Wiesz już w jaki sposób zmniejszyć ilość e-maili w Twojej skrzynce. Jestem przekonany, że nadal jednak ląduje w niej duża liczba wiadomości. Kolejnym krokiem odzyskiwania kontroli nad e-mailem jest wykonywanie pierwszego sortowania wiadomości.

Dzięki temu szybko określisz priorytety i kolejność odpowiadania na wiadomości przychodzące.

Zanim wyjaśnię o co chodzi, pozwól że przedstawię Ci Marka. Marek wszystkie swoje e-maile trzyma w skrzynce odbiorczej. Jego kolekcja jest dość pokaźna – 11 375 elementów w skrzynce przychodzącej. Najstarsze wiadomości sięgają roku 2005. Każdego dnia ilość wiadomości rośnie.

Marek uruchamia Outlook’a i pierwsze co widzi to zatrważającą ilość wiadomości. W jego głowie pojawia się pytanie – którymi powinienem zająć się w pierwszej kolejności? Tymi najnowszymi, czy tymi sprzed tygodnia? Rośnie obawa, czy na pewno na wszystkie niezbędne wiadomości odpowiedział? Kojarzy, że przed tygodniem dostał bardzo ważny e-mail z działu finansowego. Chyba nadal jest oznaczony jako nieprzeczytany. Ale czy oby na pewno?

Niepewność Marka sięga zenitu! Stara się odpowiadać na bieżąco, ale tych wiadomości jest tak dużo!
Gdy zaczynaliśmy pracować z Markiem nad ogarnięciem jego chaosu w skrzynce pocztowej, pierwszy dzień spędziliśmy na wyprostowaniu zaległości. Tak duża ilość e-maili w skrzynce przychodzącej jest zwyczajnie przytłaczająca. Doprowadziliśmy więc do momentu, gdzie w skrzynce przychodzącej pozostały jedynie maile z ostatnich dwóch tygodni.

Teraz zaczęło się najważniejsze. Wyrobienie w Marku takiego sposobu pracy z e-mailem, aby utrzymać ją w porządku, by nigdy już nie wróciła do stanu pierwotnego chaosu. Kluczem w utrzymaniu porządku w skrzynce przychodzącej jest dokonywanie pierwszego sortowania wiadomości, zanim zaczniesz na nie odpowiadać!

Przygotuj odpowiednią strukturę
To co potrzebujesz, to odpowiednia struktura folderów. Przygotuj następujące foldery w programie pocztowym:

Jeżeli używasz Outlooka, we właściwościach folderu 1 – 4 ustaw wyświetlanie ilości wiadomości znajdujących się w folderze.

Sortuj przed wykonywaniem działań
Gdy posiadasz już odpowiednią strukturę, zacznij sortować wiadomości. Zapamiętaj – e-maile przetwarzasz z góry na dół! Zaczynasz od najświeższych wiadomości, bo jest szansa, że starsze sprawy już się rozwiązały w międzyczasie.

• Wybierz pierwszy e-mail z góry.
• Jeżeli e-mail nie jest dla Ciebie ważny i nie będzie potrzebny w przyszłości – po prostu go skasuj.
• Jeżeli możesz odpowiedzieć nadawcy od razu, w ciągu 1-2 minut – zrób to od razu, bez sortowania.
• Jeżeli e-mail wymaga odpowiedzi dłuższej lub zastanowienia – przenieś go do folderu 1. Odpowiedz (jeżeli dodatkowo niezbędne jest wykonanie jakiegoś zadania, np. opracowania pliku, zapisz to zadanie do swojego systemu zarządzania zadaniami).
• Jeżeli nie wiesz co zrobić z danym mailem i decydujesz się czekać na rozwój sytuacji – przenieś go do folderu 2. Nie teraz – czekam na rozwój sytuacji
• Jeżeli e-mail nie wymaga żadnej odpowiedzi i zawiera treści z którymi chcesz się zapoznać (np. jest to jakiś artykuł, lub podsumowanie projektu) – przenieś go do folderu 3.Do przejrzenia
• Jeżeli e-mail dotyczy sprawy, którą będziesz chciał zająć się w bliżej nieokreślonej przyszłości – przenieś go do folderu 4. Kiedyś może
• Jeżeli e-mail nie wymaga odpowiedzi, ale dotyczy konkretnego projektu w którym uczestniczysz i chcesz zachować go na przyszłość – przenieś go do właściwego podfolderu w folderze 5. Projekty
• Jeżeli e-mail nie wymaga odpowiedzi, nie dotyczy konkretnego projektu i chcesz zachować go na przyszłość – przenieś go do folderu 6. Archiwum
• Przejdź do kolejnej wiadomości.

Postępuj w ten sposób do opróżnienia skrzynki przychodzącej. Jeżeli w trakcie sortowania przyszły nowe wiadomości, w zależności ile masz czasu możesz je również posortować, lub zostawić do następnego okresu, kiedy będziesz przetwarzać skrzynkę e-mail.

W ten sposób dokonałeś pierwszego sortowania i określiłeś priorytety wiadomości. Odpowiedziałeś również na te wiadomości, na które mogłeś odpowiedzieć „od razu”. Dzięki temu nie powodujesz niepotrzebnych przestojów.

UWAGA: Niektóre osoby rezygnują z sortowania wiadomości według projektów. Wtedy wszystkie wiadomości projektowe przenoszą do folderu 6. Archiwum i odnajdują wiadomości za pomocą funkcjonalności wyszukiwarki.

Teraz odpowiedz wg ważności
Gdy masz już posortowane wiadomości, czas na zajęcie się nimi.

• W pierwszej kolejności odpowiadaj na wiadomości z folderu 1. Odpowiedz. Po udzieleniu odpowiedzi na wiadomość, usuń ją, przenieś do folderu projektowego lub do folderu 6. Archiwum. Wykształć w sobie nawyk, aby na te wiadomości odpowiadać w przeciągu 24-48 godzin od momentu ich otrzymania.
• Okresowo zaglądaj do folderu 2. Nie teraz – czekam na rozwój sytuacji. W zależności od rozwoju sytuacji wiadomości z tego folderu usuwaj, przenoś do folderu 1. Odpowiedz, przenoś do folderu projektowego lub do folderu 6. Archiwum
• Jeżeli masz trochę czasu staraj się zapoznawać z wiadomościami w folderze 3. Do przejrzenia. Po lekturze usuń,  przenieś do folderu projektowego lub do folderu 6. Archiwum. Podobnie postępuj z wiadomościami w folderze 4. Kiedyś może
• Do podfolderów zgromadzonych w folderze 5. Projekty zaglądaj wtedy, kiedy wymaga tego sytuacja. Pamiętaj, że są tam jedynie takie wiadomości, które nie wymagają już Twojego działania. To jest materiał stanowiący wsparcie projektowe.
• Jak już zapewne zauważyłeś folder 6. Archiwum, jest takim zbiorczym „workiem” na wszystkie wiadomości, które musisz zatrzymać „na wszelki wypadek”. Z tego folderu korzystasz wtedy, kiedy będzie taka potrzeba. Praktyka pokazuje, że zdarza się to stosunkowo rzadko.

Życzę Ci, aby Twoja skrzynka przychodząca jak najczęściej wyglądała w ten sposób:

Stosując powyższą metodę, masz na to naprawdę dużą szansę.

Pytanie: Ile wiadomości masz obecnie w skrzynce przychodzącej?