Zanim przystąpisz do wykonywania jakiegokolwiek działania ze swojej listy zadań, koniecznie zadaj sobie trzy pytania. Jeżeli na którekolwiek z pytań nie posiadasz klarownej odpowiedzi, nie warto w ogóle zaczynać.

Ta technika zaoszczędziła mi wielokrotnie bardzo wiele czasu. Zwykle wtedy, gdy brałem się za wykonywanie zadań, które powiedzmy „nie były zbyt pasjonujące”. Kiedyś szef poprosił mnie o przygotowanie bardzo skomplikowanego zestawienia. Oszacowałem jego wykonanie na ponad 4 godziny pracy. I oczywiście, poza tym, że była to typowa „wrzutka na wczoraj”, nie było to zadanie, które wiele wnosiło w moje bieżące projekty. Zabierałem się do tego zadania jak pies do jeża. Robiłem wszystko, aby odwlec.

W końcu, rozpoznając że coś jest nie tak z tym zadaniem, zadałem sobie trzy pytania.

Po co to robisz? – podstawowa kwestia. Dlaczego w ogóle powinienem wykonywać to zadanie? Odpowiedź „bo szef mi kazał” albo, „bo taka jest procedura” to nie jest klarowna odpowiedź. Jeżeli zdarza Ci się odpowiadać w takiej sytuacji, że to polecenie szefa, podrążyj dalej. Po co szef potrzebuje, byś się tym zajął? Jaki ma problem do rozwiązania?

Jaki ma być rezultat? – drugie fundamentalne pytanie. Jedną z trudności z pracą umysłowa jest to, że jej granice są zwykle bardzo rozmyte. Pisanie raportu, przygotowywanie oferty czy prezentacji na zarząd może zająć ci 5, 10 lub 15 godzin i nadal będzie to to samo zadanie. Dlatego zanim zaczniesz, koniecznie ustal granice. Co będzie rezultatem tej konkretnej pracy? Po czym poznasz, że zadanie jest już wykonane?

Od czego zaczniesz? – trzecie pytanie nakierowuje Cię na konkretne, fizyczne działanie. Jaki będzie pierwszy krok, który wykonasz? Przygotowanie szablonu raportu? Pobranie danych z Intranetu? Określ fizyczną czynność, które przybliży Cię do zaplanowanego rezultatu. Znając tę czynność będzie łatwiej Ci zacząć.

Moja historia z raportem skończyła się w taki sposób, że w wyniku odpowiedzi na te trzy pytania zrozumiałem, że szefowi nie chodzi o raport, tylko o jedną, bardzo konkretną wartość z tego raportu. To właśnie tę wartość miał przedstawić na spotkaniu ze swoim szefem. I to ta wartość miała być rezultatem.

Jak się okazało, tę wartość miałem obliczoną w zupełnie innym dokumencie, z którego jej wydobycie zajęło mi 10 minut. A pierwszym krokiem było po prostu zajrzenie do mojego archiwum.

Zaoszczędziłem wtedy prawie 4 godziny pracy!

Zadając sobie trud zdobycia odpowiedzi na trzy kluczowe pytania:

• Po co to robię?
• Jaki ma być rezultat?
• Od czego zacznę?

Naucz się ich na pamięć i zadawaj przed rozpoczęciem każdego zadania, którego się podejmujesz.