nie opisałem?