Zastanów się, kto odpowiada za to, że za dużo pracujesz?

Czy to Twój szef, który wkłada Ci na barki za dużo zadań w jednym momencie?
A może Twoja firma jest tak zbudowana, że fizycznie nie jest możliwe osiągnięcie celów bez przepracowania?
Może presja współpracowników jest tak duża, że musisz tyrać po godzinach, bo inaczej negatywnie ocenią Twoją pracę?
To wszystko może być prawdą.

Ale mam dla Ciebie dobrą wiadomość.

Jedyną osobą, która jest odpowiedzialna za to, że się przepracowujesz jesteś TY sam.

Nikt inny.

Pamiętam taką sytuację, gdy jeden ze znanych mi menedżerów na pierwszym spotkaniu ze swoim nowym zespołem powiedział wprost:

– „Moi drodzy. Proszę pamiętać o jednej zasadzie. Za równowagę praca-życie (work life balance) każdy odpowiada samodzielnie.”

Pamiętam jak duże zamieszanie, wręcz oburzenie wywołała ta wypowiedź.

– „Ale jak to? To od czego Ty tu jesteś?”
– „Ale przecież tak się nie da, ta firma od nas za dużo wymaga!”
– „Ale to jest umywanie rąk od problemu!”

I tym podobne komentarze.

A ja uważam, że ten menedżer miał rację.Każdy, niezależnie od okoliczności, odpowiada za to czy wpadnie w przepracowanie czy nie. Poniżej postaram się dokładniej objaśnić mój punkt widzenia.

Zacznijmy od ogólnego modelu zarządzania. Wyobraź sobie, że w zespole są tylko 2 osoby: szef i podwładny.

W takiej relacji podział obowiązków jest następujący:

Szef zatrudnia podwładnego, aby ten zrealizował dla niego zadania, które pozwolą szefowi osiągnąć cele wyznaczone przez zarząd firmy. Naturalnym więc działaniem szefa jest delegowanie – przekazywanie do podwładnego każdego zadania, którego szef nie musi wykonywać osobiście. Dzięki temu szef może skupić się na nadzorowaniu zespołu oraz wymyślaniu usprawnień w zarządzanym przez siebie obszarze. W sytuacji idealnej chodzi o takie delegowanie, że zespół jest tak samodzielny, iż wszystko sprawnie się toczy bez udziału szefa.

W związku z tym szef, skupiony na delegowaniu nie będzie odpowiadał za to, żeby jeszcze pilnować, czy nie dał za dużo do realizacji swoim ludziom. Będzie czekał na informację zwrotną. Założy, że albo podwładny sam mu powie, że ma już za dużo na głowie, albo w pewnym momencie nadzorując pracę podwładnego zauważy, że podwładny „nie wyrabia”, czyli przestał dostarczać oczekiwane efekty.

Zatem to w interesie podwładnego jest jak najszybsze zakomunikowanie, że ma już za dużo na głowie. Bo kiedy szef zauważy, że podwładny „nie wyrabia”, może to mieć szereg negatywnych konsekwencji: niższa ocena pracownika, brak premii, gorsze perspektywy awansu, stresujące rozmowy mające na celu dokładne sprawdzenie czym podwładny się zajmował i czy na pewno dał z siebie wszystko.

Kiedy będziesz komunikować sytuację przeciążenia dobrze się do tego przygotuj. Informuj o faktach, zaprezentuj możliwe rozwiązania. Najlepiej wykorzystaj do tego informacje ze swojego Kokpitu Produktywności Osobistej. Zamiast komunikować

„Szefie, ja już nie wyrabiam, dałeś mi za dużo zadań”

przedstaw raczej sytuację w następujący sposób:

„Szefie, przenalizowałem tematy które do mnie trafiły i dostrzegam niepokojące symptomy. Z mojego Rejestru wynika, że mam obecnie za dużo zadań na głowie. Proponuję następujące rozwiązania. Przedsięwzięcie ABC i XYZ przesuniemy na następny miesiąc. W temacie BCD napiszemy do centrali krótką informację i nie będziemy wykazywać większej aktywności, póki sami nie wrócą. W temacie EFG proponuję podzielić się zadaniami z Markiem i Anią. Dzięki tym roszadom, będę mógł skupić się na dokończeniu IJK oraz JKL. Może uda się też wyrobić z PQR jeszcze w tym tygodniu. Co Ty na to?”

Prezentujące te informacje, dobrze by było abyś zaprezentował swój Rejestr Aktywnych Przedsięwzięć.

