Każda wiadomość w Twojej skrzynce poczty elektronicznej to konieczność spędzenia czasu na jej przeczytanie, przetworzenie i wykonanie zadań z nich wynikające. Na obsłudze e-mail można w pracy spędzać wiele godzin. Warto więc ten czas minimalizować.

Zdjęcie z kolekcji (c)gajman Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

Istnieje wiele strategii radzenia sobie z natłokiem e-mail. Dziś chciałbym przedstawić Ci strategię, która pomoże zmniejszyć ilość wiadomości trafiających do Twojej skrzynki odbiorczej.

Wielu wiadomości, które otrzymujesz, nie musisz czytać od razu. Niektórych nie musisz czytać wcale. Jeżeli jesteś jak większość moich Klientów, to Twoja skrzynka odbiorcza e-mail puchnie w szwach. Tysiące e-maili, większość oznaczona jako przeczytana. Moi Klienci często irytują się, że ilość nowych wiadomości każdego dnia idzie w dziesiątki, jeśli nie setki.

Policzmy. Jeżeli dziennie otrzymujesz 75 wiadomości, to na ich chociażby szybkie, 20 sekundowe przeskanowanie, potrzebujesz 1500 sekund. To jest 25 minut. Prawie pół godziny w ośmiogodzinnym dniu pracy. A zwykle coś z tymi wiadomościami trzeba zrobić. Jeżeli ich obsługa trwa minutę, to daje to już 75 minut. Ponad jedną ósmą całego dnia pracy. Lepiej więc zmniejszać ilość e-maili trafiających do Twojej skrzynki odbiorczej.

Wiadomości, które nie wymagają od Ciebie natychmiastowej akcji, najlepiej odfiltrować ze skrzynki odbiorczej za pomocą reguł. Współczesne programy pocztowe i usługi e-mail oferują taką funkcjonalność w standardzie. Reguły, to możliwość tworzenia poleceń – instrukcji realizowanych automatycznie, które są wykonywane jeżeli wiadomość spełnia określone warunki.

Przykładowo:

• Jeżeli wiadomość jest od nadawcy X przenieś wiadomość do folderu X
• Jeżeli wiadomość oznaczona jest wysokim priorytetem i została wysłana przez mojego szefa, przypisz tej wiadomości kategorię MEGAWAŻNE.
• Jeżeli wiadomość pochodzi z domeny @xyz.com przenieś wiadomość do kosza.

Możliwości konfiguracji takich reguł jest bardzo dużo. My użyjemy ich do odfiltrowania wiadomości, które nie muszą być czytane, gdy tylko się pojawią. Strategia jest następująca:

wszystkie wiadomości, które zaśmiecają Twój Inbox i powodują, że tworzy się w nim chaos, należy odfiltrować do specjalnie przygotowanych folderów.

Co odfiltrować z Inboxa?

Następujące rodzaje wiadomości możesz ze spokojnym sumieniem odfiltrować do dedykowanych folderów:

Newslettery firmowe – jeżeli pracujesz w dużej firmie, dostajesz pewnie wiele “gazetek firmowych” w formie newslettera. Dział marketingu powiadamia o nowych kampaniach, dział sprzedaży chwali się nowym Klientem, dział HR informuje o nowych pracownikach. Takie newslettery należy czytać, podobnie jak gazety papierowe, wtedy kiedy ma się czas, a nie kiedy zostały wysłane.

Powiadomienia z systemów firmowych – powiadomienia z systemów, których używasz do swojej pracy. Informacje o działaniach innych osób, prośby o akceptacje procesów i dokumentów, powiadomienia o tym, że np. Zamówienie zostało zrealizowane. Takie powiadomienia możesz odfiltrować do wybranego folderu i przeglądać je wszystkie na raz, tylko raz dziennie.

Powiadomienia z portali społecznościowych – powiadomienia z Facebook, LinkedIn, Goldenline, Twittera itd. Każdego dnia dostajesz dziesiątki wiadomości z tych portali. Ich twórcom zależy byś był na bieżąco z tym co dzieje się w Twojej sieci. Dzięki temu wracasz na ich portal. Niestety nie zależy im na Twojej produktywności. O tę musisz zadbać już sam. Moja rekomendacja: odfiltruj i czytaj wtedy, kiedy będziesz miał czas lub przerwę w pracy.

Grupy dyskusyjne – jeżeli korzystasz z grup dyskusyjnych lub forów, koniecznie odfiltruj wiadomości z nich pochodzące. Natura grup dyskusyjnych jest taka, że nie trzeba odpowiadać natychmiast. Dyskusje rozciągają się w czasie, a Ty możesz je czytać wtedy, kiedy uporasz się z innymi zadaniami.

Reklamy – być może otrzymujesz regularnie reklamy z Twoich ulubionych marek lub serwisów. Przykładem mogą być powiadomienia z serwisu Groupon. Wiesz już co z nimi zrobić 🙂

Powiadomienia o nowych wpisach na blogach – jeżeli zapisałeś się na powiadomienia o nowych wpisach na blogach, które śledzisz (tak jak tutaj możesz zapisać się na powiadomienia o nowych wpisach na moim blogu) koniecznie odfiltruj te wiadomości. Treści blogowe nie są informacją, którą koniecznie musisz czytać zaraz po otrzymaniu.

Stosując powyższe podejście jesteś w stanie zmniejszyć ilość wiadomości w Twojej skrzynce odbiorczej. Dzięki temu, przetwarzając wiadomości w skrzynce przychodzącej zaoszczędzisz cenne minuty.

Jak skonfigurować reguły?

W Internecie jest bardzo wiele poradników i instrukcji, które krok po kroku przeprowadzą Cię przez zakładanie nowych reguł.

Poniżej przygotowałem odnośniki do samouczków dla Microsoft Outlook i Gmail.

Microsoft Outlook

Reguły automatyczne w Outlook – poradnik dla początkujących:

Outlook 2013 Tutorial Creating Mailbox Rules:

Zarządzanie wiadomościami za pomocą reguł

Gmail

How To Create Rules and Filters in Gmail:

Gmail: filtry

Jeżeli używasz innego systemu poczty elektronicznej z pewnością szybko znajdziesz w Internecie opis lub video prezentujące jak używać reguł w Twoim systemie.

Pytanie: Do czego jeszcze wykorzystujesz mechanizm reguł w programie pocztowym?