Słowa, które obniżają Twoją produktywność

Czasami słowa, których używasz potrafią sabotować Twoją produktywność. Poprzez ich (nad)używanie, sprawiasz, że ludziom ciężej się z Tobą porozumieć, a wręcz zbudować z Tobą pozytywną relację. A pozytywne relacje ze współpracownikami oraz klarowana komunikacja są niezbędne do tego by skutecznie realizować przedsięwzięcia, w które jesteś zaangażowany.

Poniżej przygotowałem zbiór słów, których warto unikać w profesjonalnej komunikacji w pracy (a pewnie i w życiu prywatnym). Podaję też, jakich słów i wyrażeń używać zamiast, aby osiągnąć pożądany efekt.

Musisz – słowo, które z moich obserwacji jest nadużywane w większości zespołów oraz w mowie potocznej. Nie dość, że sami do siebie zbyt często mówimy, że coś musimy, to jeszcze staramy się innych przekonać, że inni muszą coś zrobić dla nas. Ludzie dorośli, świadomi i samodzielni (a z takimi masz do czynienia w pracy) nic nie muszą. Mogą. Mogą wybrać, zdecydować, że zaangażują się w dany temat, albo zrobią jakieś zadanie dla nas. Niestety używanie w stosunku do współpracowników słowa „musisz” często sprawia, że pojawia się wewnętrzny bunt oraz niechęć do współpracy.

Zdania, których warto unikać:

– Musisz zrobić to na jutro.
– Musicie dostarczyć nam ten raport w tym tygodniu.
– W zaistniałej sytuacji musicie podpisać ten dokument.
– Osoby chcące być bardziej produktywne muszą lepiej planować.

Jakich słów i wyrażeń używać zamiast?

„Możesz”, „Warto”, „Czy mógłbyś”, „Zależy mi”, itp.

Przykłady:

– Czy mógłbyś zrobić to na jutro?
– Czy dasz radę dostarczyć ten raport w tym tygodniu?
– Zależy mi, aby otrzymać ten raport w tym tygodniu. Czy jest to możliwe?
– W zaistniałej sytuacji warto, abyście podpisali ten dokument.
– Możesz przygotować to zestawienie na jutro? To bardzo ważne z punktu widzenia mojego szefa.
– Osoby, którym zależy na wyższej produktywności, warto aby poznały techniki planowania.

Powinien – słowo, które stawia Cię w roli lepiej wiedzącego mądrali. Sprawia, że stawiasz się wyżej w hierarchii w toczonej rozmowie oraz relacji. Prezentujesz postawę tego, który „wie lepiej”. Bardzo często używane w kontekście pouczania innych oraz szukania zewnętrznych przyczyn niepowodzeń.

Zdania, których warto unikać:

– Piotr powinien się tym zająć dużo wcześniej.
– Klient powinien nam powiedzieć, że nie będzie realizował etapu drugiego.
– Przecież to powinien wykonać Klient, to takie oczywiste!
– Oni powinni to zrobić zanim do nas w ogóle zadzwonili.

Jakich słów i wyrażeń używać zamiast?

Najlepiej unikać zdań ze słowem „powinien”. Ale, gdy już Ci się ciśnie to słowo na usta, postaraj się zmiękczyć wyrażenia, by nie występować z pozycji lepiej wiedzącego.

Przykłady:

– Być może Piotr mógłby zająć się tym dużo wcześniej?
– Dobrze by było, gdyby Klient powiedział, że nie będzie realizował etapu drugiego.
– Zakładaliśmy, że to zadanie wykona Klient.
– Wydaje nam się, że to była ich odpowiedzialność. Być może byłoby dobrze, gdyby wykonali to przed telefonem do nas?

Dlaczego – słowo bardzo wskazane do używania, ale niestety w Polsce często kojarzące się z okresem dzieciństwa i rodzicem pytającym ciągle „dlaczego to zrobiłeś, Piotrusiu?„. Wiele osób nieświadomie reaguje negatywnie na słowo „dlaczego”.

Zdania, których warto unikać:

– Dlaczego zajmujesz się tym zadaniem?
– Dlaczego ten projekt jest dla Ciebie tak ważny?
– Dlaczego nie mamy jeszcze gotowego rozwiązania?