Gdy prezentuję opisaną wyżej perspektywę w relacji Szef – Podwładny, spotykam się z szeregiem zastrzeżeń. Poniżej odpowiadam na kilka najczęściej się powtarzających.

„Przecież nie pójdę do szefa i nie powiem, że mam za dużo na głowie. Zwolni mnie”

Nie zwolni. Musisz tylko zadbać wcześniej o dwie rzeczy. Najpierw zadbaj o zbudowanie z szefem relacji zaufania i otwartej komunikacji. Takiej, która pozwoli Ci na przyjście z każdym problemem. Następnie, gdy komunikujesz, że jesteś przepracowany poinformuj o faktach. Pokaż mu swój Rejestr Aktywnych Przedsięwzięć i pokaż, ile już jest „na czerwono”. Poproś o to, aby pomógł Ci określić ważność oczekiwanego zadania względem pozostałych. Takie rozmowy są naprawdę czymś normalnym w zespołach, w których panują zdrowe zasady współpracy. Dziś większość zespołów ma więcej zadań niż jest w stanie przerobić. Ważne, aby rozmawiać o priorytetach i ważności.

„A u nas w zespole pracuje się, póki zadania nie zostaną zrobione. Nie jesteśmy urzędem, że o 16.00 zamykamy i idziemy do domu.”

To Ty odpowiadasz za to ile miejsca zajmuje praca w Twoim życiu. Jeżeli pracujesz na pełen etat to zobowiązałeś się do świadczenia usługi pracy w wymiarze 40 godzin tygodniowo. Wszystko co robisz powyżej tego jest czymś ekstra. Znam również menedżerów, którzy siedzenie po godzinach odbierają jako objaw niekompetencji podwładnego, a nie przewagę. Warto tutaj przy okazji rozróżnić kwestię bycia odpowiedzialnym i kwestię przepracowania. W każdym zespole zdarzają się takie sytuacje, gdy trzeba zostać po godzinach, bo coś się zepsuło lub trzeba dokończyć projekt czy złożyć ofertę w nagłym, niespodziewanym terminie. Wtedy wyrazem odpowiedzialności jest niezostawienie zespołu w kryzysie i pomoc w rozwiązaniu sytuacji. Jeżeli jednak taka sytuacja zdarza się codziennie lub co tydzień, to znaczy, że coś nie tak jest organizacją pracy własnej lub zespołu. Wtedy należy odbyć poważną rozmowę z menedżerem na temat przeciążenia zadaniami.

„Łatwo Ci mówić. W naszej korporacji wrzutki co chwila dezorganizują pracę. Jak nie od szefa to z centrali albo od innych zespołów.”

Tak. W taki sposób się dziś pracuje. Częścią Twojej pracy jest profesjonalna obsługa nowych zapotrzebowań na Twoją pracę. Jednak Twoją odpowiedzialnością jest takie zorganizowanie pracy, aby przede wszystkim wykonywać zadania zaplanowane i najważniejsze, które pozwalają zrealizować wyznaczone cele. Twoją odpowiedzialnością również jest zadbać o to, aby realizując cele nie wpaść w przepracowanie. Warto również zadbać o dobre relacji z „generatorami wrzutek” aby móc negocjować terminy wykonania „wrzucanych” Ci zadań.

„A u nas wszystko jest na wczoraj i muszę zrobić to co mi każą.”

Pewnie, jak w większości firm. Tylko od Ciebie zależy, czy będziesz się na to godzić, czy zadbasz o to, aby nie grać w taką grę. Pamiętaj proszę, że każde polecenie czy prośba wykonania zadania, to tak naprawdę dopiero komunikat „Chciałbym, abyś zrealizował dla mnie zadanie„. Masz pełne prawo negocjować warunki realizacji i komunikować własne oczekiwania. Możesz się zgodzić na wykonanie terminu na wczoraj, ale możesz też zakomunikować, że dasz radę zająć się tym dopiero w środę. Możesz też zapytać, na kiedy naprawdę niezbędny jest rezultat tego zadania. Możesz również odmówić wykonania zadania. Opcji jest bardzo dużo, pod warunkiem, że nie będziesz działać w sposób automatyczny. Osoby, które dbają o to, aby pracować bez przeciążenia komunikują swoje realne możliwości i obciążenie. Bardzo często odmawiają rzucania wszystkiego i zajmowania się nowym zadaniem. I naprawdę nie są z tego powodu zwalniane. Bardzo często szybciej awansują.

