Aby efektywnie wykonywać pracę umysłową musisz zorganizować ją w zewnętrznym narzędziu. Niestety zarządzanie zadaniami jedynie w pamięci własnego umysłu to prosta droga do błędnych decyzji, stresu, odwlekania i przepracowania. Pracując z moimi Klientami przekonuję ich do zbudowania i używania Kokpitu Produktywności Osobistej (KPO), który staje się centralnym miejscem zarządzania pracą do wykonania.

Jeżeli zależy Ci na osiąganiu ponadprzeciętnych wyników i unikaniu przepracowania, zbuduj własny Kokpit Produktywności Osobistej, w którym zgromadzisz wszystkie narzędzia i wskaźniki, które pozwolą Ci pracować efektywnie. W poniższym artykule wyjaśnię Ci krok po kroku jak taki Kokpit zbudować.

Zmiana sposobu pracy

Koncept Kokpitu najłatwiej wytłumaczyć na czymś, co już znasz. Kiedy prowadzisz samochód, przed sobą masz kokpit – deskę rozdzielczą, która dostarcza Ci informacji niezbędnych do bezpiecznego dotarcia do celu. Dla każdego kierowcy zupełnie naturalne jest posiłkowanie się informacjami z kokpitu: aktualnej prędkości, obrotów silnika, wskazań nawigacji czy temperatury powietrza na zewnątrz. Podobnie jest z Kokpitem Produktywności Osobistej – jest to dedykowane, specjalnie zaprojektowane miejsce, które dostarcza Ci niezbędnych informacji na temat pracy, którą wykonujesz.

 

Osoby, którym spodobała się idea stworzenia takiego Kokpitu Produktywności Osobistej i zdecydują się go wdrożyć do swojego działania, wprowadzają organizację swojej pracy na zupełnie inny poziom.

Już nie przeskakują chaotycznie pomiędzy zadaniami, zastanawiając się co jest do zrobienia. Już nie wpadają w bezsensowne przeciążenie pracą, tylko dlatego że wydawało im się, że dadzą radę zrobić jeszcze jedno zadanie. Już nie czują się jak chomik w kołowrotku zastanawiając się, w jakim celu właściwie wykonują te zadania. Nie zapominają również o połowie przydzielonych zadań, do wykonania których się zobowiązali.

Używając Kokpitu wiedzą co należy zrobić, po co to robią i ile jeszcze dadzą radę zrobić. Świadomie monitorują własne obciążenie pracą, świadomie wybierają najważniejsze, priorytetowe zadania. Spokojnie realizują swoje zadania, wspierają innych i nie pozwalają by praca ich przytłoczyła. Pracują dużo spokojniej, bardziej komfortowo, z dużym poczuciem satysfakcji z pracy.

Kiedy zaczniesz pracować z użyciem Kokpitu zaobserwujesz trzy główne zmiany.

Pierwsza zmiana polega na tym, że odciążasz głowę – już nie trzymasz wszystkiego w pamięci, a masz jedno zaufane miejsce, w którym przechowujesz wszystkie informacje związane z Twoją pracą. Kokpit podpowiada Ci co masz do zrobienia, jakie są priorytety i ile zadań jeszcze możesz wziąć na siebie.

Drugą zmianą jest wyeliminowanie różnych miejsc, w których sprawdzasz co masz do zrobienia. Zamiast sprawdzać w wielu miejscach, takich jak email, notatki, listy zadań, żółte karteczki, Slack, komunikatory – masz jedno centralne miejsce, w którym sprawdzasz swoje bieżące obciążenie pracą.