Jakich słów i wyrażeń używać zamiast?

„Z jakich powodów”, „Co powoduje”

Przykłady:

– Z jakich powodów zajmujesz się tym zadaniem?
– Co powoduje, że ten projekt jest dla Ciebie tak ważny?
– Z jakich powodów nie mamy jeszcze gotowego rozwiązania?

Wszyscy – bardzo powszechne uogólnienie. Jak każda generalizacja bywa krzywdząca.

Zdania, których warto unikać:

– W naszej firmie wszyscy się spóźniają.
– Wszyscy mają to w głębokim poważaniu.
– Wszyscy kradną.

Jakich słów i wyrażeń używać zamiast?

Staraj się używać konkretnych określeń dla grupy osób u których obserwujesz dane zachowanie. Używaj słów typu „niektórzy”, „są tacy”, „wiele”, itp.

Przykłady:

– W naszej firmie są osoby, które się spóźniają.
– Mam wrażenie, że wiele osób ma to w głębokim poważaniu.
– Niektórzy kradną.

Zawsze – podobnie jak „wszyscy”. Bardzo duże uogólnienie, które zwykle nie jest prawdą.

Zdania, których warto unikać:

– Bo wy zawsze wyrażacie swoje niezadowolenie.
– Zawsze zapominasz o tej części projektu.
– Piotr zawsze jest niezadowolony.

Jakich słów i wyrażeń używać zamiast?

„Często”, „Ostatnio”, „Kilka razy z rzędu”. Zamiast uogólniać, staraj się poinformować o faktach, które obserwujesz i które chcesz zakomunikować.

Przykłady:

– Zauważyłem, że ostatnio często wyrażacie swoje niezadowolenie. Co jest tego przyczyną?
– Ostatnio trzy razy z rzędu zapomniałeś o tej części projektu.
– Piotr często bywa niezadowolony, więc warto przygotować się dobrze do spotkania z nim.

Trzeba było – powoduje, że zmieniasz się w „wujka dobra rada”. Zazwyczaj wypowiadane po tym jak mleko się już rozlało. Wywołuje poczucie winy, że ktoś postąpił niewłaściwie albo wręcz popełnił błąd. Niestety wyrażenie „trzeba było” nie usprawnia sytuacji, a jedynie wytka komuś pomyłkę.

Zdania, których warto unikać:

– Trzeba było zadzwonić do tego Klienta, zanim wypowiedział nam umowę.
– Trzeba było lepiej zaplanować ten projekt.
– Trzeba było się bardziej postarać.

Jakich słów i wyrażeń używać zamiast?

„Następnym razem”, „W podobnej sytuacji”, itp.

Przykłady:

– Następnym razem, gdy zobaczysz, że Klient bywa niezadowolony warto do niego zadzwonić. Być może ubiegniemy go przed wypowiedzeniem umowy?
– Gdy będziemy realizować podobny projekt spędźmy więcej czasu na planowanie.
– W podobnej sytuacji, postaraj się bardziej i nie wycofuj się tak szybko.

Pozwolę sobie – kolejne nadużywane wyrażenie i niestety przez wiele osób uważane wręcz za wyrażenie pokazujące dużą kulturę i zwrot grzecznościowy. Niestety to co komunikujesz używając wyrażenia „pozwolę sobie” to innymi słowy: „zrobię to i nie masz nic do gadania w tej sytuacji”. Wiele osób o wysokim poczuciu własnej wartości odbiera użyte wobec nich wyrażenie „pozwolę sobie” jako wyraz nietaktu i braku szacunku.

Zdania, których warto unikać:

– Pozwolę sobie teraz przedstawić Panu naszą nową ofertę.
– Pozwolę sobie nie zgodzić się z Panią.
– Pozwolę sobie zająć miejsce przy Pana biurku.

Jakich słów i wyrażeń używać zamiast?

Zamist narzucać swoją wolę i czynić inwazję na autonomię swojego rozmówcy, po prostu zapytaj lub poinformuj wprost o swoich przemyśleniach czy zamiarach.

Przykłady:

– Czy mógłbym teraz przedstawić Panu naszą nową ofertę?
– Niestety nie zgadzam się z tym argumentem/sposobem rozumowania.
– Czy ma Pan coś przeciw, bym usiadł przy Pana biurku?

