Właśnie tworzysz już trzeci dzień z rzędu bardzo ważną ofertę dla Klienta. Zostało jeszcze ponad połowa dokumentu do napisania. Wiesz, że to najważniejsze czym masz się zajmować w tym tygodniu. I właśnie wtedy pojawia się strumień doskonałych pomysłów: wyjątkowa szansa sprzedaży; szablony, które powinieneś stworzyć; telefony, które masz wykonać; poprawki do systemu CRM, które masz zgłosić; nowy pomysł biznesowy, który musisz omówić z zespołem… Zwykle wtedy, kiedy Twoje kluczowe przedsięwzięcie weszło w fazę żmudnej, ale koniecznej pracy – pojawia się mnóstwo ciekawych pomysłów i okazji, których nie chciałbyś zmarnować.

Zdjęcie z kolekcji (c)Chuck Coker Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

To są naprawdę dobre pomysły, szkoda żeby przepadły niezrealizowane. Jak zatem je ogarnąć, aby nie umknęły, ale równocześnie dokończyć tę cholerną ofertę?

Rozwiązaniem jest technika, którą zapożyczyłem od Mariusza Kapusta, którą on nazywa „Czarny Zeszyt”. Mariusz rekomenduje, aby dla każdego projektu, który realizujesz założyć tzw. Czarny Zeszyt (CZ) – miejsce, gdzie będziesz zapisywał wszystkie nowe zadania do zrobienia w projekcie, których nie uwzględniłeś w pierwotnym planie. Zmodyfikowałem tę metodę i chciałbym, abyś założył taki Czarny Zeszyt na wszystkie pomysły, które przyjdą Ci do głowy w trakcie realizacji zaplanowanych przedsięwzięć.

Od teraz, ilekroć w trakcie realizowanych przedsięwzięć przyjdzie Ci pomysł, aby rzucić to co robisz i zająć się nowym, wspaniałym projektem, jedyne co robisz to zapisujesz ten pomysł do Czarnego Zeszytu i wracasz do pracy. Dzięki temu masz pewność, że pomysł nie umknie i się nie zmarnuje, a Ty możesz już ze spokojną głową wracać do pisania rzeczonej oferty. Może być też tak, że zaraz po zapisaniu do Zeszytu nowego pomysłu, pojawia się jego rozszerzenie – to nic, również zapisz i wróć do pracy nad ofertą. Czasem taka seria może obejmować nawet kilkadziesiąt pomysłów 🙂 Nie przejmuj się – zapisuj do Zeszytu i wracaj do pierwotnej pracy. Najważniejsza jest konsekwencja – zapisuję i wracam.

Kiedy przeglądać Czarny Zeszyt?

W ten sposób zmagazynujesz w Czarnym Zeszycie dziesiątki dobrych pomysłów na nowe przedsięwzięcia. Co z nimi zrobić? Kolejnym krokiem jest określenie rytmu, w jakim będziesz przeglądać Czarny Zeszyt i wybierać pomysły do realizacji. Tu sprawa jest bardzo indywidualna – w jednym biznesie będzie konieczność przeglądania Zeszytu co tydzień, w innych przypadkach wystarczy co miesiąc. Na początek rekomendowałbym raczej dłuższy odstęp niż krótszy. Na przykład raz na miesiąc. Dzięki temu nie będziesz sabotować już rozpoczętych przedsięwzięć.

Czy nic ważnego mi nie umknie?

Zwykle, gdy rekomenduję Czarny Zeszyt pojawia się pytanie, czy w ten sposób nie ominie mnie jakaś wyjątkowa okazja lub szansa biznesowa? Jeżeli takie pytanie przemknęło Ci przez myśl, zastanów się jak często zdarza się w Twoim biznesie szansa, która przebija wszystkie uprzednie ustalenia i plany? Gwarantuję, że nie tak często jak by się mogło wydawać. Pamiętaj również, że Czarny Zeszyt nie oznacza wyłączenia zdrowego rozsądku. Kiedy pojawi się taka niepowtarzalna szansa naprawdę będziesz wiedział, że trzeba rzucić wszystko i zacząć się nią zajmować. Zwykle jednak pomysły, które zapisujesz w Czarnym Zeszycie to takie, które spokojnie mogą poczekać aż dokończysz rozpoczęte przedsięwzięcia.

