Czasami słowa, których używasz potrafią sabotować Twoją produktywność. Poprzez ich (nad)używanie, sprawiasz, że ludziom ciężej się z Tobą porozumieć, a wręcz zbudować z Tobą pozytywną relację. A pozytywne relacje ze współpracownikami oraz klarowana komunikacja są niezbędne do tego by skutecznie realizować przedsięwzięcia, w które jesteś zaangażowany.

Poniżej przygotowałem zbiór słów, których warto unikać w profesjonalnej komunikacji w pracy (a pewnie i w życiu prywatnym). Podaję też, jakich słów i wyrażeń używać zamiast, aby osiągnąć pożądany efekt.

Musisz – słowo, które z moich obserwacji jest nadużywane w większości zespołów oraz w mowie potocznej. Nie dość, że sami do siebie zbyt często mówimy, że coś musimy, to jeszcze staramy się innych przekonać, że inni muszą coś zrobić dla nas. Ludzie dorośli, świadomi i samodzielni (a z takimi masz do czynienia w pracy) nic nie muszą. Mogą. Mogą wybrać, zdecydować, że zaangażują się w dany temat, albo zrobią jakieś zadanie dla nas. Niestety używanie w stosunku do współpracowników słowa “musisz” często sprawia, że pojawia się wewnętrzny bunt oraz niechęć do współpracy.

Zdania, których warto unikać:

– Musisz zrobić to na jutro.
– Musicie dostarczyć nam ten raport w tym tygodniu.
– W zaistniałej sytuacji musicie podpisać ten dokument.
– Osoby chcące być bardziej produktywne muszą lepiej planować.

Jakich słów i wyrażeń używać zamiast?

„Możesz”, „Warto”, „Czy mógłbyś”, „Zależy mi”, itp.

Przykłady:

– Czy mógłbyś zrobić to na jutro?
– Czy dasz radę dostarczyć ten raport w tym tygodniu?
– Zależy mi, aby otrzymać ten raport w tym tygodniu. Czy jest to możliwe?
– W zaistniałej sytuacji warto, abyście podpisali ten dokument.
– Możesz przygotować to zestawienie na jutro? To bardzo ważne z punktu widzenia mojego szefa.
– Osoby, którym zależy na wyższej produktywności, warto aby poznały techniki planowania.

Powinien – słowo, które stawia Cię w roli lepiej wiedzącego mądrali. Sprawia, że stawiasz się wyżej w hierarchii w toczonej rozmowie oraz relacji. Prezentujesz postawę tego, który “wie lepiej”. Bardzo często używane w kontekście pouczania innych oraz szukania zewnętrznych przyczyn niepowodzeń.

Zdania, których warto unikać:

– Piotr powinien się tym zająć dużo wcześniej.
– Klient powinien nam powiedzieć, że nie będzie realizował etapu drugiego.
– Przecież to powinien wykonać Klient, to takie oczywiste!
– Oni powinni to zrobić zanim do nas w ogóle zadzwonili.

Jakich słów i wyrażeń używać zamiast?

Najlepiej unikać zdań ze słowem “powinien”. Ale, gdy już Ci się ciśnie to słowo na usta, postaraj się zmiękczyć wyrażenia, by nie występować z pozycji lepiej wiedzącego.

Przykłady:

– Być może Piotr mógłby zająć się tym dużo wcześniej?
– Dobrze by było, gdyby Klient powiedział, że nie będzie realizował etapu drugiego.
– Zakładaliśmy, że to zadanie wykona Klient.
– Wydaje nam się, że to była ich odpowiedzialność. Być może byłoby dobrze, gdyby wykonali to przed telefonem do nas?

Dlaczego – słowo bardzo wskazane do używania, ale niestety w Polsce często kojarzące się z okresem dzieciństwa i rodzicem pytającym ciągle “dlaczego to zrobiłeś, Piotrusiu?“. Wiele osób nieświadomie reaguje negatywnie na słowo „dlaczego”.

Zdania, których warto unikać:

– Dlaczego zajmujesz się tym zadaniem?
– Dlaczego ten projekt jest dla Ciebie tak ważny?
– Dlaczego nie mamy jeszcze gotowego rozwiązania?

Jakich słów i wyrażeń używać zamiast?

„Z jakich powodów”, „Co powoduje”

Przykłady:

– Z jakich powodów zajmujesz się tym zadaniem?
– Co powoduje, że ten projekt jest dla Ciebie tak ważny?
– Z jakich powodów nie mamy jeszcze gotowego rozwiązania?

Wszyscy – bardzo powszechne uogólnienie. Jak każda generalizacja bywa krzywdząca.