Mam nadzieję, że powyższe przykłady zachęcą Cię do zwracania baczniejszej uwagi na to w jaki sposób komunikujesz się z innymi osobami w pracy. Jestem przekonany, że wprowadzenie tych dość subtelnych zmian w Twojej komunikacji pozwoli Ci budować lepsze relacje i łatwiejsze osiąganie założonych celów.

Na koniec dodam, że nie jestem językoznawcą. Powyższe przykłady wynikają raczej z obserwacji życia biznesowego oraz realnych sytuacji komunikacyjnych. Sam nieraz popełniałem (a czasem nadal popełniam) powyższe niezręczności i jestem ostatnią osobą, która chciałaby wzbudzać w Tobie poczucie winy. Potraktuj to raczej jako okazję do nauki na błędach, które sam popełniłem.

Pytanie: Jakich innych wyrażeń warto unikać w komunikacji z współpracownikami?

6 myśli nt. „Słowa, które obniżają Twoją produktywność

  1. Marcin,

    Bardzo dobry post. To co napisałeś wydaje się drobnostką, czymś czemu nie należy przykładać dużo uwagi. Jest wręcz odwrotnie a samo wyeliminowanie tego z codziennego użycia jest dużym i dość trudnym przedsięwzięciem – umieć słuchać samego siebie to duża sztuka.

    Dodałbym jeszcze do tego stwierdzenie „Udało się”. Niewiele się w życiu „udaje”.
    „Udało mi się wygrać nowy kontrakt”
    „Udało się zakończyć projekt z sukcesem”
    „Udało się zdobyć ten szczyt”

    Niektórzy mówią jeszcze „Dzięki Bogu, że się udało i że….”. Oddają sukces przypadkowi albo mocy sprawczej Stwórcy.

    Zamiast „udało się” lepiej jest skorzystać ze stwierdzeń
    „Zrobiliśmy”
    „Zrealizowaliśmy”
    „Osiągnęliśmy”
    „Wygraliśmy”
    „Dotarliśmy”

    To co zrealizujemy, osiągniemy czy wygramy zależy od naszej pracy i naszego zaangażowania.

    „Ciężka praca spowodowała, że wygrałem nowy kontrakt”
    „Dzięki pracy zespołowej zrealizowaliśmy ten projekt z sukcesem”
    „Dobre przygotowanie spowodowało, że dotarliśmy na szczyt tej góry”

    To że się udało to nasza zasługa, nasza odpowiedzialność i nasz sukces. Nie odbierajmy go sobie!

    Pozdrawiam,

    Piotrek.

  2. W projekcie mamy architekta, który często w dyskusji zaczyna zdanie słowem „inaczej”. Brzmi to tak jakby po prostu mu to w krew weszło. Mimo to, kiedy wyrażasz swoje zdanie albo pogląd na jakiś temat, a ktoś o teoretycznie wyższym stanowisku odpowiada Ci „Inaczej. Możemy zrobić….” to wygląda nieprofesjonalnie oraz umniejsza i marginalizuje Twoją wypowiedź. Przy okazji w biurze często chodzi w trakcie spotkań przy stole i mówi stojąc, przez co dominuje nad innymi. Później ludzie marudzą, że całe spotkanie było skupione na tej jednej osobie..

  3. Tekst jak najbardziej wartościowy, natomiast moim zdanie słowo „dlaczego” nie niesie ze sobą jakichś negatywnych ładunków. Może to kwestia doświadczeń. Może nie tyle chodzi o „zmiękczanie” słownictwa, a nadanie słowom odpowiedniej wartości i ładunku znaczeniowego?

    Odrobina prywaty: Zapraszam też do siebie i od razu z góry bardzo dziękuję za odwiedziny
    https://tworzywoprocesu.blogspot.com/

  4. Bardzo interesujący tekst. W do słowa „wszyscy” dodałbym „inni” ” oni”. Używając tego słowa bardzo nie precyzyjnie formułujemy zdanie np. Inni to robią lepiej od ciebie.
    Inni to znaczy kto? Bardzo nie lubię takich zdań. Irytują mnie.

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s