Czarny Zeszyt a GTD

(jeżeli nie używasz GTD, możesz tę część pominąć)

Jeżeli stosujesz metodykę Getting Things Done (lub inną, która jako pierwszy krok zaleca zapisanie do tzw. Inboxa) to możesz się zastanawiać, czym różni się zapisanie do Czarnego Zeszytu od zapisania do Skrzynki Spraw Przychodzących, a następnie przeniesienie pomysłu do kategorii Kiedyś Może?

Poniekąd jest to optymalizacja. Zauważyłem, że osoby zaawansowane w GTD dochodzą do momentu, gdy do Inbox’a zapisują dużo nowych pomysłów, a następnie podczas codziennego opróżniania Skrzynki jedyne co robią, to przenoszą je na odpowiednią listę Kiedyś Może. W konsekwencji frustrują się, że codzienne przetwarzanie nie wnosi dużej wartości, bo głównie polega na rezygnowaniu z wielu dobrych pomysłów i umieszczaniu ich na liście Kiedyś Może. Wolą więc ten czas spędzić na realizacji zadań. I zwykle zarzucają nawyk regularnego przetwarzania.

Jeżeli używasz GTD utwórz dwie skrzynki: dotychczasowy Inbox oraz wspomniany Czarny Zeszyt. Ilekroć pojawi się nowy pomysł, w trakcie zapisywania zadaj sobie pytanie – „Czy jest to sprawa do Zeszytu, czy do ogarnięcia w najbliższych dniach?”. Jeżeli do zeszytu – zapisz do Czarnego Zeszytu. Jeżeli wiesz, że musisz się nią zająć w okresie krótszym niż zaglądasz do Czarnego Zeszytu zapisz ją do głównego Inbox’a. Jeżeli masz wątpliwości, lub jesteś tak zapracowany, że nawet na tę decyzję nie masz siły, wpisz sprawę do Inbox’a i ewentualnie przenieś do Czarnego Zeszytu podczas kroku przetwarzania.

Które pomysły z Czarnego Zeszytu realizować?

Kiedy nadejdzie czas przeglądu Czarnego Zeszytu, staniesz przed trudnymi decyzjami strategicznymi, które pomysły zacząć realizować, a które zostawić w Zeszycie na lepsze czasy. Proponuję Ci stworzyć listę kryteriów, które pomysł musi spełnić, aby przejść do fazy realizacji. Swoiste sito, które pozwoli odsiać perełki – pomysły szczególnie warte realizacji.

Sugeruję dużą selekcję. Pamiętaj, że w zwiększaniu własnej produktywności chodzi o wybieranie najlepszych pomysłów ze zbioru dobrych. Zależy Ci, aby wybierać takie, które są najistotniejsze dla realizacji Twoich celów, aspiracji oraz poczucia sensu. Wiem, że nie jest to łatwe, bo trudno porzucić własne pomysły. Tym bardziej kiedy są ciekawe i dobre. Dlatego potrzebujesz zestawu kryteriów – aby wyłączyć emocje i zdać się na obiektywną ocenę porównawczą. Jedynie bezlitosne odcinanie pozwala zrealizować to co najważniejsze.

Kiedy przyjeżdżam z airshow lub wypadu zdjęciowego do bazy sił powietrznych, przywożę ze sobą setki, a nawet tysiące zdjęć. Wśród nich są dziesiątki dobrych kadrów. Kiedyś, kierowany głównie sentymentem, wybierałem do galerii dziesiątki zdjęć. Spędzałem bardzo długi czas na obróbkę, a gdy pokazywałem zdjęcia znajomym w pewnym momencie widziałem, że przestały ich interesować. Końcówkę oglądałem właściwie ja i kilka osób, które nie chciały robić mi przykrości J Dziś staram się wybrać jak najmniej. Nauczyłem się, że jedynie kilka z nich jest wyjątkowych. Tylko wtedy odbiorcy są w stanie powiedzieć WOW! oglądając galerię. A przy okazji nie znudzić się ogromną ilością zdjęć.

Podobnie jest z Twoimi pomysłami. Tylko kilka z nich ma szansę dać wyjątkowe efekty oraz zapewnić Ci przestrzeń na realizację bez poczucia przytłoczenia. Nie musisz realizować wszystkich. Wybierz i skutecznie zrealizuj tylko te, które dadzą największy zysk lub wywołają największy WOW! efekt w Twoim biznesie.

Pytanie: Czym kierujesz się wybierając nowe pomysły do realizacji? Na co szczególnie zwracasz uwagę?