Trzecią zmianą jest wzrost Twojej systematyczności. Podobnie jak przy jeździe samochodem, aby prowadzić go bezpiecznie musiałeś nauczyć się podstawowych zasad kierowania pojazdem, tak decydując się na użycie Kokpitu zaczynasz pracować w metodyczny i rytmiczny sposób, a co za tym idzie, Twoja systematyczność rośnie. Po prostu Kokpit tworzy utarte schematy postępowania, prowadząc Cię za rękę. Zamiast za każdym razem improwizować, wykonujesz określony typ zadań zawsze w ten sam sposób. Treść zadań i ich rezultaty mogą się różnić, ale metoda ich realizacji jest zawsze taka sama.

Poprzez korzystanie z Kokpitu Twoja praca staje się bardziej poukładana, a co za tym idzie dużo bardziej komfortowa. Zwiększa się również “bezpieczeństwo dotarcia na miejsce”, czyli prawdopodobieństwo osiągnięcia założonych celów.

Od czego zacząć budowę Kokpitu Produktywności Osobistej?

Jeżeli spodobała Ci się idea Kokpitu Produktywności możesz zbudować go samodzielnie. Będziesz do tego potrzebować oprogramowania OneNote (lub innego notesu elektronicznego dostępnego na rynku) oraz kalendarza elektronicznego, który posiada możliwość współdzielenia i synchronizacji pomiędzy urządzeniami mobilnymi (praktycznie każdy dostępny obecnie system kalendarzowy na rynku, np: Outlook, Google Calendar czy Exchange w Office 365).

2 najważniejsze narzędzia w Kokpicie

O Kokpicie można by napisać całą książkę (co mam nadzieję kiedyś nastąpi), ale teraz chciałbym Cię wyposażyć w dwa najważniejsze narzędzia, które wprowadzam u każdego Klienta, gdy rozpoczynamy współpracę zmierzającą do poprawy produktywności i wyciągnięcia Klienta z przepracowania.

Wróćmy jeszcze na chwilę do metafory z samochodem, Zastanów się jakie są dwa najważniejsze wskaźniki, które pozwalają Ci bezpiecznie i przewidywalnie zmierzać do celu? To prędkościomierz i obrotomierz (niektórzy wspominają jeszcze o wskaźniku paliwa, ale zostawmy go poza naszymi rozważaniami 🙂 ).

W Twoim kokpicie takimi dwoma podstawowymi narzędziami będą Rejestr Aktywnych Przedsięwzięć (RAP) i Kalendarz.

• RAP pozwala Ci monitorować wszystkie zobowiązania, w które jesteś aktualnie zaangażowany i które podjąłeś się zrealizować.
• Kalendarz zaś wskazuje w jaki sposób alokujesz swój czas oraz co jest do zrobienia w pierwszej kolejności.

Rejestr Aktywnych Przedsięwzięć

W Rejestrze Aktywnych Przedsięwzięć, będziesz prowadził spis wszystkich tematów, w które jesteś zaangażowany. Rejestr można porównać do indeksu wszystkich Twoich zobowiązań.

W OneNote stwórz nowy notes, nazywając go KPO.

W notesie utwórz sekcję „Rejestr Przedsięwzięć”

W sekcji „Rejestr Przedsięwzięć” utwórz stronę „Rejestr Aktywnych Przedsięwzięć”, a następnie stwórz w niej tabelę zawierającą 3 kolumny:

• Nazwa Przedsięwzięcia
• Zadania
• Uwagi

Gdy utworzysz już odpowiednią strukturę, czas wypełnić ją danymi. Zinwentaryzuj wszystkie swoje zobowiązania. Każde zobowiązanie to Przedsięwzięcie, w którym uczestniczysz.

Przedsięwzięcia w Rejestrze powinny być posortowane od najważniejszego do najmniej ważnego.

Dodatkowo dla każdego Przedsięwzięcia określasz jak dobrze kontrolujesz dany temat.

Zrobisz to poprzez przypisanie do każdego przedsięwzięcia koloru:

• Zielony – Wszystko OK, mam Przedsięwzięcie pod kontrolą.
• Pomarańczowy – Ostrzeżenie. Tracę kontrolę nad tym Przedsięwzięciem.
• Czerwony – Niebezpieczeństwo. Utraciłem kontrolę nad przedsięwzięciem. Temat typu “pożar”.