Zdania, których warto unikać:

– W naszej firmie wszyscy się spóźniają.
– Wszyscy mają to w głębokim poważaniu.
– Wszyscy kradną.

Jakich słów i wyrażeń używać zamiast?

Staraj się używać konkretnych określeń dla grupy osób u których obserwujesz dane zachowanie. Używaj słów typu “niektórzy”, “są tacy”, “wiele”, itp.

Przykłady:

– W naszej firmie są osoby, które się spóźniają.
– Mam wrażenie, że wiele osób ma to w głębokim poważaniu.
– Niektórzy kradną.

Zawsze – podobnie jak „wszyscy”. Bardzo duże uogólnienie, które zwykle nie jest prawdą.

Zdania, których warto unikać:

– Bo wy zawsze wyrażacie swoje niezadowolenie.
– Zawsze zapominasz o tej części projektu.
– Piotr zawsze jest niezadowolony.

Jakich słów i wyrażeń używać zamiast?

„Często”, „Ostatnio”, „Kilka razy z rzędu”. Zamiast uogólniać, staraj się poinformować o faktach, które obserwujesz i które chcesz zakomunikować.

Przykłady:

– Zauważyłem, że ostatnio często wyrażacie swoje niezadowolenie. Co jest tego przyczyną?
– Ostatnio trzy razy z rzędu zapomniałeś o tej części projektu.
– Piotr często bywa niezadowolony, więc warto przygotować się dobrze do spotkania z nim.

Trzeba było – powoduje, że zmieniasz się w “wujka dobra rada”. Zazwyczaj wypowiadane po tym jak mleko się już rozlało. Wywołuje poczucie winy, że ktoś postąpił niewłaściwie albo wręcz popełnił błąd. Niestety wyrażenie “trzeba było” nie usprawnia sytuacji, a jedynie wytka komuś pomyłkę.

Zdania, których warto unikać:

– Trzeba było zadzwonić do tego Klienta, zanim wypowiedział nam umowę.
– Trzeba było lepiej zaplanować ten projekt.
– Trzeba było się bardziej postarać.

Jakich słów i wyrażeń używać zamiast?

„Następnym razem”, „W podobnej sytuacji”, itp.

Przykłady:

– Następnym razem, gdy zobaczysz, że Klient bywa niezadowolony warto do niego zadzwonić. Być może ubiegniemy go przed wypowiedzeniem umowy?
– Gdy będziemy realizować podobny projekt spędźmy więcej czasu na planowanie.
– W podobnej sytuacji, postaraj się bardziej i nie wycofuj się tak szybko.

Pozwolę sobie – kolejne nadużywane wyrażenie i niestety przez wiele osób uważane wręcz za wyrażenie pokazujące dużą kulturę i zwrot grzecznościowy. Niestety to co komunikujesz używając wyrażenia “pozwolę sobie” to innymi słowy: “zrobię to i nie masz nic do gadania w tej sytuacji”. Wiele osób o wysokim poczuciu własnej wartości odbiera użyte wobec nich wyrażenie “pozwolę sobie” jako wyraz nietaktu i braku szacunku.

Zdania, których warto unikać:

– Pozwolę sobie teraz przedstawić Panu naszą nową ofertę.
– Pozwolę sobie nie zgodzić się z Panią.
– Pozwolę sobie zająć miejsce przy Pana biurku.

Jakich słów i wyrażeń używać zamiast?

Zamist narzucać swoją wolę i czynić inwazję na autonomię swojego rozmówcy, po prostu zapytaj lub poinformuj wprost o swoich przemyśleniach czy zamiarach.

Przykłady:

– Czy mógłbym teraz przedstawić Panu naszą nową ofertę?
– Niestety nie zgadzam się z tym argumentem/sposobem rozumowania.
– Czy ma Pan coś przeciw, bym usiadł przy Pana biurku?

Mam nadzieję, że powyższe przykłady zachęcą Cię do zwracania baczniejszej uwagi na to w jaki sposób komunikujesz się z innymi osobami w pracy. Jestem przekonany, że wprowadzenie tych dość subtelnych zmian w Twojej komunikacji pozwoli Ci budować lepsze relacje i łatwiejsze osiąganie założonych celów.

Na koniec dodam, że nie jestem językoznawcą. Powyższe przykłady wynikają raczej z obserwacji życia biznesowego oraz realnych sytuacji komunikacyjnych. Sam nieraz popełniałem (a czasem nadal popełniam) powyższe niezręczności i jestem ostatnią osobą, która chciałaby wzbudzać w Tobie poczucie winy. Potraktuj to raczej jako okazję do nauki na błędach, które sam popełniłem.

Pytanie: Jakich innych wyrażeń warto unikać w komunikacji z współpracownikami?