Czasami słowa, których używasz potrafią sabotować Twoją produktywność. Poprzez ich (nad)używanie, sprawiasz, że ludziom ciężej się z Tobą porozumieć, a wręcz zbudować z Tobą pozytywną relację. A pozytywne relacje ze współpracownikami oraz klarowana komunikacja są niezbędne do tego by skutecznie realizować przedsięwzięcia, w które jesteś zaangażowany.
Poniżej przygotowałem zbiór słów, których warto unikać w profesjonalnej komunikacji w pracy (a pewnie i w życiu prywatnym). Podaję też, jakich słów i wyrażeń używać zamiast, aby osiągnąć pożądany efekt.
Musisz – słowo, które z moich obserwacji jest nadużywane w większości zespołów oraz w mowie potocznej. Nie dość, że sami do siebie zbyt często mówimy, że coś musimy, to jeszcze staramy się innych przekonać, że inni muszą coś zrobić dla nas. Ludzie dorośli, świadomi i samodzielni (a z takimi masz do czynienia w pracy) nic nie muszą. Mogą. Mogą wybrać, zdecydować, że zaangażują się w dany temat, albo zrobią jakieś zadanie dla nas. Niestety używanie w stosunku do współpracowników słowa “musisz” często sprawia, że pojawia się wewnętrzny bunt oraz niechęć do współpracy.
Zdania, których warto unikać:
– Musisz zrobić to na jutro.
– Musicie dostarczyć nam ten raport w tym tygodniu.
– W zaistniałej sytuacji musicie podpisać ten dokument.
– Osoby chcące być bardziej produktywne muszą lepiej planować.
Jakich słów i wyrażeń używać zamiast?
„Możesz”, „Warto”, „Czy mógłbyś”, „Zależy mi”, itp.
Przykłady:
– Czy mógłbyś zrobić to na jutro?
– Czy dasz radę dostarczyć ten raport w tym tygodniu?
– Zależy mi, aby otrzymać ten raport w tym tygodniu. Czy jest to możliwe?
– W zaistniałej sytuacji warto, abyście podpisali ten dokument.
– Możesz przygotować to zestawienie na jutro? To bardzo ważne z punktu widzenia mojego szefa.
– Osoby, którym zależy na wyższej produktywności, warto aby poznały techniki planowania.
Powinien – słowo, które stawia Cię w roli lepiej wiedzącego mądrali. Sprawia, że stawiasz się wyżej w hierarchii w toczonej rozmowie oraz relacji. Prezentujesz postawę tego, który “wie lepiej”. Bardzo często używane w kontekście pouczania innych oraz szukania zewnętrznych przyczyn niepowodzeń.
Zdania, których warto unikać:
– Piotr powinien się tym zająć dużo wcześniej.
– Klient powinien nam powiedzieć, że nie będzie realizował etapu drugiego.
– Przecież to powinien wykonać Klient, to takie oczywiste!
– Oni powinni to zrobić zanim do nas w ogóle zadzwonili.
Jakich słów i wyrażeń używać zamiast?
Najlepiej unikać zdań ze słowem “powinien”. Ale, gdy już Ci się ciśnie to słowo na usta, postaraj się zmiękczyć wyrażenia, by nie występować z pozycji lepiej wiedzącego.
Przykłady:
– Być może Piotr mógłby zająć się tym dużo wcześniej?
– Dobrze by było, gdyby Klient powiedział, że nie będzie realizował etapu drugiego.
– Zakładaliśmy, że to zadanie wykona Klient.
– Wydaje nam się, że to była ich odpowiedzialność. Być może byłoby dobrze, gdyby wykonali to przed telefonem do nas?
Dlaczego – słowo bardzo wskazane do używania, ale niestety w Polsce często kojarzące się z okresem dzieciństwa i rodzicem pytającym ciągle “dlaczego to zrobiłeś, Piotrusiu?“. Wiele osób nieświadomie reaguje negatywnie na słowo „dlaczego”.
Zdania, których warto unikać:
– Dlaczego zajmujesz się tym zadaniem?
– Dlaczego ten projekt jest dla Ciebie tak ważny?
– Dlaczego nie mamy jeszcze gotowego rozwiązania?
Jakich słów i wyrażeń używać zamiast?
