U ludzi charakteryzujących się skutecznością działania da się zauważyć bardzo ciekawą umiejętność. To umiejętność “stwarzania przyszłości” – definiowania przyszłości w taki sposób, aby wkrótce stała się rzeczywistością.

Często spotykam się z przekonaniem, że przecież skoro przyszłość jest nieprzewidywalna i zmienia się w tak dynamiczny sposób, to w ogóle nie warto planować długoterminowo. Z drugiej strony istotą skuteczności jest właśnie wybieganie myślą w przód i określanie jak będzie wygląda przyszłość do której zmierzamy. Jak zatem połączyć te dwa punkty widzenia?

Dwa sposoby definiowania przyszłości

Mówiąc o definiowaniu przyszłości wyróżniamy dwa sposoby jej definiowania: Projektowanie oraz Planowanie.

Projektowanie to wymyślanie i doprecyzowanie tego co zobaczymy jako efekt końcowy naszego wpływu na otaczającą rzeczywistość. Innymi słowy to określanie naszej wizji przyszłości.

Planowanie to ustalanie w jaki sposób zrealizujemy wytworzony podczas projektowania projekt. Innymi słowy to dokładne ułożenie działań, które doprowadzą do naszej wizji przyszłości.

Najłatwiej zobrazować to na przykładzie. Wyobraź sobie, że jesteś architektem któremu powierzono zaprojektowanie i zaplanowanie nowego wysokościowca, który zostanie wybudowany w centrum Warszawy.

Najpierw zaczynają się prace koncepcyjne, zastanawianie się jak ten wysokościowiec będzie w ogóle wyglądać. Czym będzie się charakteryzował? Jak wkomponuje się w krajobraz miejski? Jaki będzie miał kolory? Z jakich materiałów zostanie wykonany? Odpowiadając na te pytania i dokumentując je – właśnie zaprojektowałeś przyszłość.

Teraz czas na planowanie – zaczynasz przygotowywać wszystkie wyliczenia, dobierać wymiary, obliczać obciążenia konstrukcji, liczyć koszty, określać terminy, itp. Innymi słowy doprecyzowujesz jak ta zaprojektowana przyszłość zostanie w bardzo praktyczny i wymierny sposób zrealizowana. To właśnie proces planowania. Próba odpowiedzi na to jak dojdziesz z punktu “dziś” do punktu “rzeczywistość zgodna z tym co zaprojektowałem”.

Powyższy przykład to jedynie metafora. Projektowanie i planowanie wysokościowca jest oczywiście dużo bardziej złożone, ale mam nadzieję, że ta metafora pozwoli Ci złapać różnicę pomiędzy projektowaniem a planowaniem, ponieważ jeżeli chcesz działać skutecznie musisz nauczyć się korzystać zarówno z pierwszego jak i drugiego.

Rekomendacje dotyczące definiowania przyszłości

Jak zatem ogarnąć temat skutecznego definiowania przyszłości?

Proponuję następujące podejście.

Projektowanie przyszłości może dotyczyć dowolnego okresu czasu – możesz zaprojektować przyszłość w okresie najbliższego roku , kilku najbliższych lat, a nawet spotkałem się z techniką projektowania przyszłości oddalonej o dziesiątki lat, na przykład 25 lub 50. Wszystko zależy od branży w której działasz.

Oczywiście im więcej lat w przód, tym więcej założeń musisz poczynić. Zakładasz, że pewne warunki w przyszłości zostaną spełnione, na przykład: nie wybuchnie wojna, będziesz w dobrej kondycji fizycznej i umysłowej, system gospodarczy w którym działasz nie ulegnie znaczącej zmianie. Generalnie im dłuższy okres czasu, tym większa niepewność i nieprzewidywalność.

Gdy pracuję z Klientami to ich biznesy zwykle projektujemy na okres 2-3 lat w przód, dokładając ewentualnie perspektywę 5, 10 i 25 lat jeżeli z jakichś powodów jest to niezbędne (aczkolwiek zdarza się to bardzo rzadko i tylko w wyjątkowych sytuacjach).

Podchodzimy do projektowania z założeniem – zaprojektujmy przyszłość za 3 lata, a jak się do niej przybliżymy to uaktualnimy projekt i przesuniemy o kolejne lata. Zauważyłem, że perspektywa 2-3 lat sprawdza się o wiele bardziej niż słynna, często powtarzana perspektywa 5 lat (znana np. z pytania: powiedz mi gdzie widzisz siebie za 5 lat). Wydaje się, że perspektywa 2-3 lata jest dużo bardziej przewidywalna i “uchwytna” przez wyobraźnię w dzisiejszych czasach. Klienci czują się z nią dosyć bezpiecznie.

