Spośród wielu najlepszych praktyk organizacji własnej pracy, szczególny nacisk kładę na jak najszybsze wdrożenie metody przeglądu tygodniowego. Rekomenduję ją przy każdej możliwej okazji, jako jeden z elementów skutecznego wyjścia z przepracowania.

W dzisiejszym wpisie zebrałem najważniejsze korzyści i koszty wynikające z wprowadzenia systematycznego przeglądu tygodniowego do swojego standardowego działania.

Spopularyzowany przez S. Coveya w „7 nawykach skutecznego działania” i Davida Allena w „Getting Things Done” przegląd tygodniowy jest dziś właściwie standardem produktywnej pracy umysłowej. Stosują ją wysoko skuteczni menedżerowie i przedsiębiorcy zarówno Ci bardziej znani (m.in.: Michael Hyatt, Michał Szafrański, Michał Śliwiński, Mirek Burnejko) jak i nieznani szerszemu gronu, pracujący w zaciszu własnych gabinetów. Firma Nozbe daje nawet pracownikom dzień wolny, jeżeli tylko wykonają w tym dniu przegląd tygodniowy!

Mało która technika wpływa tak mocno na Twoją produktywność i osiąganie pożądanych efektów jak dobrze wykonany przegląd tygodniowy. Jednocześnie jest to technika, która wciąż budzi zdziwienie i zaskoczenie, że w taki sposób można organizować własną pracę (oraz pracę zespołu).

Jakie są korzyści z wprowadzenia przeglądu tygodniowego?

Poniżej wymieniam najistotniejsze korzyści tej techniki, choć poniższa lista na pewno nie wyczerpuje ich wszystkich.

Większa kontrola sytuacji – regularne, cotygodniowe przejrzenie wszystkich aktywnych przedsięwzięć powoduje że masz nad nimi większą kontrolę. Mało spraw Cię zaskakuje, gdyż podczas przeglądu uprzedzasz większość nieprzewidzianych zdarzeń, możesz reagować wcześniej. W świecie w którym większość ludzi działa reaktywnie i na ostatnią chwilę, zyskujesz realną przewagę – zajmujesz się właściwymi sprawami z odpowiednim wyprzedzeniem.

Mniej błędów i przeoczeń – ponieważ regularnie przeglądasz wszystkie swoje zobowiązania, częściej też się nad nimi zastanawiasz. W stosunku do osób, które funkcjonują w trybie reaktywnym, wykrywasz więcej brakujących elementów i wcześniej odkrywasz potencjalne błędy.

Alokacja czasu na sprawy priorytetowe – moim zdaniem jeden z najistotniejszych benefitów przeglądu tygodniowego. Wcześniej analizujesz co będzie najważniejsze w nadchodzącym tygodniu i alokujesz na to swój czas w kalendarzu. „Wyprzedzasz nadchodzącą przyszłość”, jak powiedział jeden z uczestników warsztatów.

Spokój wynikający z poczucia, że zajmujesz się najważniejszymi sprawami – dzięki temu, że to Ty decydujesz które sprawy będą najważniejsze w nadchodzącym tygodniu odczuwasz wewnętrzny spokój, że wszystko jest na swoim miejscu, a Ty spędzasz czas na zadaniach priorytetowych.

Systematyczne popychanie najważniejszych przedsięwzięć do przodu – kiedy przegląd tygodniowy wejdzie Ci w nawyk, sprawi że systematycznie będziesz przybliżać się do swoich celów. Rok składa się z 52 tygodni, czyli w ciągu roku masz szansę popchnąć do przodu najważniejsze przedsięwzięcia aż 52 razy!

Systematyczna korekta kursu w drodze do celu – droga do celu to nie tylko odhaczanie zdefiniowanych zadań. To również systematyczna korekta kursu, bo każdy dzień przynosi nowe zmienne. Dzięki temu, że co tydzień analizujesz ten kurs masz możliwość bardzo szybko wprowadzać niezbędne poprawki.

Unikanie przeciążenia pracą – osoby, które prowadzą Rejestr Aktywnych Przedsięwzięć również co tydzień monitorują swoje obciążenie pracą. Dzięki temu wiedzą ile jeszcze nowych zadań i spraw mogą wziąć na siebie. Podczas przeglądu tygodniowego jesteś w stanie realnie ocenić własne możliwości i dostosować do tego plany.

Większa koncentracja na celach i najważniejszych priorytetach – celów nie osiąga się przez przypadek, ale dzięki systematycznej pracy nad nimi. Problem w tym, że każdego dnia atakują Cię sprawy które od tych celów Cię odciągają. Dzięki przeglądowi tygodniowemu jesteś w stanie lepiej skoncentrować się nad tym co najważniejsze.

