„Co to właściwie jest ta produktywność?”. Takie pytanie zdarza mi się słyszeć nie raz. Obserwuję również wiele nieporozumień w tym temacie. Chciałbym więc ogarnąć chaos i pokazać Ci jak rozumiem produktywność w życiu profesjonalisty. Przygotowałem również proste ćwiczenie, które pomoże Ci bardziej intuicyjnie rozumieć czym jest produktywność oraz odpowiedzieć sobie czy warto ją u siebie rozwijać.

Skojarzenia

Mam wrażenie, że w potocznym rozumieniu, nawet jeśli słowo „produktywność” gdzieś się przebija – to raczej w negatywnym, a nie pozytywnym znaczeniu. Najczęstsze skojarzenia, które zdarzyło mi się słyszeć to:

• Jeśli będę bardziej produktywny to będę miał więcej do roboty (więc po co mi to? 🙂 )
• Jak wycisnąć więcej z mojego zespołu?
• Jak zrobić więcej w tym samym czasie?

Przyznasz, że to niezbyt pozytywne skojarzenia? Na samą myśl można poczuć się zmęczonym.

Zresztą, zastanów się w jaki sposób myślisz? Czy zdarzyły Ci się myśli typu „Muszę być bardziej produktywny”? A jeśli tak, to jak się z taką myślą czujesz? Ja na przykład nigdy w ten sposób nie myślę, mimo że stale dążę do tego by zwiększać i rozwijać swoją produktywność. Myślę raczej o tym „Jak osiągać więcej?”, „Co zrobić, aby czas nie przeciekał mi przez palce?”, „Jak najlepiej wykorzystać dany mi czas?” oraz „Co w danym momencie jest dla mnie najważniejsze?”. A wszystkie te pytania, to w gruncie rzeczy pytania o produktywność.

To o co chodzi w produktywności?

Produktywność (która pochodzi od słowa „produkować”) to inaczej sprawne osiąganie („produkowanie”) rezultatów na których Ci zależy.

Według mnie, umiejętność działania w sposób produktywny to jedna z najważniejszych umiejętności każdego profesjonalisty oraz każdego profesjonalnego zespołu. Dlaczego? Bo jest to umiejętność osiągania w sposób powtarzalny, nieprzypadkowy swoich celów i aspiracji. Umiejętność wyciskania z życia jak najwięcej. Umiejętność gospodarowania swoim najcenniejszym zasobem – własnym czasem.

Ja jednak rozszerzam definicję produktywności. Uważam, że w produktywności NIE CHODZI JEDYNIE o osiąganie rezultatów, czy celów.

I aby Ci to dobrze objaśnić, zapraszam Cię do wykonania poniższego ćwiczenia.

Chciałbym zaproponować Ci ćwiczenie wymagające wyobraźni i abstrakcyjnego myślenia. Gdy je wykonasz, bez problemu przyswoisz jaka jest istota produktywnego działania profesjonalisty. Ćwiczenie to wykonuję zwykle z uczestnikami moich warsztatów i konsultacji, aby wytłumaczyć w jaki sposób postrzegać własną produktywność

Przygotuj proszę kartkę papieru i coś do pisania. Ważne, abyś wykonując to ćwiczenie zapisywał odpowiedzi na pytania oraz wnioski i spostrzeżenia.

To co? Gotów? Zaczynamy…

Pilotem być

Wyobraź sobie, że jesteś kapitanem dużego samolotu pasażerskiego. Takiego na przykład Boeing 787 Dreamliner albo Airbus A380. Jesteś w trakcie lotu z Warszawy do Toronto. Taki lot trwa zwykle 8,5 godziny, pokonujesz tę trasę kilka razy w miesiącu. Dla tak doświadczonego kapitana jak Ty, taki lot to chleb powszedni. Znasz się na swojej robocie, znasz załogę, znasz ten typ samolotu. Wiesz, że niewiele sytuacji może Cię zaskoczyć, a nawet jeśli jakieś się pojawią, to jesteś na nie przygotowany – godziny spędzane na szkoleniach w symulatorach wyrobiły zarówno nawyki jak i zaufanie do własnych umiejętności.