Zwróć uwagę, że oceniasz i kolorujesz Przedsięwzięcie, a nie poszczególne Zadania.

Twoją odpowiedzialnością jako skutecznego pracownika umysłowego jest utrzymywanie wszystkich Przedsięwzięć w stanie zielonym.

Teraz czas na Zadania. W kolumnie Zadania przechowujesz informację o tym jakie zadania musisz wykonać w pierwszej kolejności, aby przybliżyć się do efektu końcowego Przedsięwzięcia.

Każde Przedsięwzięcie powinno mieć minimum jedno Zadanie. Dobrą praktyką jest również unikanie sytuacji, gdy w kolumnie Zadania definiujesz więcej niż 5 zadań.

Jeżeli potrzebujesz monitorować pełną listę zadań w Przedsięwzięciu, utwórz dodatkową stronę i podlinkuj ją pod nazwę Przedsięwzięcia w Rejestrze. W ten sposób tworzysz „Kartę Przedsięwzięcia” w której możesz przechowywać wszystkie dodatkowe, niezbędne do skutecznej realizacji informacje, m.in: pełną listę zadań, harmonogram, decyzje projektowe, kopie maili, pliki, grafiki, informacje kontaktowe.

W przypadku dużych projektów, w których uczestniczysz, zamiast pojedynczej strony – Karty Przedsięwzięcia, tworzy się oddzielny notes, który jest współdzielony z całym zespołem projektowym.

Jeżeli zrealizowałeś powyższą instrukcję – BRAWO! Zbudowałeś właśnie swój pierwszy element Kokpitu – Rejestr Aktywnych Przedsięwzięć!

Jest to narzędzie, które pozwoli Ci wykonywać pracę umysłową w sposób metodyczny. Zamiast przypominać sobie co masz do zrobienia, będziesz sprawdzać w Rejestrze do czego się zobowiązałeś. Prowadzenie i utrzymywanie aktualnego Rejestru Aktywnych Przedsięwzięć to Twoja pierwsza odpowiedzialność, jeśli zależy Ci na mądrym gospodarowaniu swoim czasem i skutecznej realizacji zadań.

Kalendarz

Kalendarz służy do rezerwowania Twojego czasu na niezbędne zadania oraz pokazuje Ci stopień zajętości Twojego czasu. Pozwoli Ci alokować czas na najważniejsze zadania wynikające z Twoich przedsięwzięć przechowywanych w Rejestrze.

Jeżeli jeszcze nie używasz kalendarza w swojej pracy, zacznij koniecznie. Bez tego trudno będzie Ci mądrze gospodarować swoim czasem.

Dodatkowo, dzięki temu, że kalendarz może być współdzielony, możesz udostępnić go swoim współpracownikom lub rodzinie, aby mieli podgląd na to co robisz i kiedy jesteś już zajęty. To znacząco ułatwi planowanie wspólnych Zadań i Przedsięwzięć.

Ważne, abyś kalendarz zsynchronizował ze swoimi urządzeniami mobilnymi – smartphonem, smartwatchem, tabletem. Do kalendarza musisz mieć dostęp zawsze, kiedy potrzebujesz sprawdzić, co w danym momencie masz do zrobienia. Trzymanie go tylko na komputerze spowoduje, że nie będziesz wykorzystywać kalendarza do codziennej organizacji własnej pracy.

Trzymaj się również dobrej praktyki planowania w kalendarzu maksymalnie 60% swojego czasu. Na 8 godzin pracy to około 5 godzin. To ważne, abyś zachował balans pomiędzy pracą zaplanowaną, a elastycznością. Zaplanowanie 100% własnego czasu nie spowoduje, że otaczająca rzeczywistość dostosuje się do Twoich planów. Zawsze będziesz doświadczał nieprzewidzianych zdarzeń i warto uwzględnić to w swoim planowaniu.

