Świadome gospodarowanie czasem to umiejętność, którą można w sobie wykształcić. Zanim jednak zaczniesz rozwijać konkretne techniki zwiększające Twoją produktywność, warto zadbać o trzy filary mądrego gospodarowania własnym czasem.

Analizując metody zwiększania produktywności, zauważyłem, że u ich podstaw znajduje się bardzo konkretny sposób myślenia o wykorzystywaniu czasu przez osoby, które określamy jako wysoce produktywne. Można powiedzieć, że wykształciły one w sobie pewien sposób myślenia o korzystaniu ze swojego najcenniejszego zasobu.

Te trzy filary takiego mądrego gospodarowania własnym czasem to:

• Selektywność
• Intencjonalność
• Spryt

Filar 1: Selektywność

Selektywność (being selective) – czyli świadome wybieranie ograniczonej liczby zadań i mówienie wielu zadaniom nie. Selektywność bierze się ze świadomości faktu, że nie starczy mi czasu na wszystkie zadania, które chciałbym lub wręcz muszę zrealizować. Skoro nie starczy na wszystko, świadomie decyduję na co wykorzystam moje ograniczone zasoby czasowe.

W rozwijaniu selektywności mogą przydać się następujące pytania:

• Czy to co chcę zrobić, jest rzeczywiście niezbędne?
• Skoro nie dam rady zrobić wszystkiego, to co jest teraz najważniejsze?
• Gdybym mógł zrobić dziś tylko jedną rzecz, to co bym wybrał?

Przykład 1:

Każdego dnia mam mnóstwo pomysłów, na to co jeszcze można by zrobić w biznesie, aby się rozwijał. Świadome używanie selektywności to zrozumienie i akceptacja, że są to dobre pomysły, ale zazwyczaj nie stać mnie na ich realizację. Zamiast angażować się w nie, lepiej wybrać coś co rzeczywiście przybliża mnie do celu i jest już przemyślane i zaplanowane. Każdy nowy, nagły pomysł wydaje się atrakcyjniejszy, bo zawiera w sobie element świeżości. Jednak świadome gospodarowanie czasem to wybieranie do realizacji zadań, które mają wartość, a nie takich które są tylko „fajne”.

Przykład 2:

Każdego dnia pojawia się propozycja wzięcia udziału w kilku spotkaniach. Selektywność polega na świadomym zakwestionowaniu chęci pójścia na każde spotkanie, na które chciałbym pójść. Wiąże się to z przełamaniem lęku, że coś ważnego mnie ominie, dyskomfortu odmowy, a często zrezygnowania z przyjemnego spotkania przy kawie i ciasteczkach. Jeśli dodamy do tego cechę naszego umysłu, która znajdzie nam kilkanaście uzasadnień dlaczego warto aby wziąć udział w takim spotkaniu, czasem naprawdę trudno odmówić. Jednak świadoma selektywność to stanowcze powiedzenie danej propozycji „nie!”, aby skupić się na tym co w danym momencie jest ważne, choć wydaje się mniej atrakcyjne.

Filar 2: Intencjonalność

Intencjonalność (being intentional) – czyli świadome wybieranie celu bądź efektu, który chcę zrealizować poprzez użycie swojego czasu. To jak najczęstsze wykorzystywanie czasu w sposób sensowny i wartościowy oraz unikanie bezrefleksyjnego wydawania czasu. Traktowanie czasu jako zasobu, który inwestuję w celu osiągnięcia konkretnego zwrotu z inwestycji.

W rozwijaniu intencjonalność mogą przydać się następujące pytania:

• Czy to co zamierzam zrobić, przybliża mnie do jednego z moich celów?
• Do którego z moich celów przybliży mnie realizacja tego zadania?
• Jaki efekt chcę uzyskać swoim działaniem?

Przykład 1:

Mając świadomość ograniczonych zasobów czasowych, wytyczam cele roczne i kwartalne, aby większość działań ukierunkować na osiągnięcie konkretnych efektów.

Przykład 2:

Raz w tygodniu gram w grę „15 żetonów”, aby zarezerwować czas na 15 najważniejszych tematów w nadchodzącym tygodniu.

Przykład 3:

Przed rozpoczęciem wykonywania zadania w myślach odpowiadam sobie na 2 pytania: „Po czym poznam, że zadanie jest zakończone?” oraz „Ile czas spędzę na osiągnięcie tego efektu?”

Filar 3: Spryt

Spryt (being smart) – czyli wykazywanie się sprytem, który pomoże mi znajdować łatwiejszy lub prostszy sposób uzyskania spodziewanego efektu. Nie chodzi mi tu o kombinatorstwo czy nie etyczne działanie, ale o wykazywanie się postawą stałego poszukiwania efektywniejszych rozwiązań

W rozwijaniu intencjonalność mogą przydać się następujące pytania:

• Jak mogę osiągnąć to prościej?
• Jak mogę osiągnąć to łatwiej?
• Czy da się to osiągnąć prościej/łatwiej/szybciej/taniej?

Przykład 1:

Praktycznie co tydzień wysyłam tego samego emaila, zmieniając tylko kilka słów jego treści. Spryt pozwala mi zidentyfikować taki wzorzec i już przy trzecim podejściu stworzyć szablon, który pomoże mi wysłać takiego emaila dużo szybciej.

Przykład 2:

W każdym tygodniu muszę zaakceptować około 30 wniosków elektronicznych w moim departamencie. Sprytne podejście polega na stworzeniu reguły, która odsiewa powiadomienia z systemu do jednego folderu oraz zaplanowanie w kalendarzu bloków czasowych na hurtowe akceptowanie wniosków po 15 minut w środy i w piątki. Zamiast rozpraszać się każdego dnia, alokuję swój czas na akceptację wniosków tylko 2 razy w tygodniu. Hurtowo załatwiam większą ilość spraw.

Pytanie: Który z wymienionych filarów wykorzystujesz w swojej praktyce najrzadziej?