„Jeżeli moi podwładni do mnie przychodzą to muszę im pomóc. Nie mogę powiedzieć radźcie sobie sami, ja idę do domu, bo już 17.00”

Twoim zadaniem jako menedżera jest doprowadzenie do sytuacji, gdy Twój zespół jest w pełni samodzielny. Nie wykonujesz zadań, dla których nie wnosisz unikalnej wartości. Każde zadanie, które może zostać zrobione przez kogokolwiek innego musi być zdelegowane. Inaczej firma przepłaca za wykonanie tego zadania. Częścią budowania samodzielności w zespole jest nauczenie podwładnych przychodzenia z rozwiązaniami, a nie problemami. Ilekroć proszą Cię o pomoc, powinni zaproponować możliwe opcje. Twoją rolą jest podjęcie decyzji, ale nie wykonanie zadania za kogoś. Jeśli nauczysz ich robić coś za nich, po godzinach, będą z tego korzystać bez opamiętania. Podobnie jak kilka pytań wyżej, ta rekomendacja nie dotyczy sytuacji wyjątkowej, gdy trzeba uratować kryzysową sytuację. Jednak zaraz po zażegnaniu kryzysu Twoją odpowiedzialnością jest wprowadzenie takich zmian w zespole, by kryzys się nie powtórzył.

„Wszystko to piękne w teorii, ale my mamy tyle zadań, że fizycznie nie jesteśmy w stanie ich przerobić w ciągu 40 godzin. Jak wtedy zadbać o pracę bez przeciążenia?”

W takiej sytuacji Twoją odpowiedzialnością jest wycofanie się z części zobowiązań lub powiększenie zespołu. Jako menedżer odpowiadasz również o zadbanie, aby zespół nie realizował więcej niż jest w stanie fizycznie przerobić. Jeżeli z Twojego Rejestru wynika, że masz już za dużo – trzeba wprowadzić zmiany w obciążeniu obowiązkami. Można to zrobić między innymi poprzez odłożenie części Przedsięwzięć w czasie, powiększenie zespołu, eliminację części Przedsięwzięć, uproszczenie procedur lub zatrudnienie podwykonawców. Można to porównać do sytuacji, gdy do samolotu na 180 miejsc chce wsiąść 250 pasażerów. Żadna linia lotnicza na świecie się na to nie zgodzi. Ty musisz być równie stanowczy. Odpowiadasz za swój zespół i jakość wykonywanej przezeń pracy.

„Moi ludzie są zbyt niesamodzielni, aby powierzyć im pełną odpowiedzialność. Z tego powodu muszę pracować po godzinach, bo co chwila coś przestaje działać.”

A kto odpowiada za ich usamodzielnienie? Jeżeli masz z tym trudność, zapoznaj się z modelem przywództwa sytuacyjnego.

„Mój szef nie pozwala na samodzielną organizację mojej pracy. Muszę robić zadania wtedy, kiedy mi każe.”

Jeżeli jesteś w nowej roli lub są to nowe obowiązki, to jest to normalne, że na początku szef jest dyrektywny, czyli że prowadzi Cię za rękę. Jeśli jednak sytuacja ma miejsce, gdy jesteś już doświadczony w wykonywaniu swoich obowiązków to może to być objaw tego, że szef nie ma zaufania do Twoich kompetencji lub z jakichś innych powodów ma potrzebę nadmiernego kontrolowania Twojej pracy. Niezależnie od przyczyny to temat na poważną rozmowę na temat Waszej współpracy i ustalenie sposobu Twojego usamodzielnienia.

„Czyli co? Mam odwalać całą robotę za szefa, a on tylko będzie „nadzorował” i spijał śmietankę?”

Tak. Po to zostałeś zatrudniony, aby szef nie musiał określonych zadań wykonywać osobiście. Poza tym, szef ma swoje zadania, za które odpowiada i dzięki temu, że Ty robisz te zdelegowane może się z nich wywiązać przed własnym szefem.

Powyższy zestaw obiekcji na pewno nie jest kompletny. Mam jednak nadzieję, że dzisiejszy artykuł pozwoli Ci spojrzeć inaczej na temat przepracowania, w które być może zdarza Ci się wpadać.

W sumie można by go uogólnić do następujących rekomendacji:

• Wyznacz granice swojej pracy i zacznij ich przestrzegać
• Zbuduj dobrą relację ze swoim szefem
• Komunikuj przeciążenie zadaniami zawczasu (najlepiej podczas cotygodniowego przeglądu stanu Przedsięwzięć)
• Nie bój się odmawiać i negocjować warunków realizacji zadania

Pytanie: Czy zgadzasz się ze mną, że to Ty jesteś odpowiedzialny za własne przepracowanie? Jeśli nie, to dlaczego nie?