„Z jakich powodów”, „Co powoduje”
Przykłady:
– Z jakich powodów zajmujesz się tym zadaniem?
– Co powoduje, że ten projekt jest dla Ciebie tak ważny?
– Z jakich powodów nie mamy jeszcze gotowego rozwiązania?
Wszyscy – bardzo powszechne uogólnienie. Jak każda generalizacja bywa krzywdząca.
Zdania, których warto unikać:
– W naszej firmie wszyscy się spóźniają.
– Wszyscy mają to w głębokim poważaniu.
– Wszyscy kradną.
Jakich słów i wyrażeń używać zamiast?
Staraj się używać konkretnych określeń dla grupy osób u których obserwujesz dane zachowanie. Używaj słów typu “niektórzy”, “są tacy”, “wiele”, itp.
Przykłady:
– W naszej firmie są osoby, które się spóźniają.
– Mam wrażenie, że wiele osób ma to w głębokim poważaniu.
– Niektórzy kradną.
Zawsze – podobnie jak „wszyscy”. Bardzo duże uogólnienie, które zwykle nie jest prawdą.
Zdania, których warto unikać:
– Bo wy zawsze wyrażacie swoje niezadowolenie.
– Zawsze zapominasz o tej części projektu.
– Piotr zawsze jest niezadowolony.
Jakich słów i wyrażeń używać zamiast?
„Często”, „Ostatnio”, „Kilka razy z rzędu”. Zamiast uogólniać, staraj się poinformować o faktach, które obserwujesz i które chcesz zakomunikować.
Przykłady:
– Zauważyłem, że ostatnio często wyrażacie swoje niezadowolenie. Co jest tego przyczyną?
– Ostatnio trzy razy z rzędu zapomniałeś o tej części projektu.
– Piotr często bywa niezadowolony, więc warto przygotować się dobrze do spotkania z nim.
Trzeba było – powoduje, że zmieniasz się w “wujka dobra rada”. Zazwyczaj wypowiadane po tym jak mleko się już rozlało. Wywołuje poczucie winy, że ktoś postąpił niewłaściwie albo wręcz popełnił błąd. Niestety wyrażenie “trzeba było” nie usprawnia sytuacji, a jedynie wytka komuś pomyłkę.
Zdania, których warto unikać:
– Trzeba było zadzwonić do tego Klienta, zanim wypowiedział nam umowę.
– Trzeba było lepiej zaplanować ten projekt.
– Trzeba było się bardziej postarać.
Jakich słów i wyrażeń używać zamiast?
„Następnym razem”, „W podobnej sytuacji”, itp.
Przykłady:
– Następnym razem, gdy zobaczysz, że Klient bywa niezadowolony warto do niego zadzwonić. Być może ubiegniemy go przed wypowiedzeniem umowy?
– Gdy będziemy realizować podobny projekt spędźmy więcej czasu na planowanie.
– W podobnej sytuacji, postaraj się bardziej i nie wycofuj się tak szybko.
Pozwolę sobie – kolejne nadużywane wyrażenie i niestety przez wiele osób uważane wręcz za wyrażenie pokazujące dużą kulturę i zwrot grzecznościowy. Niestety to co komunikujesz używając wyrażenia “pozwolę sobie” to innymi słowy: “zrobię to i nie masz nic do gadania w tej sytuacji”. Wiele osób o wysokim poczuciu własnej wartości odbiera użyte wobec nich wyrażenie “pozwolę sobie” jako wyraz nietaktu i braku szacunku.
Zdania, których warto unikać:
– Pozwolę sobie teraz przedstawić Panu naszą nową ofertę.
– Pozwolę sobie nie zgodzić się z Panią.
– Pozwolę sobie zająć miejsce przy Pana biurku.
Jakich słów i wyrażeń używać zamiast?
Zamist narzucać swoją wolę i czynić inwazję na autonomię swojego rozmówcy, po prostu zapytaj lub poinformuj wprost o swoich przemyśleniach czy zamiarach.
Przykłady:
– Czy mógłbym teraz przedstawić Panu naszą nową ofertę?
– Niestety nie zgadzam się z tym argumentem/sposobem rozumowania.
– Czy ma Pan coś przeciw, bym usiadł przy Pana biurku?