Wróćmy teraz na chwilę do Twojej rzeczywistej sytuacji zawodowej. Jako profesjonalista (przedsiębiorca, menedżer czy samodzielny specjalista) też jesteś takim kapitanem samolotu pasażerskiego. Masz pod swoją opieką duży samolot pasażerski i regularnie latasz na trasie Warszawa – Toronto.

Być może wyda Ci się to trochę abstrakcyjne, ale nie zrażaj się, lecz zapisuj proszę na kartce odpowiedzi na poniższe pytania.

Co reprezentuje samolot, który pilotujesz? Twoją Firmę, Departament którym zarządzasz, Zespół za który odpowiadasz, Proces za który odpowiadasz, Projekt którym zarządzasz, a może ogólnie – całe Twoje życie?

Nie lecisz sam!

W samolocie pasażerskim nie lecisz sam. To nie jednomiejscowy myśliwiec F-16 lecz duży airliner. Leci w nim również Twoja załoga (drugi pilot, załoga pokładu, być może również nawigator, mechanik) oraz pasażerowie.

Zidentyfikuj załogę, z którą współpracujesz oraz pasażerów, którzy zdecydowali się lecieć z Tobą (pamiętaj że jest tam klasa pierwsza, biznes oraz ekonomiczna). O ile to możliwe wypisz ich z imienia i nazwiska przypisując im funkcje, które pełnią w Twoim samolocie. Zwykle uczestnicy tego ćwiczenia jako załogę wskazują osoby ze swojego zespołu, a pasażerowie reprezentują Klientów, Partnerów oraz inne departamenty, z którymi współpracują. To ważne, abyś dobrze zrozumiał, kto oprócz Ciebie leci samolotem, który pilotujesz. Możesz też pociągnąć tę metaforę dalej i zastanowić się, kogo reprezentuje kontrola lotów lub właściciel linii lotniczej. Im dokładniej zidentyfikujesz otoczenie w którym działasz, tym lepiej.

Turbulenty były?

Skoro wiesz już jakim samolotem lecisz i kto jest z Tobą na pokładzie, chciałbym abyś przyjrzał się teraz jak mija Wam wspólny lot. Twoją podstawową odpowiedzialnością jako kapitana jest bezpiecznie wylądować na właściwym lotnisku. To dość oczywiste. Ale oprócz tego ważne jest kilka dodatkowych kwestii:

punktualność – ważne abyś wylądował zgodnie z rozkładem;

ekonomiczne zużycie paliwa – lepiej byś nie lądował na oparach;

komfort lotu pasażerów – omijanie trudnych warunków pogodowych, pogawędka przez interkom, unikanie i minimalizowanie skutków turbulencji;

komfort pracy załogi – dostarczanie im niezbędnych informacji (np. o zbliżających się turbulencjach) oraz jasnych poleceń i oczekiwań;

komunikacja z kontrolą lotów oraz innymi użytkownikami przestrzeni powietrznej – jej skuteczność pozwala wyeliminować większość sytuacji trudnych, jak również duże oszczędności na trasie.

podejmowanie decyzji o sytuacjach niestandardowych – gdy takowe się pojawią, trzeba działać skutecznie, szybko i zdecydowanie.

Przełóż teraz tę metaforę na Twoje codzienne działanie. Czy zwykle wiesz do którego lotniska zmierzasz? Czy lądujecie zgodnie z planem? W jakim stanie są załoga i pasażerowie w trakcie oraz po locie z Tobą? Czy czuli się bezpiecznie, wiedząc że jesteś za sterami? Czy są zrelaksowani i wypoczęci, zadowoleni z lotu, czy raczej zmęczeni turbulencjami, zestresowani i myślący sobie „nigdy więcej z tym kapitanem, nigdy więcej z tą linią lotniczą”? A może w ogóle zastanawiają się „czy leci z nami pilot?”. Czy Twoja załoga mogła skupić się na swoich obowiązkach, czy panował chaos i duża doza improwizacji?

