Czy zdarza Ci się wykonywać powtarzalne, podobne do siebie czynności? Na pewno! Każdy z nas poza nowymi projektami, wykonuje wiele spraw, które są podobne do siebie i powtarzalne. Wykonujemy je jako działania operacyjne – zadania, które są pewną rutyną i stałym elementem naszej pracy. Takimi przykładowymi powtarzalnymi sprawami mogą być: obsługa szansy sprzedaży, uruchomienie kampanii marketingowej w social media, rozwiązanie problemu Klienta, przygotowanie zestawienia sprzedaży, stworzenie prezentacji dla zarządu, złożenie zamówienia na materiały produkcyjne, opracowanie nowego opakowania, przygotowanie dokumentacji. Okazuje się, że podobnie jest w pracy pilota liniowego. Zadaniem pilota jest wykonywanie wielu czynności, które są powtarzalne w każdym locie, dość rutynowe, a jednocześnie mają ogromne znaczenie dla pomyślnego i bezpiecznego ukończenia lotu.

(c) Marcin Kwiecinski

Prawdopodobnie Twoja praca nie wiąże się z odpowiedzialnością za życie kilku setek ludzi, którzy powierzyli je w Twoje ręce. Możesz jednak nauczyć się jednej z bardzo skutecznych technik znanych w lotnictwie od lat, która zwiększy jakość Twojej pracy, a jednocześnie zwiększy Twoją skuteczność i wydajność.

Cechą szczegółową rutynowych i powtarzalnych działań jest to, że w głowie posiadasz zestaw reguł, które nawykowo stosujesz, nawet o tym nie myśląc. Po prostu wiesz, że w pewnym momencie musisz zadzwonić do Kowalskiego po akceptację, a zestawienia robione dla szefa muszą mieć zielone wypełnienie kolumn. Sęk w tym, że czasem w natłoku zadań umyka Ci ten lub inny szczegół. I po raz kolejny na przestrzeni kwartału popełniasz podobny błąd. To niezbyt dobrze wpływa na zaufanie do Twoich kompetencji, prawda? Tym bardziej, że już kilka razy zwracano Ci uwagę, że powinieneś trzymać się standardów! Z wymownym, dodanym niby od niechcenia „mógłbyś wreszcie to zapamiętać!„. Zastanów się, co by było, gdyby podczas lotu pilotowi „wypadło z głowy” schowanie klap albo wysunięcie podwozia?

Poza sporadycznym zapominaniem o wybranych krokach, często okazuje się, że takie rutynowe wykonywanie spraw powoduje dość duże straty wydajności pracy. Okazuje się, że wykonujesz zbyt wiele nadmiarowych czynności, zapętlasz się, kilka razy wykonujesz te same zadania. Podczas analizy stylu pracy, gdy pytam Klienta dlaczego wykonuje to w taki sposób, zwykle słyszę odpowiedź „bo tak zawsze to robiliśmy„. Kiedy proszę, aby Klient opisał mi krok po kroku co wykonuje, często sam wpada w zdumienie. „Hmm, w sumie to można zrobić prościej, a ten element jest już nieaktualny” stwierdza. W czasie lotu, szczególnie podczas sytuacji awaryjnych, każda sekunda ma znaczenie. Dlatego też pilot jest przygotowany na każdą przewidywalną sytuację, rzadko kiedy improwizuje i wykonuje dane czynności przypadkowo. Wie, że określony sposób działania jest optymalny i najbardziej efektywny.

Narzędziem, które pomaga pilotom każdej linii lotniczej (a także pilotom cywilnym i wojskowym), jest lista kontrolna. Każdy pilot jest wyposażony w zestaw list kontrolnych, które opisują każde powtarzalne zadania oraz sposoby działania w przypadku pojawiających się zdarzeń, jak na przykład awaria silnika. W bezpiecznym lataniu nie ma miejsca na przypadkowe działanie w obszarach, gdzie od dawna wiadomo jak rozwiązać daną sytuację. Jest za to dobrze przetestowana lista kontrolna, która zwiększa bezpieczeństwo i skuteczność przeprowadzanej operacji. Zachęcam Cię do tego, byś i Ty w swojej pracy zaczął korzystać z list kontrolnych.

Lista kontrolna to nic innego, jak opis poszczególnych kroków, które musisz wykonać w określonej kolejności by uzyskać zakładany rezultat. Dobrze opracowana lista zwraca uwagę na:

• Działania niezbędne dla powodzenia przedsięwzięcia
• Kolejność wykonania działań
• Możliwe warianty działania
• Zdefiniowanie odpowiedzialności za dane działanie

Projektując swoje listy kontrolne masz 2 typy list do wyboru:

Lista Sprawdź – Wykonaj – jest to rodzaj instrukcji, która prowadzi Cię przez proces krok po kroku. Taka lista jest bardzo detaliczna. Używasz jej w taki sposób, że najpierw czytasz jakie zadanie masz wykonać, następnie je wykonujesz, a na koniec oznaczasz, że zadanie zostało wykonane.

Lista Wykonaj – Potwierdź – ten rodzaj listy ma za zadanie zwiększenie prawdopodobieństwa, że wszystkie krytyczne czynności w procesie zostały zrealizowane. Lista ta jest mniej detaliczna, skupia się na najważniejszych aktywnościach. Używasz jej w taki sposób, że najpierw wykonujesz zadanie, a następnie potwierdzasz i odznaczasz jego wykonanie na liście.

Jeżeli ten koncept Ci się spodobał, zachęcam Cię do wykonania prostego zadania. Przyjrzyj się temu co robisz. Zidentyfikuj powtarzalne zadania, które wykonałeś na przestrzeni ostatniego miesiąca. To idealni kandydaci do opisania za pomocą listy kontrolnej. Wybierz jeden. Na kartce papieru (lub w OneNote) wypisz poszczególne kroki niezbędne do osiągnięcia pożądanego rezultatu. Następnie nanieś korekty – pierwsza wersja nie jest doskonała. Stworzyłeś pierwszą listę kontrolną. Następnym razem, gdy będziesz musiał wykonać zadanie, które opisałeś listą, zamiast wykonywać je „z głowy”, wykonaj je zgodnie z opisem. Ciekawy jestem, jaką różnicę zauważysz?

Pytanie: Jakie zadania możesz opisać listami kontrolnymi?