Są takie sytuacje, gdy wszystko wydaje się równie ważne. Prowadzisz wiele przedsięwzięć jednocześnie i gdy patrzysz na ich listę to każdym musisz się zająć, mają podobną ważność. Już dawno z listy usunąłeś tematy mało istotne. Teraz skupiasz się na tych naprawdę potrzebnych.

Zdjęcie z kolekcji (c)Kim Daniel Creative Commons na licencji CC2.0

Aby wybrać to czym zająć się w pierwszej kolejności nie zawsze trzeba używać złożonych metod. Często w takiej sytuacji wystarczy bardzo prosta technika, która pozwoli Ci wybrać, które przedsięwzięcie jest najważniejsze w danym momencie.

Piotr przyszedł do biura i już po pierwszych 5 minutach wiedział, że to będzie ciężki dzień. W progu asystentka poinformowała go, że musi jak najszybciej zadzwonić do dyrektora Kowalskiego, gdyż dziś kończy się kampania sprzedażowa i należy podjąć decyzję co zrobić z błędami, które się pojawiły. Jednocześnie dyrektor Iksińska przypomną się z treścią oświadczenia dla prasy, bo dziś idzie publikacja do druku. No i jeszcze zaplanowane na dziś od tygodnia spotkanie z Prezesem Bardzo Ważnej Firmy, kluczowego Klienta który generuje znaczną część budżetu Piotra. Czym zająć się w pierwszej kolejności?

Jeżeli masz kilka przedsięwzięć „na radarze” i wydaje się, że każde jest porównywalnie ważne, najlepszym i najszybszym sposobem na określenie tego, którym się zająć w danym momencie jest zmiana słownictwa.

Zamiast zastanawiać się nad ważnością, zadaj sobie pytanie:

„Które z tych przedsięwzięć, którymi mogę się teraz zająć będzie miało największy wpływ na moje cele?”

A jeszcze lepiej użyj zamiast polskiego słowa „wpływ” angielskiego słowa „impact”.

To słowo łączy w sobie zarówno ważność, siłę jak i realny wpływ, przełożenie na zrealizowanie celów.

Zobacz, że gdy wszystko wydaje się ważne, nagle okazuje się, że pewne przedsięwzięcia mają większy impact, a inne mniejszy.

Zwróć również uwagę, że zadając sobie takie pytanie bardzo szybko łączysz podejmowane działania z celami, które chcesz osiągnąć. To znacząco wpływa na Twoją motywację wewnętrzną i koncentrację.

Wtedy nie da się już unikać odpowiedzi na pytanie „a jakie są moje cele?”. Aby technika zadziałała, musisz mieć dobre rozumienie co chcesz w danym roku osiągnąć i jakie cele masz do realizacji. I tu przydaje się zapisywanie celów. Jeżeli masz wszystkie zapisane pod ręką (pamiętasz model ZOOM?), to szybko sprawdzisz o co walczysz i czym warto się zająć.

Jeszcze jedna uwaga. Nie analizuj ważności działania do wykonania (np. Telefon do Kowalskiego, Email do Iksińskiej, spotkanie z Prezesem), a przedsięwzięcia których te działania dotyczą i na który mają wpływ (np. Telefon do Kowalskiego przybliży Cię do skutecznego zakończenia kampanii sprzedażowej, Email do Iksińskiej przybliży Cię do rozwiązania problemu wizerunkowego Twojej firmy, a spotkanie z Prezesem przybliży Cię do kolejnego kontraktu”). Odpowiedz sobie, które z tych przedsięwzięć ma większy wpływ („impact”) na Twoje cele?

Takie poszerzenie perspektywy często wystarczy by podjąć decyzję i zacząć działać.

A na co Ty zwracasz uwagę, gdy podejmujesz decyzję o wyborze zadania, którym zajmiesz się w pierwszej kolejności?