Dalsza rozbudowa Kokpitu

Gdy już opanujesz korzystanie z Rejestru i Kalendarza, będziesz pewnie chciał rozbudowywać swój Kokpit Produktywności Osobistej. OneNote jest na tyle elastycznym narzędziem, że bez problemu będziesz mógł dodać kolejne elementy do swojego Kokpitu.

Przykładowe narzędzia, które możesz umieścić w KPO, gdy już dobrze używasz Kalendarza i Rejestru, to:

• Nawigator Priorytetów
• Listy kontrolne
• Szablony
• Procedury
• Dokumentacja Techniczna
• Archiwum

Pamiętaj proszę, że nie chodzi o to, aby wszystkie elementy Kokpitu zgromadzić w jednym, najlepszym narzędziu. Nie ma takiego. Projektowanie i rozbudowa Kokpitu to raczej świadome dodawanie narzędzi, które pozwolą Ci lepiej wykonywać pracę umysłową, niż szukanie jednego, zintegrowanego mega-narzędzia.

Jak korzystać z Kokpitu na co dzień?

Teraz, gdy masz już te narzędzia skonfigurowane – możesz zacząć delektować się dużo bardziej komfortową pracą. W zasadzie podstawowe zasady korzystania z Kokpitu można streścić w następujących punktach:

• Kiedy chcesz wykonać jakieś zadanie, sprawdź w Kalendarzu czym powinieneś się teraz zająć.
• Jeżeli w Kalendarzu znajduje się rezerwacja na jakieś zadanie – zacznij je wykonywać zgodnie z planem.
• Jeżeli w Kalendarzu nie masz nic zaplanowane, masz dwie opcje:

1. Możesz odpocząć i nic nie robić
2. Możesz wybrać zadanie do wykonania z Rejestru – zajrzyj do Rejestru Aktywnych Przedsięwzięć i wybierz Przedsięwzięcie nad którym chciałbyś teraz popracować.

Uwaga! Wybierz Przedsięwzięcie, nie Zadanie!

Gdy już wybierzesz Przedsięwzięcie, sprawdź w kolumnie „Zadania” jakie jest pierwsze Zadanie do wykonania, które przybliży Cię do finalnego rezultatu wybranego Przedsięwzięcia a następnie je wykonaj.

I to w zasadzie wszystko. Jeżeli w ciągu dnia będziesz trzymać się powyższych zasad, będziesz realizować swoje zobowiązania w dużo bardziej systematyczny i metodyczny sposób.

Robisz to co w Kalendarzu, a jeśli nie masz nic w kalendarzu – wybierasz zadania z Rejestru.

To jest naprawdę tak proste!

Wymaga jednak kilku świadomych decyzji po Twojej stronie:

• Korzystania z Kokpitu do organizacji swoje pracy zamiast trzymania wszystkiego w pamięci.
• Alokowania części czasu pracy na prowadzenie Rejestru Aktywnych Przedsięwzięć, który musi być aktualny i odzwierciedlać Twoje aktywne zobowiązania.
• Nauczenia się wykonywania pracy zaplanowanej, często postrzeganej jako nudnej i mało spontanicznej, zamiast tej nagle się pojawiającej, która daje ten przyjemny zastrzyk adrenaliny i poczucie bycia potrzebnym.

Gwarantuję Ci jednak, że korzystając z Kokpitu Produktywności Osobistej osiągniesz dużo więcej, a praca stanie się dużo bardziej spokojna. Wybór należy do Ciebie.

Pytanie: Co w powyższym tekście jest dla Ciebie niejasne lub niezrozumiałe? Zawarłem w nim kilka różnych konceptów i mam świadomość, że nie wszystko musi być oczywiste. Jeżeli wskażesz mi co mogę usprawnić w powyższym tekście, z przyjemnością zmodyfikuję fragmenty pod wpływem Twoich sugestii.