I wreszcie jak Ty zachowywałeś się w trakcie tego lotu? Czy większość czasu przelecieliście na autopilocie, mogłeś skupić się na wykonywaniu najważniejszych zadań, znalazłeś czas na napicie się kawy i zjedzenie posiłku, a może nawet chwilę relaksu? Czy wkraczałeś jedynie w sytuacjach, gdy było to absolutnie koniecznie? A może cały czas walczyłeś z przeciwnościami losu, kurczowo trzymając się sterów, rozwiązując setki zaskakujących problemów, modląc się wraz z pasażerami, by tylko udało się wam wylądować?

A po wylądowaniu…

Przyjrzyj się również w jakim stanie, już po wylądowaniu, dotarłeś do hotelu.

Czy masz jeszcze siłę, by wyjść pozwiedzać okolicę, spotkać się z przyjaciółmi lub zadzwonić do rodziny? Czy jedyne o czym marzysz to pójść spać i zregenerować się po bardzo ciężkim locie? A może nie potrafisz zasnąć bez drinka na rozluźnienie? Być może w nocy budzisz się, zestresowany czekającym lotem powrotnym?

Znudzony pilot, czy pasjonat latania?

Gdy już wylądowaliśmy przyjrzyj się teraz temu jak bardzo lubisz latać tym swoim samolotem?

Czy to latanie sprawia Ci jeszcze przyjemność? Czy latasz na trasach, które są jeszcze jakimś wyzwaniem? Czy poza lotami rejsowymi znajdujesz chęć, by polatać na przykład szybowcem? Czy dokształcasz się studiując przyczyny katastrof lotniczych? Czy może masz już dość rutyny i lotnictwa w ogóle? Robisz symulator tylko wtedy, gdy wymagają tego przepisy? Odbębniasz lot, który masz zaplanowany, a poza tym to marzysz o tym by robić coś zupełnie innego?

Być możesz zastanawiasz się teraz, co ma przyjemność z latania do pracy kapitana samolotu pasażerskiego? Przecież ważne jest, aby po prostu miał uprawnienia i poważnie podchodził do swojej pracy. To zastanów się, z którym wolałbyś lecieć jako pasażer? Z takim, który sfrustrowany przychodzi na odprawę przedlotową czy z takim, który uwielbia latać i nie wyobraża sobie życia bez możliwości wznoszenia się w powietrze?

Co oprócz latania?

Już kończymy. Na koniec przyjrzyj się proszę, jak wygląda Twoje życie poza samolotem, gdy nie musisz latać.

Czy znajdujesz czas na aktywności pozazawodowe? Czy udaje Ci się zachować ważne relacje, czas dla siebie, bliskich, przyjaciół, rodziny? Czy masz czas na hobby i własny rozwój?

To ćwiczenie ma bardzo ciekawą właściwość. Gdy ludzie próbują ocenić własną produktywność, zwykle wydaje im się, że wszystko jest w miarę dobrym porządku. Gdy jednak zaczynają przyglądać się z perspektywy siebie w roli kapitana pilotującego samolot pasażerski, gdy wyobrażą sobie skutki potencjalnej katastrofy lotniczej, którą mogą spowodować, gdy wreszcie wyobrażą sobie, że mieli by z takim kapitanem lecieć jako pasażerowie, nagle dość przejrzyście widzą w jakich obszarach warto popracować nad własną produktywnością.

Wbrew pozorom pomiędzy wspomnianym kapitanem samolotu pasażerskiego, a produktywnym profesjonalistą pracującym za biurkiem nie ma wielkiej różnicy. Obydwaj odpowiadają za coś niezwykle ważnego, z tym że ten pierwszy ma świadomość, że popełnione błędy i zaniedbania szybciej się zemszczą, a skutki bardzo boleśnie dotkną wszystkich uczestników lotu.