Można powiedzieć, że projektowanie przyszłości to głównie poszukiwanie odpowiedzi na pytanie “Jak chciałbym aby wyglądała moja przyszłość w danym obszarze za 2-3 lata?”.

Gdy już zaprojektujesz przyszłość, czyli opiszesz jak chciałbyś aby ona wyglądała w założonej perspektywie czasu, możesz przejść do planowania.

Jeżeli chodzi o planowanie to rekomendowanym przeze mnie okresem jest planowanie maksymalnie na rok w przód. Tyle jesteś w stanie zaplanować w miarę dokładnie. Planowanie to określanie w jaki sposób będziesz działać w najbliższej przyszłości. Na tym etapie tworzenia przyszłości wyznaczasz konkretne cele do osiągnięcia w danym roku i/lub kwartale oraz planujesz niezbędne Przedsięwzięcia, które muszą się wydarzyć aby te cele zrealizować. To również planowanie Twoich działań na najbliższy tydzień oraz konkretnych efektów do osiągnięcia w dniu dzisiejszym.

W planowaniu chodzi o konkrety związane z realizacją projektu przyszłości. To poszukiwanie odpowiedzi na pytanie „W jaki sposób zrealizuję Projekt Przyszłości, który przygotowałem?”.

Planowanie przyszłości to operowanie czterema konkretnymi umiejętnościami:

• Planowanie Celów
• Planowanie Przedsięwzięć
• Planowanie Tygodnia
• Planowanie Dnia

Każdy z tych planów jest coraz dokładniejszy i wynika z poprzedniego. Dzięki temu podczas realizowania Planu Dnia konsekwentnie będziesz przybliżać się do swojego Projektu Przyszłości.

Ograniczające przekonania

Warto również wspomnieć o dwóch powszechnie panujących ograniczających przekonaniach dotyczących definiowania przyszłości.

Przekonanie pierwsze związane jest ze strachem przed utratą elastyczności. Wiele osób czuje dyskomfort odnośnie planowania bo wydaje im się, że planowanie polega na określeniu co będę robił każdego dnia od dziś do końca roku, albo wręcz do końca życia. Nie jest to prawda.

Najczęściej dokładnie planujesz to co będziesz robić w nadchodzącym tygodniu (ale tylko w ok. 60% czasu) oraz co będziesz robić dziś, tego konkretnego dnia (określając główne efekty do osiągnięcia danego dnia). Bardziej skrupulatne planowanie Twoich codziennych działań mija się z celem, gdyż rzeczywistość jest bardzo dynamiczna i wymagać będzie zmienności Twoich planów. Wyjątkiem od tego co napisałem w poprzednim zdaniu jest sytuacja, gdy jesteś kierownikiem projektu i masz za zadanie ułożyć harmonogram całego projektu, ale to temat na zupełnie inny wpis.

Drugim ograniczającym przekonaniem na temat definiowania przyszłości, jest to że raz stworzonego planu czy projektu nie można już zmienić. Nic bardziej mylnego! Plany i projekty dostosowujesz do sytuacji w której się znajdujesz. Jeżeli w trakcie realizacji odkrywasz nowe fakty, zmieniają się okoliczności, pojawiają nowe szanse lub zagrożenia, albo lepiej rozumiesz dziedzinę, którą się zajmujesz – masz prawo, a wręcz obowiązek modyfikować plany i projekty.

Zarówno plany jak i projekty przyszłości to forma przewidywania tego co wydarzy się wkrótce oraz określenia w jaki sposób będziesz wpływać na zastaną rzeczywistość. Nie będą 100% zgodne z rzeczywistością oraz będą podatne na modyfikacje w trakcie realizacji. Pomogą Ci jednak zwiększyć skupienie na tym co chcesz osiągnąć i zmniejszą rozproszenie wynikające ze zbyt wielu możliwości, które posiadasz każdego dnia.

Bywają sytuacje, że w ciągu roku projekt przyszłości modyfikujesz kilkanaście razy (godząc się z faktem, że postęp będzie wolniejszy niż zakładałeś). Miałem kiedyś okazję uczestniczyć w Przedsięwzięciu, gdzie wizja przyszłości do której zmierzaliśmy zmieniła się 2 godziny po rozpoczęciu realizacji projektu.

Nie przywiązuj się zbytnio do projektów i planów, tylko bądź gotów je szybko porzucić bądź zmodyfikować. Mają Ci służyć jako narzędzie do tego byś jak najlepiej wykorzystywał swój czas i inne dostępne zasoby. Jeśli zmieniają się okoliczności, dostosuj do nich plany i projekty przyszłości.

Pytanie: Co przychodzi Ci łatwiej? Planowanie czy projektowanie przyszłości?