Realistyczna ocena terminów realizacji podjętych zobowiązań – jednym z kroków wykonywanego przeglądu tygodniowego jest definiowanie terminów realizacji. Gdy wejdzie Ci to w nawyk jesteś w stanie realnie oceniać na kiedy oddasz oczekiwany efekt Twoich zadań, a w konsekwencji dostarczać rezultaty swojej pracy na czas, a nawet przed terminem. Gwarantuję, że będzie to bardzo istotna przewaga konkurencyjna na rynku pracy i w biznesie w dzisiejszym, zabieganym świecie.

Jakie są koszty wprowadzenia przeglądu tygodniowego?

Jak każde lekarstwo, podobnie wprowadzenie przeglądu tygodniowego, wiąże się ze skutkami ubocznymi. Warto byś miał świadomość, jakie mogą być koszty.

Zabiera czas – przede wszystkim na przegląd tygodniowy trzeba przeznaczyć cenny czas. Około 60-90 minut tygodniowo. Niektóry uważają, że to wysoki koszt uzyskania sprawnej realizacji zadań w nadchodzącym tygodniu.

Mniejsza elastyczność – wykonywanie przeglądu tygodniowego powoduje, że zawczasu alokujesz swój czas na najważniejsze zadania i przedsięwzięcia. Dzięki temu zamiast gasić pożary częściej koncentrujesz się na sprawach istotnie wpływających na oczekiwane wyniki. Niestety przez niektórych może to zostać odebrane jako mniejsza niż dotychczas elastyczność i pomocność. Z czasem ludzie przyzwyczają się do Twoich nowych zasad funkcjonowania, ale na początku (szczególnie jeśli byłeś znany z tego, że rzucasz wszystko i zajmujesz się nowo przychodzącymi zadaniami) może być trudno.

Częste odmawianie – ponieważ w przeciwieństwie do wielu ludzi w Twojej organizacji będziesz posiadał zarezerwowany czas na sprawy najważniejsze, w konsekwencji częściej będziesz odmawiał zajęcia się nowymi sprawami w tym momencie i proponował bardziej odległe terminy realizacji. To może wzbudzić pewne niezadowolenie z Twojej nowej postawy, zanim ludzie nie przekonają się że ta metoda pozwala Ci być bardziej wiarygodnym i skupionym na dotrzymaniu obiecanych terminów.

Konieczność negocjowania bardziej odległych terminów realizacji zadań – odmawianie i wydłużanie terminów wiązać się będzie z koniecznością opanowania umiejętności negocjowania realnego terminu realizacji. Szczególnie jeśli dotychczas byłeś osobą, która przyzwyczaiła ludzi, że każde zadanie robisz „od ręki”.

Znużenie konicznością cotygodniowego przeglądania spraw – wszystko co regularne z czasem się nuży. Podobnie może stać się z wykonywaniem przeglądu tygodniowego. Po prostu nie będzie Ci się chciało robić tego przeglądu, bo znajdziesz mnóstwo ciekawszych zajęć. Z czasem jednak zobaczysz, że brak przeglądu tygodniowego powoduje większy dyskomfort i straty po Twojej stronie, niż jego wykonanie. Poza tym poczucie spokoju i kontroli sytuacji, które daje Ci regularny przegląd bywa pozytywnie uzależniające.

Walka z “bieżączką” o czas na przegląd tygodniowy – wiele osób ma przekonanie, że przegląd tygodniowy to coś co wydarzy się, jeśli tylko tak postanowią. Otóż nie do końca. Jeżeli uznasz, że wykonywanie regularnego przeglądu tygodniowego to ważny dla Ciebie element każdego tygodnia czeka Cię walka. Walka z samym sobą oraz z organizacją, aby móc wykonać ten przegląd. Nie raz będziesz zmuszony wyszarpywać czas na wykonanie przeglądu z zatłoczonej pilnymi zadaniami rzeczywistości. Nie raz będziesz walczyć ze sobą, aby wykonać przegląd pomimo że Ci się nie chce.

Większa świadomość nierealnych oczekiwań – z każdym wykonanym przeglądem tygodniowym rośnie Twoja świadomość. Również świadomość nierealnych oczekiwań i ograniczonych możliwości. Dla niektórych to dość trudne doświadczenie emocjonalne. Łatwiej bowiem żyć w przeświadczeniu, że dam radę zrobić wszystko.

Znasz już korzyści i koszty wynikające z wprowadzenia przeglądu tygodniowego. Teraz czas na decyzję po Twojej stronie czy wdrożyć go do swojego rytmu działania.

Pytanie: Czy wykonujesz systematyczny przegląd tygodniowy? Jeżeli tak – co Ci to daje? Jeżeli nie – z jakich powodów tego nie robisz?