Na zakończenie – moja definicja produktywności

Spróbuję teraz podsumować czym jest produktywność do której staram się Cię zachęcać na tym blogu. Jak napisałem wyżej, uważam że produktywność to nie tylko umiejętność osiągania założonych celów.

Gdybym miał użyć powyższej metafory, to produktywny profesjonalista to właśnie taki kapitan samolotu pasażerskiego, pasjonat latania, który pilotuje swój samolot w sposób bezpieczny, przewidywalny, docierający na właściwe lotnisko o czasie. Zapewniający załodze i pasażerom maksymalnie komfortową podróż. A gdy nie da uniknąć się turbulencji lub nieprzewidzianych zdarzeń – minimalizujący ich negatywny wpływ na bezpieczeństwo lotu i komfort podróży. To taki kapitan, który stale się rozwija i doskonali (a gdy trzeba, nie waha się nawet zmienić linii lotniczych), by latać na jak najwyższym poziomie oraz czerpać jak najwięcej satysfakcji z latania. Kapitan, który znajduje również czas na dobre spędzanie czasu na ziemi: hobby, rozrywkę, odpoczynek, czas z osobami bliskimi, własny rozwój pozazawodowy.

Produktywność profesjonalisty to dla mnie takie podejście do podejmowanych zadań, które sprawia, że w sposób powtarzalny, nieprzypadkowy, sprawnie realizujesz i osiągasz to, co dla Ciebie ważne. Poprzez sprawność rozumiem między innymi: terminowość, efektywne gospodarowanie zasobami, zgodność rezultatów prac z wymaganiami, odpowiednia jakość oddawanych produktów prac, duża kontrola nad powierzonymi obowiązkami, mała liczba nieprzewidzianych zdarzeń i sytuacji trudnych, dobra atmosferę pracy w zespole, jasny podział odpowiedzialności, skuteczna komunikacja w zespole i projekcie.

Ale to nie wszystko. Jako produktywny profesjonalista, wraz ze sprawną realizacją, zachowujesz satysfakcję z wykonywanej pracy (czy nawet szerzej – z życia) oraz czas na aktywności pozazawodowe. Dbasz o to by nie „zasiedzieć się” w swojej roli. Aktywnie rozwijasz się i dążysz do tego by wykonywane zadania miały sens oraz stanowiły przyjemne wyzwanie. Znajdujesz czas na życie poza pracą: ważne relacje, rodzinę i przyjaciół, hobby, czas dla siebie, duchowość, zdrowy tryb życia oraz własny rozwój pozazawodowy.

Sprawnie realizując to co ważne, zachowując satysfakcję i frajdę z tego jak żyjesz oraz równoważąc pracę aktywnościami pozazawodowymi, stajesz się profesjonalistą dla którego nie zabraknie miejsca na rynku pracy. Co więcej będziesz miał dużo niższą szansę wypalenia zawodowego, powikłań zdrowotnych spowodowanych stresującą, wyczerpującą pracą, czy strat w ważnych dla Ciebie obszarach pozazawodowych.

Produktywność to w mojej opinii gra o wszystko, co najważniejsze w Twoim życiu – im lepiej poznasz tę dziedzinę, tym lepiej wykorzystasz dany Ci czas i talenty. Tym sprawniej zrealizujesz to, co naprawdę dla Ciebie ważne. Tym większą radość z życia i z pracy będziesz czerpał. Żyjąc w czasach nadmiaru możliwości, będziesz jak najlepiej gospodarować 86 400 sekundami, które masz do dyspozycji każdego dnia, inwestując je w działania, które prowadzą do najistotniejszych rezultatów.

Czego szczerze Ci życzę, mając cichą nadzieję, że choć trochę pomagam Ci to osiągnąć poprzez publikowane tu artykuły.

Pytanie: Do jakich wniosków doszedłeś po wykonaniu zaproponowanego wyżej ćwiczenia?