Mam nadzieję, że powyższe przykłady zachęcą Cię do zwracania baczniejszej uwagi na to w jaki sposób komunikujesz się z innymi osobami w pracy. Jestem przekonany, że wprowadzenie tych dość subtelnych zmian w Twojej komunikacji pozwoli Ci budować lepsze relacje i łatwiejsze osiąganie założonych celów.
Na koniec dodam, że nie jestem językoznawcą. Powyższe przykłady wynikają raczej z obserwacji życia biznesowego oraz realnych sytuacji komunikacyjnych. Sam nieraz popełniałem (a czasem nadal popełniam) powyższe niezręczności i jestem ostatnią osobą, która chciałaby wzbudzać w Tobie poczucie winy. Potraktuj to raczej jako okazję do nauki na błędach, które sam popełniłem.
Pytanie: Jakich innych wyrażeń warto unikać w komunikacji z współpracownikami?
Marcin,
Bardzo dobry post. To co napisałeś wydaje się drobnostką, czymś czemu nie należy przykładać dużo uwagi. Jest wręcz odwrotnie a samo wyeliminowanie tego z codziennego użycia jest dużym i dość trudnym przedsięwzięciem – umieć słuchać samego siebie to duża sztuka.
Dodałbym jeszcze do tego stwierdzenie “Udało się”. Niewiele się w życiu “udaje”.
“Udało mi się wygrać nowy kontrakt”
“Udało się zakończyć projekt z sukcesem”
“Udało się zdobyć ten szczyt”
Niektórzy mówią jeszcze “Dzięki Bogu, że się udało i że….”. Oddają sukces przypadkowi albo mocy sprawczej Stwórcy.
Zamiast “udało się” lepiej jest skorzystać ze stwierdzeń
“Zrobiliśmy”
“Zrealizowaliśmy”
“Osiągnęliśmy”
“Wygraliśmy”
“Dotarliśmy”
To co zrealizujemy, osiągniemy czy wygramy zależy od naszej pracy i naszego zaangażowania.
“Ciężka praca spowodowała, że wygrałem nowy kontrakt”
“Dzięki pracy zespołowej zrealizowaliśmy ten projekt z sukcesem”
“Dobre przygotowanie spowodowało, że dotarliśmy na szczyt tej góry”
To że się udało to nasza zasługa, nasza odpowiedzialność i nasz sukces. Nie odbierajmy go sobie!
Pozdrawiam,
Piotrek.
W projekcie mamy architekta, który często w dyskusji zaczyna zdanie słowem “inaczej”. Brzmi to tak jakby po prostu mu to w krew weszło. Mimo to, kiedy wyrażasz swoje zdanie albo pogląd na jakiś temat, a ktoś o teoretycznie wyższym stanowisku odpowiada Ci “Inaczej. Możemy zrobić….” to wygląda nieprofesjonalnie oraz umniejsza i marginalizuje Twoją wypowiedź. Przy okazji w biurze często chodzi w trakcie spotkań przy stole i mówi stojąc, przez co dominuje nad innymi. Później ludzie marudzą, że całe spotkanie było skupione na tej jednej osobie..
Świetny wpis Marcin :)! Zwłaszcza dla tych, którzy myślą po angielsku a mówią czasem po polsku 😉 I wychodzi czasem hmm… tak sobie 😉
Niektóre ze słów, których stosowanie należy ograniczać zostały nawet określone jako język “ofiary” (Tadeusz Niwiński “Ja, czyli jak zmienić siebie”). Pokrótce o tym tutaj: http://jerzykostowski.pl/index.php/2008/08/badz-silny/
Tekst jak najbardziej wartościowy, natomiast moim zdanie słowo “dlaczego” nie niesie ze sobą jakichś negatywnych ładunków. Może to kwestia doświadczeń. Może nie tyle chodzi o “zmiękczanie” słownictwa, a nadanie słowom odpowiedniej wartości i ładunku znaczeniowego?
Odrobina prywaty: Zapraszam też do siebie i od razu z góry bardzo dziękuję za odwiedziny
https://tworzywoprocesu.blogspot.com/
Bardzo interesujący tekst. W do słowa “wszyscy” dodałbym “inni” ” oni”. Używając tego słowa bardzo nie precyzyjnie formułujemy zdanie np. Inni to robią lepiej od ciebie.
Inni to znaczy kto? Bardzo nie lubię takich zdań. Irytują mnie.